Onze Helpcentrum-artikelen worden momenteel bijgewerkt om wijzigingen in Personio weer te geven die de gebruikerservaring verbeteren. Omdat deze wijzigingen geleidelijk worden geïntroduceerd, kun je tijdens deze update verschillen opmerken tussen de inhoud van het artikel en jouw Personio-applicatie.

In dit artikel bespreken we enkele beproefde methodes om een talentenpool op te zetten in Personio. We geven je stapsgewijze instructies en bieden ook nuttige configuratie-ideeën.

Je talentenpool opzetten 

Om je talentenpool op te zetten, moet je er een specifieke wervingspijplijn voor ontwerpen. Je moet je talentenpool als een unieke categorie aanmaken en vervolgens je fasen en autoresponders configureren.

Categorie

Volg deze stappen om een categorie 'Talentenpool' aan te maken: 

1. Ga naar Instellingen > Werving & Selectie > Categorieën.
2. Maak een categorie aan met de naam Talentenpool.

Fasen

Alle fasen die je in je talentenpool wilt gebruiken, moeten eerst worden aangemaakt. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Ga naar Instellingen > Werving & Selectie > Fasen.
2. Voeg de fasen toe die je wilt gebruiken voor je talentenpoolpijplijn.
3. Wijs de nieuw aangemaakte fasen toe aan de categorie Talentenpool onder Instellingen > Werving & selectie > Categorieën.

Opmerking
We raden je aan een wachtfase te hanteren. Lees de sectie Sollicitaties vanuit een andere functie toevoegen aan de talentenpool voor meer informatie.

Je kunt ook de fases van je gewone categorieën gebruiken voor je talentenpool. Als je een kandidaat vanuit een gewone categorie naar je talentenpool verplaatst, wordt die automatisch in de fase geplaatst die overeenkomt met de oorspronkelijke fase. Als je contact wilt opnemen met een kandidaat die al een tijdje in je talentenpool zit, weet je direct of je al contact met hem/haar hebt gehad voor een sollicitatiegesprek of dat je tot dusver alleen de documenten bekeken hebt.

Lees het gedeelte Fases gebruiken verderop in dit artikel voor meer informatie over het gebruik van fases om sollicitaties te ordenen op basis van wanneer ze ontvangen zijn.

Autoresponder

Voor elke categorie kun je automatische ontvangstbevestigingen (autoresponders) instellen. De volgende twee opties zijn beschikbaar:

• Voor sollicitaties via de online sollicitatiemodule: kandidaten die via de Personio-carrièrepagina solliciteren, ontvangen een automatische ontvangstbevestiging per e-mail. Dit is niet relevant voor je interne, niet-gepubliceerde talentenpool.
• Voor sollicitaties per e-mail: sollicitanten die bijvoorbeeld een ongevraagde sollicitatie naar je Personio-mailadres (hostnaam-jobs@m.personio.nl) sturen, ontvangen een e-mailreactie zodra de sollicitatie toegewezen is aan de functie Talentenpool. Deze instelling kan handig zijn als je ongevraagde sollicitaties ontvangt en die wilt beheren in je talentenpool.

Je kunt ons artikel over autoresponders lezen voor meer informatie over dit onderwerp.

Je talentenpool configureren als een functie

Je moet nu een functie 'Talentenpool' aanmaken om al je sollicitaties op te slaan. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Ga naar Werving & Selectie > Functies > Functie aanmaken.
2. Voer onder Functietitel 'Talentenpool' in en klik op Volgende.
3. Vul bij Functiegegevens alle verplichte functiegegevens in. Je hoeft geen nauwkeurige gegevens in te voeren, aangezien deze functie alleen voor interne doeleinden is. Klik op Volgende.
4. Voer onder Wervingsplan > Wervingsteam de medewerkers in die de talentenpool zouden kunnen gebruiken voor hun wervingsbehoeften.
5. Wijs onder Wervingsproces de functie toe aan de categorie talentenpool. Klik op Concept opslaan.

Opmerking
Publiceer de functie niet, maar gebruik deze als plek om interessante kandidaten op te slaan.

Je hebt ook de optie om de velden in te vullen en de functie te publiceren. Je kunt de functie bijvoorbeeld 'Contact houden' of 'Geïnteresseerd in een baan bij ons?' noemen. Kandidaten kunnen dan rechtstreeks vanaf je Personio-carrièrepagina ongevraagde sollicitaties voor je talentenpool sturen. Als je deze optie gebruikt, vergeet dan niet de autoresponder voor Sollicitaties via sollicitatiemodule te activeren. Voor meer informatie kun je ons artikel lezen over het publiceren van functies.

In bepaalde gevallen kan het zinvol zijn om je sollicitanten te verdelen over verschillende functies of talentenpools. Indien nodig kunnen de sollicitanten worden onderverdeeld naar vakgebied of functie. Welke vorm dit kan aannemen, hangt sterk af van de complexiteit van je organisatie.

Kandidaten toevoegen aan de talentenpool

Sollicitaties van je inbox naar de talentenpool verplaatsen

Wanneer sollicitaties in je inbox binnenkomen als niet-toegewezen berichten en deze niet geschikt zijn voor een van je vacatures, heb je twee opties wanneer je op het bericht klikt:

• Als dit bericht bij een bestaande sollicitatie hoort, klik dan op Toewijzen en selecteer de naam van de kandidaat aan wie deze e-mail moet worden gekoppeld.
• Als dit bericht niet bij een bestaande kandidaat hoort, klik je op Sollicitatie aanmaken. Vul de gegevens van de sollicitant in en selecteer de talentenpoolfunctie.

Als je een automatische ontvangstbevestiging voor sollicitaties per e-mail ingesteld hebt (zoals beschreven onder Autoresponder), ontvangt de kandidaat de bevestiging nadat je op de blauwe knop Verwerken hebt geklikt.

Sollicitaties voor een andere functie toevoegen aan de talentenpool

Volg deze stappen om kandidaten te informeren dat ze zijn toegevoegd aan je talentenpool:

1. Maak een e-mailsjabloon onder Instellingen > Werving & selectie > E-mail. In de e-mail wordt hen gevraagd akkoord te gaan met of te weigeren dat ze aan je talentenpool toegevoegd worden.
2. Vertel de kandidaat wat dit inhoudt: gegevens opslaan, op verzoek persoonlijke gegevens anonimiseren, regelmatig e-mailupdates over openstaande vacatures sturen
3. Gebruik de e-mailsjabloon om een bericht naar de kandidaat te sturen.
4. Dit is ook een goed moment om de sollicitant naar een interimfase te verplaatsen. Zoals hierboven onder fasen beschreven, kun je deze interimfase In de wacht noemen.
5. Als de kandidaat akkoord gegaan is, klik je in diens profiel op de knop met de drie puntjes en selecteer je Aan een andere functie toewijzen. 
6. Vervolgens kun je je talentenpool selecteren.

Opmerking
Als kandidaten verplaatst worden vanuit een fase die in je talentenpool niet bestaat, komen ze automatisch in de tijdelijke fase Niet toegewezen terecht. Dit is niet meer het geval zodra je de kandidaat in een andere fase plaatst.

Kandidaten in je talentenpool chronologisch classificeren

Om de sollicitaties in je talentenpool bij te kunnen houden, raden we een structuur aan waarmee je ze kunt filteren. Hieronder geven we twee manieren aan waarmee je snel kunt zien hoe lang kandidaten al in je talentenpool zitten.

Sollicitatietags gebruiken

Met sollicitatietags kun je kandidaten gemakkelijk en snel markeren, bijvoorbeeld door in hun profiel te noteren in welk kwartaal hun sollicitatie naar de talentenpool verplaatst is. Je kunt direct in het kandidatenprofiel onder Tag toevoegen verschillende sollicitatietags aanmaken en deze aan de kandidaat toewijzen.

Je kunt ook sollicitatietags creëren onder Instellingen > Werving & Selectie > Tags.  Lees meer over het creëren en beheren van sollicitatietags.

Fasen gebruiken

Een andere mogelijkheid is om kandidaten toe te wijzen aan fasen die je de naam van een tijdsperiode geeft. Die kun je creëren via Instellingen > Werving & Selectie > Fasen. 

De pijplijn voor je functie 'Talentenpool' zou er dan als volgt uit kunnen zien:

Opmerking
Om de afzonderlijke kwartalen weer te geven, heb je vier fasen per jaar nodig. Je kunt ook een talentenpool per jaar maken en vervolgens voor elke jaarlijkse talentenpool 'herbruikbare' fases gebruiken (bijvoorbeeld 'Q1', 'Q2').

Overzicht van sollicitaties

Nu je je talentenpool hebt opgezet, kun je al je sollicitaties in een lijst zien en ze chronologisch filteren.

1. Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties om een lijst van al je sollicitaties te bekijken.
2. Die kun je filteren op Functie of Categorie, bijvoorbeeld om alle sollicitaties in je talentenpool weer te geven. Je kunt ook filteren op Tags om een gedetailleerder beeld te krijgen van de sollicitaties in je talentenpool.
3. Gebruik de knop Acties om verschillende acties uit te voeren, zoals het sturen van een e-mail naar alle kandidaten van wie de sollicitaties in het vierde kwartaal van 2023 zijn binnengekomen, of het anonimiseren van meerdere sollicitaties tegelijk.

Een gedetailleerde beschrijving van de beschikbare opties in de sollicitatielijst vind je in ons artikel Functionaliteiten van de sollicitatielijst.