Best practices: parttime medewerkers en stagiairs

 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je parttime medewerkers en stagiairs in Personio beheert en waar je op moet letten. 

Voor parttime medewerkers en stagiairs moet je onderscheid maken tussen medewerkers die elke week op dezelfde dagen werken en medewerkers met wisselende werkdagen. Hiervoor moet je de volgende instellingen aanpassen: uur per week, salaris, werkrooster en vakantiedagen. Omdat stagiairs en parttime medewerkers met flexibele werkuren een bijzonder geval zijn wat betreft loondoorbetaling bij afwezigheid, wordt dit punt apart toegelicht.

 

Uur per week

Ga voordat je een werkrooster voor een parttime medewerker of stagiair invoert naar Medewerkersprofiel > Persoonlijke informatie > HR-informatie > Uur per week en voer het aantal werkuren per week in voor de medewerker. Het aantal uur per week wordt dan bepaald in verhouding tot het aantal uur per week voor de toegewezen afdeling. Meer informatie over het aanpassen van wekelijkse werkuren vind je hier.

Het aantal uur per week dat je invoert bepaalt de parttime waarde van de medewerker. Als de medewerker een vast salaris heeft, is dit ook relevant voor de pro rata salarisberekening.

 

Salaris

Om het salaris van een medewerker in te voeren, ga je naar Medewerkersprofiel > Salaris. Let hierbij op het verschil tussen een vast salaris en een uurloon. Bij een vast salaris krijgt de medewerker elke maand hetzelfde bedrag betaald. Bij het berekenen van het maandsalaris op basis van het uurloon is het uitbetaalde bedrag afhankelijk van het aantal werkuren die worden ingevoerd en bevestigd op het tabblad Aanwezigheid van het medewerkersprofiel.

 

Vast salaris

Ga in het medewerkersprofiel via het tabblad Salaris naar Bewerken > Salaris toevoegen en selecteer het salaristype Vast salaris. Voer vervolgens het salaris in dat de medewerker zou ontvangen als hij of zij fulltime zou werken in de kolom Salaris (100%) en voer het aantal uur per week van de medewerker in. Personio berekent dan automatisch het brutosalaris dat de parttime medewerker daadwerkelijk ontvangt. Je kunt ook eerst het aantal uur per week invullen en vervolgens het brutosalaris invoeren dat daadwerkelijk wordt uitbetaald. Vul daarnaast de datum in vanaf wanneer het salaris geldt. Klik op Opslaan om het proces te voltooien.

 

Uurloon

Ga in het medewerkersprofiel via het tabblad Salaris naar Bewerken > Salaris toevoegen en selecteer het type Uurloon. Vul vervolgens het uurloon in en de datum waarop het salaris ingaat. Klik op Opslaan om het proces te voltooien.

Als de medewerker per uur wordt betaald, let dan ook op het volgende: 

  • Alle werkuren moeten worden ingevoerd in het tabblad Aanwezigheid in het medewerkersprofiel. Meer informatie over het bijhouden van werkuren vind je hier.
  • Stel de toegangsrechten in voor medewerkers met een uurloon en zet indien nodig een bijbehorend goedkeuringsproces op.
  • Het te betalen bedrag wordt berekend op basis van het aantal uur dat tijdens de loonperiode is ingevoerd.
  • Medewerkers worden alleen automatisch doorbetaald tijdens afwezigheidsperioden als de functie Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidsperiode van dit type als overuren beschouwen is ingeschakeld voor het bijbehorende afwezigheidstype. Deze functie wordt aan het einde van dit artikel nader toegelicht.
  • Als je wilt dat medewerkers die een uurloon ontvangen op feestdagen doorbetaald worden, voeg dan het dagelijkse salaris toe in het tabblad Salaris van het medewerkersprofiel.

 

Werkrooster

Een werkrooster bepaalt de werkdagen en het beoogde aantal werkuren per maand van medewerkers en kan dienen als basis voor het berekenen van vakantiedagen. Er zijn twee verschillende basisroosters voor vaste en flexibele werkdagen.

Let op: De daadwerkelijk gewerkte en bevestigde uren van medewerkers met een uurloon worden rechtstreeks gebruikt voor de berekening van hun salaris. Medewerkers die per uur worden betaald kunnen dus geen overuren opbouwen. Het overurensaldo van medewerkers met een uurloon dient daarom alleen voor het bijhouden van eventueel extra werk en de overuren moeten niet opnieuw (dus twee keer) uitbetaald worden.

 

Vaste werkdagen 

De werkuren van medewerkers die op vaste dagen werken kunnen verspreid worden over die dagen van de week. Als je hiervoor nog geen werkrooster hebt, kun je er een aanmaken via Instellingen > Aanwezigheid > Rooster toevoegen. Meer informatie over het maken van een rooster vind je hier.

settings-attendance-woring-schedule-part-time_nl.png

Wijs vervolgens het rooster toe in het medewerkersprofiel door naar het tabblad Aanwezigheid te gaan en in het gedeelte Werkuren en rooster op de drie puntjes te klikken. Klik op Rooster wijzigen en selecteer het rooster en de datum waarop de wijziging van kracht moet worden. Als het rooster moet gelden vanaf de startdatum van de medewerker, selecteer dan 01-01 van het startjaar van de medewerker in het vakje Vanaf wanneer.

Als je geen datum selecteert bij het toewijzen van een werkrooster, wordt de huidige datum als geldigheidsdatum gebruikt. Dit kan ervoor zorgen dat de verlofdagen onjuist worden berekend.

 

Flexibele werkdagen

De werkuren van medewerkers die op flexibele dagen werken kunnen verspreid worden over de dagen van de week (meestal van maandag tot vrijdag). Als je hiervoor nog geen werkrooster hebt, kun je er een aanmaken via Instellingen > Aanwezigheid > Rooster toevoegen. Meer informatie over het maken van een rooster vind je hier.

settings-attenadnce-working-schedule-flexible_nl.png

Wijs vervolgens het rooster toe in het medewerkersprofiel door naar het tabblad Aanwezigheid te gaan en in het gedeelte Werkuren en rooster op de drie puntjes te klikken. Klik op Rooster wijzigen en selecteer het rooster en de datum waarop de wijziging van kracht moet worden. Als het rooster moet gelden vanaf de startdatum van de medewerker, selecteer dan 01-01 van het startjaar van de medewerker in het vakje Vanaf wanneer.

 

Vakantiedagen

Je kunt in Personio regelingen voor vakantiedagen aanmaken en toewijzen aan je medewerkers. Bij het berekenen en toewijzen van verlofdagen is het opnieuw nodig om onderscheid te maken tussen werknemers met vaste werkdagen en werknemers met flexibele werkdagen.  

 

Vaste werkdagen

Wijs een eerder gedefinieerde verlofregeling toe aan je medewerkers in hun medewerkersprofiel via Afwezigheid > [Selecteer het afwezigheidstype] > Nu regeling instellen. Dit bepaalt onder andere hoeveel vakantiedagen je je medewerkers geeft voor een bepaalde periode. Je kunt verlofregelingen toevoegen via Instellingen > Afwezigheid > [Selecteer het afwezigheidstype] > Nieuwe verlofregeling.

Als parttime medewerkers evenveel vakantie krijgen als fulltime medewerkers, maar dit pro rata wordt berekend op basis van het aantal gewerkte dagen, kun je hetzelfde aantal verlofdagen toewijzen aan parttime medewerkers als aan fulltime medewerkers. Personio berekent het pro rata aantal vakantiedagen automatisch op basis van de aanstellingsdatum en de in het rooster ingevoerde werkdagen.

Om de pro rata berekening van vakantiedagen in te schakelen ga je naar Instellingen > Aanwezigheid en vink je Pro rata verlofdagen? aan in de betreffende roosters. Voer ook de referentiewaarde voor de pro rata berekening van verlofdagen in. Hiermee wordt bepaald hoeveel werkdagen medewerkers per week zouden moeten werken om het volledige aantal vakantiedagen te ontvangen.

attendance-accrualpolicy-prorate_nl.png

Klik hier voor meer informatie over vakantiedagen voor parttime medewerkers.

 

Flexibele werkdagen 

Aangezien verlofdagen in Personio worden berekend op basis van de in het rooster ingevoerde dagen, kunnen medewerkers die op flexibele dagen werken geen totaal aantal verlofdagen toegewezen krijgen. Om de verlofdagen van medewerkers met flexibele werkuren correct te berekenen, raden we de volgende aanpak aan:

Schakel via Instellingen > Aanwezigheid de instelling Pro rata verlofdagen? in het bijbehorende werkrooster uit.

Maak via Instellingen > Afwezigheid > [Selecteer het afwezigheidstype] een verlofregeling aan van 0 vakantiedagen en wijs deze toe aan de betreffende medewerkers in het medewerkersprofiel via Afwezigheid > Nu verlofregeling instellen. Aan het einde van de maand kun je handmatig verlofdagen toekennen aan de medewerkers met flexibele werkdagen op basis van het aantal gewerkte uren. Ga hiervoor naar het tabblad Afwezigheid in het betreffende medewerkersprofiel en klik op Saldo handmatig aanpassen bij het gewenste afwezigheidstype. Selecteer vervolgens Saldo met aantal dagen aanpassen en voer het aantal dagen in voor die maand.

absence-vacation-adjustment_nl.png

absence-vacation-adjustment-2_nl.png

Meer informatie over het handmatig aanpassen van een verlofsaldo vind je hier.

 

Salarissen uitbetalen tijdens afwezigheid

Om ervoor te zorgen dat medewerkers die per uur betaald worden hun salaris blijven ontvangen tijdens een afwezigheidsperiode, ga je naar Instellingen > Afwezigheid en schakel je Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidsperiode van dit type als overuren beschouwen in voor het betreffende afwezigheidstype. Wanneer er een afwezigheidsdag wordt geregistreerd, krijgen medewerkers betaald voor het aantal uur dat is vastgesteld voor die dag in het rooster. Meer informatie over de functie Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidsperiode van dit type als overuren beschouwen vind je hier

Afhankelijk van of medewerkers vaste of flexibele werkdagen hebben, wordt het aangeraden om deze functie in of uit te schakelen.

 

Vaste werkdagen

Als medewerkers vaste werkdagen hebben, activeer dan de functie Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidsperiode van dit type als overuren beschouwen in de geldigheidsinstellingen van het afwezigheidstype via Instellingen > Afwezigheid. Hierdoor ontvangen medewerkers het bijbehorende salaris voor die dag, bijvoorbeeld op een vakantie- of ziektedag.  

 

Flexibele werkdagen

Voor medewerkers met een flexibel rooster wordt aangeraden om deze functie uit te schakelen als het aantal uren waarvoor medewerkers op een afwezigheidsdag betaald moeten worden, afwijkt van het aantal ingeroosterde uren. Als dit het geval is, moeten medewerkers op een afwezigheidsdag ook het aantal uren waarvoor zij op die dag betaald moeten worden, invullen op het tabblad Aanwezigheid. Dit zorgt er ook voor dat het totale saldo van werkuren voor deze groep medewerkers correct wordt weergegeven.

Als je de werkuren van twee verschillende groepen medewerkers in je bedrijf wilt bijhouden, kan het handig zijn om hetzelfde afwezigheidstype twee keer aan te maken. Dit betekent dat medewerkers met vaste werkdagen automatisch het juiste uurloon voor een afwezigheidsdag betaald krijgen, waarbij uren die tijdens de afwezigheid worden ingevoerd als overuren worden geteld, terwijl medewerkers met flexibele werkdagen elke keer als ze een afwezigheidsdag invoeren ook het aantal te betalen uren moeten invoeren.  

 

Overzicht

  Vaste werkdagen
Vast salaris
Vaste werkdagen
Uurloon
Flexibele werkdagen
Vast salaris
Flexibele werkdagen
Uurloon
Salaris

Vast maandsalaris 

Salaris gebaseerd op de ingevoerde werkuren onder Aanwezigheid 

Vast maandsalaris  

Salaris gebaseerd op de ingevoerde werkuren onder Aanwezigheid 

Werkrooster

Werkuren worden verdeeld over de met de medewerker afgesproken vaste werkdagen

Werkuren worden verdeeld over de met de medewerker afgesproken vaste werkdagen 

Werkuren worden gelijk verdeeld over de mogelijke werkdagen in het rooster

Werkuren worden gelijk verdeeld over de mogelijke werkdagen in het rooster 

Verlofregeling

Vast aantal verlofdagen, pro rata op basis van het rooster

Vast aantal verlofdagen, pro rata op basis van het rooster

Er worden 0 verlofdagen toegewezen. Vakantiedagen worden handmatig toegekend aan het einde van de maand op basis van de gewerkte uren. 

Er worden 0 verlofdagen toegewezen. Vakantiedagen worden handmatig toegekend aan het einde van de maand op basis van de gewerkte uren.  

  

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel