Dit artikel geeft je een overzicht van de berekeningsformules die in onze systeemrapporten worden gebruikt. Je vindt er formules en voorbeelden van de vier onderstaande systeemrapporten:

FTE

FTE-rapporten vergelijken het aantal uur per week van de medewerkers met een fulltime rooster.

Als een fulltime werkweek bijvoorbeeld 40 uur duurt en vier medewerkers elk 10 uur per week werken, is het totale aantal uren gelijk aan die van één fulltime medewerker.

Voor fulltime medewerkers (bijvoorbeeld 40/40 uur per week) resulteert dit in een waarde van 1. Voor parttime medewerkers (bijvoorbeeld 32/40 uur per week) wordt de waarde pro rata berekend (32/40 = 0,8 FTE).

In de formule voor deze bekening wordt rekening gehouden met het volgende:

• • De verhouding tussen het aantal wekelijkse werkuren van medewerkers (zoals ingesteld in hun profiel) en fulltime uren. 
  • Aantal gewerkte dagen in een periode.
  • Wijzigingen in uren per week of fulltime uren.
  • Verlofperiodes, als je filtert op status = actief. Medewerkers die enkele dagen van de tijdsperiode met verlof zijn, worden pro rata berekend. Dit kan worden aangepast door het filter te verwijderen of het filter aan te passen naar actief en met verlof.

Opmerking
De pro rata berekening van het FTE is gebaseerd op je instellingen voor de pro rata salarisberekening onder Salaris & Loonadministratie > Algemeen > Pro rata salarisberekening. Als deze instelling wordt gewijzigd, wordt het FTE automatisch herberekend. Het FTE wordt berekend aan de hand van de volgende formule: 

** De FTE van een medewerker wordt met twee decimalen weergegeven.

Afwezigheidspercentage

Dit systeemrapport berekent het afwezigheidspercentage van een medewerker in verhouding tot het aantal werkdagen in een maand. De formule voor deze berekening is als volgt: 

Tip
Om het totale afwezigheidspercentage te berekenen, bereken je het totaal aantal afwezigheidsdagen ÷ totaal aantal werkdagen in de betreffende periode x 100 = totaal afwezigheidspercentage.

* Bij de berekening van het afwezigheidspercentage wordt geen rekening gehouden met het werkrooster van de medewerker, noch met de geldigheidsinstellingen.

** Het afwezigheidspercentage wordt weergegeven zonder decimalen. In het algemeen worden de cijfers in het rapport naar beneden afgerond.

*** Feestdagenkalender gebruikt in het voorbeeld: Duitse (Beierse) feestdagen.

Opmerking
In het rapport Afwezigheidspercentage worden standaard alleen interne medewerkers weergegeven. Als je het afwezigheidspercentage van externe medewerkers wilt weergeven, gebruik je de filteroptie en selecteer je Type dienstverband is gelijk aan extern.

Afwezigheidsverdeling 

Dit systeemrapport toont de verdeling van de afwezigheden van medewerkers over de weekdagen van maandag tot zondag gedurende de laatste zes maanden.

Tip
Kies een bepaald afwezigheidstype (bijvoorbeeld wettelijk verlof) of genereer de samengevoegde procentuele verdeling voor alle afwezigheidstypen.

De formule voor deze berekening is als volgt: 

* Voor de berekening van de afwezigheidsdagen wordt rekening gehouden met de feestdagenkalender en het werkrooster van de medewerker. Dit betekent dat afwezigheidsdagen die worden ingevuld op feestdagen en op dagen die volgens het werkrooster vrije dagen zijn, niet worden meegeteld.

** Het rapport betreft de periode vanaf de huidige dag en gaat terug tot en met de vorige zes maanden.

*** In het algemeen wordt het rapport naar beneden afgerond. In dit voorbeeld krijg je een resultaat van 17,64% voor maandag, wat betekent dat het rapport aangeeft dat de medewerker 17% van zijn of haar afwezigheden op maandag heeft.

Opmerking
Vanwege de afronding is de som van alle procentuele waarden voor een werkweek niet altijd 100%.

Personeelsverloop

Het systeemrapport Personeelsverloop geeft het maandelijkse verloop van je medewerkers weer als percentage. Personio berekent de verhouding tussen het aantal vertrekkende medewerkers en het totale aantal interne medewerkers dat actief of met verlof is.

De formule voor deze berekening is als volgt: 

Tip
Om de totale verhouding van vertrekkende medewerkers te berekenen, bereken je (totaal aantal medewerkers die in de huidige maand vertrekken en de vorige maand actief waren) ÷ (totaal aantal medewerkers dat al actief was of actief werd in de vorige maand) x 100 = het totale personeelsverloop als percentage.

* Een medewerker telt als vertrokken in de betreffende maand als diens beëindigingsdatum in die maand valt. In dit rapport wordt geen rekening gehouden met werkroosters.

** Het rapport rondt over het algemeen naar beneden af en genereert een percentage zonder decimalen.

*** De vertrekkende medewerker wordt nog steeds meegeteld als een van de medewerkers die actief of met verlof zijn en wordt opgenomen in het totaal van alle interne medewerkers die actief of met verlof zijn wanneer je het rapport groepeert op medewerker.

De berekening van de verhouding als percentage heeft altijd betrekking op de groepering die voor het rapport is gekozen, zoals geïllustreerd in voorbeeld 2 (zie hierboven).