Met Personio kun je verschillende soorten gegevens naar je Personio-account overzetten. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je importen uitvoert in Personio.

De volgende importen zijn beschikbaar:

• Medewerkersgegevens importeren
• Salarissen importeren
• Afwezigheden importeren
• Aanwezigheidsgegevens importeren
• Documenten importeren
• Kandidaatgegevens importeren

Alleen medewerkers met beheerdersrechten kunnen importen uitvoeren, met uitzondering van importen van documenten. Deze kunnen door iedere rol worden uitgevoerd, op voorwaarde dat de vereiste toegangsrechten aan de rol zijn toegewezen. Klik hier voor meer informatie over medewerkersrollen en toegangsrechten.

Een bestand uploaden

Ga om gegevens naar Personio te importeren naar Importen. Als eerste stap moet je het type import selecteren. In dit voorbeeld selecteren we het bestandstype Import van medewerkers. Klik vervolgens op Bestand kiezen en selecteer het Excel-bestand met de medewerkersgegevens die je wilt importeren. Klik op Volgende om verder te gaan.

De kolommen configureren

Als tweede stap moet je de inhoud van je geïmporteerde bestand toewijzen aan de bijbehorende attributen in Personio. De linkerkolom toont de titels van je kolommen in Excel. Wijs nu de bijbehorende Personio-attributen toe aan deze titels door ze te selecteren uit de vervolgkeuzelijst in de rechterkolom.

Geef de attributen in je Excel-bestand namen die gelijk zijn aan de attributen in Personio om het toewijzen zo efficiënt mogelijk te maken. Personio kan de toewijzing dan automatisch uitvoeren op basis van de identieke namen.

Als je Excel-bestand een lege kolom bevat of een attribuut dat geen equivalent in Personio heeft, kies dan de optie Negeren in de vervolgkeuzelijst. Personio negeert dit attribuut dan, en het wordt niet geïmporteerd.

Klik wanneer je alle attributen hebt toegewezen op Volgende.

Preview van import 

In de laatste stap wordt er een preview van je import weergegeven. Het laat zien welke medewerkers er nieuw worden toegevoegd, welke gegevens er worden bijgewerkt en wat er niet kan worden geïmporteerd vanwege een ontbrekend uniek attribuut.

In Personio wordt altijd het e-mailadres gebruikt als uniek identificatiemiddel. Daarom moet dit altijd worden opgenomen bij het importeren van medewerkersgegevens.

Wanneer een import is voltooid, wordt er een statusbericht weergegeven:

Dit statusbericht kan afwijken bij andere importen dan de import van medewerkersgegevens.

Het importbestand corrigeren

Deze functie is alleen beschikbaar voor de medewerkersgegevensimport. Klik hier voor gedetailleerde informatie over mogelijke fouten bij het importeren van medewerkersgegevens en bij andere importen, en hoe je deze fouten verhelpt.

Als het importbestand voor de import van medewerkersgegevens fouten bevat, wordt de import afgebroken en wordt er een revisiebestand gegenereerd dat gedownload kan worden.

De fouten worden in het revisiebestand in rood aangegeven, samen met informatie over wat er door Personio verwacht wordt.Deze informatie wordt altijd weergegeven in de taalversie die je gebruikt. 

Doordat het revisiebestand exact dezelfde structuur heeft als je originele importbestand, kun je de fouten direct in het revisiebestand herstellen en dat vervolgens opnieuw importeren. 

Ga daarvoor terug naar het begin en kies het revisiebestand als importbestand.