In dit artikel wordt uitgelegd hoe je parttime medewerkers in Personio beheert en waar je op moet letten. 

Voor parttime medewerkers moet je onderscheid maken tussen medewerkers die elke week op dezelfde dagen werken en medewerkers met wisselende werkdagen.

Hiervoor moet je de volgende instellingen aanpassen: uur per week, salaris, werkrooster en vakantie-aanspraak. Omdat parttime medewerkers met flexibele werkuren een bijzonder geval zijn wat betreft loondoorbetaling bij afwezigheid, wordt dit punt apart toegelicht.

Uur per week

Definieer het volgende in Medewerkersprofiel > Persoonlijke informatie > HR-informatie > Uur per week :

• hoeveel uur wordt de medewerker volgens de arbeidsovereenkomst verwacht per week te werken (bijvoorbeeld 30/40 uur).
• hoeveel uur wordt beschouwd als een fulltime rooster voor de medewerker als deze fulltime zou werken (bijvoorbeeld 30/40 uur).

Deze instelling bepaalt de parttime waarde van een medewerker en draagt bij aan het fulltime-equivalent (FTE) van het bedrijf. Als de wekelijkse werkuren worden aangepast, wordt het salaris overeenkomstig aangepast op basis van de resulterende parttime waarde. Dit heeft echter geen invloed op de vakantie-aanspraak.

Salaris

De salarisinstellingen verschillen naargelang de medewerker een vast salaris of een uurloon ontvangt.

Opmerking
Bij een vast salaris krijgt de medewerker elke maand hetzelfde bedrag betaald. Bij een uurloon wordt het maandelijkse bedrag berekend op basis van het vastgestelde uurloon en het aantal werkuren dat wordt ingevoerd en bevestigd op het tabblad Aanwezigheid van het medewerkersprofiel.

Vast salaris

Volg deze stappen om een vast salaris in te stellen:

1. Ga naar het Medewerkersprofiel > Salaris.
2. Klik in het tabblad Salaris op Bewerken en selecteer Salaris toevoegen. 
3. Selecteer vervolgens het salaristype Vast salaris. 
4. Vul in het veld Salaris (100%) het salaris in dat de medewerker zou ontvangen als hij of zij fulltime zou werken.
5. Vul vervolgens de werkuren per week van de medewerker in. Personio berekent dan automatisch het brutosalaris dat de parttime medewerker daadwerkelijk zal ontvangen.
   
   

   Tip
   Je kunt ook eerst het aantal uren per week invoeren en vervolgens het brutosalaris dat daadwerkelijk wordt uitbetaald.

6. Voer de datum in waarop het salaris moet ingaan en klik op Opslaan.

Uurloon

Volg deze stappen om een uurloon in te stellen:

1. Ga naar het Medewerkersprofiel > Salaris.
2. Klik in het tabblad Salaris op Bewerken en selecteer Salaris toevoegen. 
3. Selecteer vervolgens het salaristype Uurloon. 
4. Vul het uurloon en de datum waarop het salaris moet worden toegepast in en klik op Opslaan.

Opmerkingen
Als je medewerker een uurloon ontvangt, let dan ook op het volgende:
▶︎ Alle werkuren moeten worden ingevoerd op het tabblad Aanwezigheid in het medewerkersprofiel. Meer informatie over het bijhouden van werkuren vind je hier.
▶︎ Stel de toegangsrechten in voor medewerkers met een uurloon en zet indien nodig een bijbehorend goedkeuringsproces op.
▶︎ Het te betalen bedrag wordt berekend op basis van het aantal uren dat tijdens de loonperiode is ingevoerd.
▶︎ Medewerkers worden alleen automatisch doorbetaald tijdens afwezigheidsperiodes als de functie Geregistreerde tijd tijdens afwezigheden als overuren beschouwen is ingeschakeld voor het bijbehorende afwezigheidstype. Deze functie wordt aan het einde van dit artikel nader toegelicht.
▶︎ Als je wilt dat medewerkers met een uurloon op feestdagen doorbetaald worden, voeg dan het dagelijkse salaris toe op het tabblad Salaris van het medewerkersprofiel.

Werkrooster

Een werkrooster bepaalt de werkdagen en het beoogde aantal werkuren per maand van medewerkers en kan dienen als basis voor het berekenen van vakantiedagen. Er zijn twee verschillende basisroosters voor vaste en flexibele werkdagen.

Opmerking
De daadwerkelijk gewerkte en bevestigde uren van medewerkers met een uurloon worden rechtstreeks gebruikt voor de berekening van hun salaris. Daarom kunnen medewerkers met een uurloon geen overuren opbouwen. Het overurensaldo van medewerkers met een uurloon dient daarom alleen voor het bijhouden van eventueel extra werk.

Vaste werkdagen 

De werkuren van medewerkers die op vaste dagen werken, kunnen verspreid worden over die dagen van de week. Als je hiervoor nog geen werkrooster hebt, kun je er een aanmaken via Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Aanwezigheid > Rooster toevoegen. Nadat het werkrooster is aangemaakt, moet je het toewijzen aan de medewerkers. Lees hoe je werkroosters maakt en toewijst.

Flexibele werkdagen

De werkuren van medewerkers die op flexibele dagen werken kunnen verspreid worden over de dagen van de week (meestal van maandag tot vrijdag). Als je nog geen geschikt werkrooster hebt, kun je er een aanmaken via Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Aanwezigheid > Rooster toevoegen. Wijs vervolgens het werkrooster toe aan de betreffende medewerker. Lees hoe je werkroosters aanmaakt en toewijst.

Vakantiedagen

Om vakantiedagen toe te kennen aan je parttime medewerkers, moet je een verlofregeling maken en aan hen toewijzen. Bij het maken van de regeling kun je ervoor kiezen de volledige aanspraak toe te kennen of deze naar rato te verminderen. Als je voor het laatste kiest, kun je de aanspraak pro rata per werkdag of per uur berekenen.

Aanspraak toekennen op basis van gewerkte tijd

Je kunt aanspraak ook toekennen op basis van het aantal uur dat de medewerker daadwerkelijk heeft gewerkt in een maand. Voor deze optie is het volgende vereist:

• De parttime medewerker moet de werkuren bijhouden.
• De HR-manager of leidinggevende moet het saldo van de medewerker elke maand handmatig aanpassen.

Volg hiervoor de volgende stappen:

1. Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid en selecteer het relevante afwezigheidstype.
2. Maak een verlofregeling met een jaarlijkse aanspraak van nul.
3. Wijs de regeling toe aan de relevante medewerkers.

Doe daarna het volgende aan het einde van elke maand:

1. Controleer de geregistreerde tijd van de parttime medewerker op het tabblad Aanwezigheid.
2. Gebruik de waarde om de maandelijkse aanspraak te berekenen.
3. Pas hun saldo daarop aan.

Salarissen uitbetalen tijdens afwezigheid

Om ervoor te zorgen dat medewerkers die per uur worden betaald hun salaris blijven ontvangen tijdens een afwezigheid, ga je naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheden en schakel je Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidsperiode van dit type als overuren beschouwen? in. Als er een afwezigheidsdag wordt geregistreerd, krijgen medewerkers de uren die in het werkrooster voor die dag zijn toegewezen uitbetaald. 

Afhankelijk van of medewerkers vaste of flexibele werkdagen hebben, wordt het aangeraden om deze functie in of uit te schakelen.

Vaste werkdagen

Als medewerkers vaste werkdagen hebben, moet je de functie Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidsperiode van dit type als overuren beschouwen? inschakelen. Hierdoor ontvangen medewerkers ook op vakantie- of ziektedagen het bijbehorende salaris.

Flexibele werkdagen

Voor medewerkers met flexibele werkroosters wordt aangeraden om de functie Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidsperiode van dit type als overuren beschouwen? uit te schakelen als het aantal uren waarvoor medewerkers op een afwezigheidsdag betaald moeten worden, afwijkt van het aantal ingeroosterde uren. Medewerkers moeten in dit geval op een afwezigheidsdag het aantal uren waarvoor ze die dag betaald moeten worden, invullen op het tabblad Aanwezigheid in hun medewerkersprofiel. Dit zorgt ervoor dat het totale werkurensaldo voor deze groep medewerkers correct wordt weergegeven.

Tip
Als je de werkuren van twee verschillende groepen medewerkers in je bedrijf wilt bijhouden, kan het handig zijn om hetzelfde afwezigheidstype twee keer aan te maken. Op deze manier krijgen medewerkers met vaste werkdagen automatisch het juiste uurloon voor een afwezigheidsdag betaald, waarbij uren die tijdens de afwezigheid worden ingevoerd als overuren worden geteld. Medewerkers met flexibele werkdagen moeten dan elke keer als ze een afwezigheidsdag invoeren ook het aantal te betalen uren invoeren.

Overzicht