In dit artikel wordt uitgelegd hoe je parttime medewerkers in Personio beheert en waar je op moet letten. 

Voor parttime medewerkers moet je een onderscheid maken tussen medewerkers die elke week op dezelfde dagen werken en medewerkers met wisselende werkdagen. Hiervoor moet je de volgende instellingen aanpassen: werkuren per week, salaris, werkrooster en vakantiedagen. Omdat parttime medewerkers met flexibele werkuren een bijzonder geval zijn wat betreft loondoorbetaling bij afwezigheid, wordt dit punt apart toegelicht.

Uur per week

Ga voordat je een werkrooster voor een parttime medewerker invoert naar Medewerkersprofiel > Persoonlijke informatie > HR-informatie > Uur per week en voer het aantal werkuren per week in voor de medewerker. Het aantal uur per week wordt dan bepaald in verhouding tot het aantal uur per week van de toegewezen afdeling. Meer informatie over het aanpassen van wekelijkse werkuren vind je in Deeltijdwerk configureren.

Het aantal uur per week dat je invoert bepaalt de parttime waarde van de medewerker. Als de medewerker een vast salaris heeft, is dit ook relevant voor de pro rata salarisberekening.

Salaris

De salarisinstellingen verschillen naargelang de medewerker een vast salaris of een uurloon ontvangt.

Opmerking
Bij een vast salaris krijgt de medewerker elke maand hetzelfde bedrag betaald. Bij een uurloon wordt het maandelijkse bedrag berekend op basis van het vastgestelde uurloon en het aantal werkuren dat wordt ingevoerd en bevestigd op het tabblad Aanwezigheid van het medewerkersprofiel.

Vast salaris

Volg deze stappen om een vast salaris in te stellen:

1. Ga naar het Medewerkersprofiel > Salaris.
2. Klik in het tabblad Salaris op Bewerken en selecteer Salaris toevoegen. 
3. Selecteer vervolgens het salaristype Vast salaris. 
4. Vul in het veld Salaris (100%) het salaris in dat de medewerker zou ontvangen als hij of zij fulltime zou werken.
5. Vul vervolgens de werkuren per week van de medewerker in. Personio berekent dan automatisch het brutosalaris dat de parttime medewerker daadwerkelijk zal ontvangen.
   
   

   Tip
   Je kunt ook eerst het aantal uren per week invoeren en vervolgens het brutosalaris dat daadwerkelijk wordt uitbetaald.

6. Voer de datum in waarop het salaris moet ingaan en klik op Opslaan.

Uurloon

Volg deze stappen om een uurloon in te stellen:

1. Ga naar het Medewerkersprofiel > Salaris.
2. Klik in het tabblad Salaris op Bewerken en selecteer Salaris toevoegen. 
3. Selecteer vervolgens het salaristype Uurloon. 
4. Vul het uurloon en de datum waarop het salaris moet worden toegepast in en klik op Opslaan.

Opmerkingen
Als je medewerker een uurloon ontvangt, let dan ook op het volgende:
▶︎ Alle werkuren moeten worden ingevoerd in het tabblad Aanwezigheid in het medewerkersprofiel. Meer informatie over het bijhouden van werkuren vind je hier.
▶︎ Stel de toegangsrechten in voor medewerkers met een uurloon en zet indien nodig een bijbehorend goedkeuringsproces op.
▶︎ Het te betalen bedrag wordt berekend op basis van het aantal uren dat tijdens de loonperiode is ingevoerd.
▶︎ Medewerkers worden alleen automatisch doorbetaald tijdens afwezigheidsperiodes als de functie Geregistreerde tijd tijdens afwezigheden als overuren beschouwen is ingeschakeld voor het bijbehorende afwezigheidstype. Deze functie wordt aan het einde van dit artikel nader toegelicht.
▶︎ Als je wilt dat medewerkers met een uurloon op feestdagen doorbetaald worden, voeg dan het dagelijkse salaris toe in het tabblad Salaris van het medewerkersprofiel.

Werkrooster

Een werkrooster bepaalt de werkdagen en het beoogde aantal werkuren per maand van medewerkers en kan dienen als basis voor het berekenen van vakantiedagen. Er zijn twee verschillende basisroosters voor vaste en flexibele werkdagen.

Opmerking
De daadwerkelijk gewerkte en bevestigde uren van medewerkers met een uurloon worden rechtstreeks gebruikt voor de berekening van hun salaris. Daarom kunnen medewerkers met een uurloon geen overuren opbouwen. Het overurensaldo van medewerkers met een uurloon dient daarom alleen voor het bijhouden van eventueel extra werk.

Vaste werkdagen 

De werkuren van medewerkers die op vaste dagen werken, kunnen verspreid worden over die dagen van de week. Als je hiervoor nog geen werkrooster hebt, kun je er een aanmaken via Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Aanwezigheid > Rooster toevoegen. Nadat het werkrooster is aangemaakt, moet je het toewijzen aan de medewerkers. Lees hoe je werkroosters maakt en toewijst.

Flexibele werkdagen

De werkuren van medewerkers die op flexibele dagen werken kunnen verspreid worden over de dagen van de week (meestal van maandag tot vrijdag). Als je nog geen geschikt werkrooster hebt, kun je er een aanmaken via Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Aanwezigheid > Rooster toevoegen. Wijs vervolgens het werkrooster toe aan de betreffende medewerker. Lees hoe je werkroosters aanmaakt en toewijst.

Vakantiedagen

Om vakantiedagen toe te kennen aan je medewerkers, kun je in Personio verlofregelingen aanmaken en toewijzen aan je medewerkers. Bij de berekening en toewijzing van de verlofregelingen moet er opnieuw onderscheid worden gemaakt tussen medewerkers met vaste werkdagen en medewerkers met flexibele werkdagen. Lees hoe je verlofregelingen instelt.

Vaste werkdagen

Wijs een eerder gedefinieerde verlofregeling toe aan je medewerkers via Medewerkersprofiel > Afwezigheid onder Afwezigheidstypes. Selecteer bijvoorbeeld het afwezigheidstype 'Wettelijk verlof' en klik op Regeling beheren. Selecteer vervolgens de verlofregeling voor de medewerker en kies de datum waarop deze moet worden toegepast.

Dit bepaalt onder andere hoeveel vakantiedagen je je medewerkers geeft voor een bepaalde periode.

Als parttime medewerkers evenveel betaalde vakantiedagen krijgen als fulltime medewerkers, maar dit pro rata wordt berekend op basis van het aantal gewerkte dagen, kun je hetzelfde aantal verlofdagen toewijzen aan parttime medewerkers als aan fulltime medewerkers. Personio berekent het pro rata aantal vakantiedagen automatisch op basis van de aanstellingsdatum en de werkdagen van het werkrooster.

Om de pro rata berekening van vakantiedagen in te schakelen, ga je naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Aanwezigheid en activeer je het vakje Pro rata verlofdagen? in de betreffende werkroosters. Voer ook de referentiewaarde voor de pro rata berekening van vakantiedagen in. Daarmee bepaal je hoeveel werkdagen je medewerkers per week moeten werken om het volledige aantal vakantiedagen te ontvangen.

Lees meer over de pro rata berekening van verlof voor parttime medewerkers.

Flexibele werkdagen 

Als je parttime medewerkers hebt die flexibel werken op verschillende dagen, moet je toch een werkrooster voor hen aanmaken. De werkuren van medewerkers die op flexibele dagen werken kunnen verspreid worden over de dagen van de week (meestal van maandag tot vrijdag). De vakantiedagen worden berekend op basis van de gewerkte uren.

• Medewerker type D werkt parttime, met een 5-daagse (ma, di, wo, do, vr), 20-urige werkweek

Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Aanwezigheid om dat werkrooster aan te maken en geef het de naam 'Parttime, 20 uur (ma, di, wo, do, vr)'. Aangezien verlofdagen in Personio worden berekend op basis van de in het rooster ingevoerde dagen, kunnen medewerkers die op flexibele dagen werken geen totaal aantal verlofdagen toegewezen krijgen. Om de verlofdagen van je medewerkers met flexibele werkuren correct te berekenen, beschik je over twee mogelijkheden. Je maakt een verlofregeling aan met 0 dagen en past het saldo handmatig aan of je maakt aparte verlofregelingen aan en wijst ze toe.

Optie 1: een verlofregeling met 0 dagen aanmaken

Met deze optie moet je elke maand de vakantiedagen voor deze medewerkers berekenen op basis van de gewerkte uren.

1. Schakel onder Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Aanwezigheid de optie Pro rata verlofdagen? voor het betreffende werkrooster uit.
2. Ga dan naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid en voeg bij het betreffende afwezigheidstype een verlofregeling van 0 dagen toe. 
3. Vervolgens wijs je deze verlofregeling toe aan de betreffende medewerkers.

Aan het einde van elke maand moet je dan handmatig vakantiedagen op basis van gewerkte uren toewijzen aan de medewerkers met flexibele werkdagen. Ontdek hoe je verlofsaldo's kunt aanpassen.

Optie 2: aparte verlofregelingen aanmaken

Met deze optie moet je een verlofregeling aanmaken dat het exacte aantal vakantiedagen toewijst aan deze medewerkers.

Voorbeeld
Als een fulltime medewerker (die 40 uur per week werkt) 25 dagen betaalde vakantie per jaar krijgt, dan zou deze medewerker 20/40 × 25 = 12,5 dag krijgen. Daarom moet je een verlofregeling aanmaken voor 12,5 dag per jaar en deze verlofregeling toewijzen aan de betreffende medewerkers.

Salarissen uitbetalen tijdens afwezigheid

Om ervoor te zorgen dat medewerkers die per uur worden betaald hun salaris blijven ontvangen tijdens een afwezigheidsperiode, ga je naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid en schakel je Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidsperiode van dit type als overuren beschouwen? in. Wanneer er een afwezigheidsdag wordt geregistreerd, krijgen medewerkers betaald voor het aantal uur dat ze invoeren voor die dag in het rooster. Lees meer over geregistreerde tijd tijdens afwezigheden als overuren beschouwen.

Afhankelijk van of medewerkers vaste of flexibele werkdagen hebben, wordt het aangeraden om deze functie in of uit te schakelen.

Vaste werkdagen

Als medewerkers vaste werkdagen hebben, moet je de functie Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidsperiode van dit type als overuren beschouwen? inschakelen. Hierdoor ontvangen medewerkers ook op vakantie- of ziektedagen het bijbehorende salaris.

Flexibele werkdagen

Voor medewerkers met flexibele werkroosters wordt aangeraden om de functie Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidsperiode van dit type als overuren beschouwen? uit te schakelen als het aantal uren waarvoor medewerkers op een afwezigheidsdag betaald moeten worden, afwijkt van het aantal ingeroosterde uren. Medewerkers moeten in dit geval op een afwezigheidsdag het aantal uren waarvoor ze die dag betaald moeten worden, invullen op het tabblad Aanwezigheid in hun medewerkersprofiel. Dit zorgt ervoor dat het totale werkurensaldo voor deze groep medewerkers correct wordt weergegeven.

Tip
Als je de werkuren van twee verschillende groepen medewerkers in je bedrijf wilt bijhouden, kan het handig zijn om hetzelfde afwezigheidstype twee keer aan te maken. Op deze manier krijgen medewerkers met vaste werkdagen automatisch het juiste uurloon voor een afwezigheidsdag betaald, waarbij uren die tijdens de afwezigheid worden ingevoerd als overuren worden geteld. Medewerkers met flexibele werkdagen moeten dan elke keer als ze een afwezigheidsdag invoeren ook het aantal te betalen uren invoeren.

Overzicht