In dit artikel wordt uitgelegd hoe je terugkerende vergoedingen aanmaakt en beheert in Personio.
Wat zijn terugkerende vergoedingen?
Terugkerende vergoedingen zijn salariscomponenten met een periodieke uitbetaling (maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks) van een vast bedrag, zoals een vergoeding voor het openbaar vervoer. Voor de duidelijkheid wordt ieder vergoedingstype in een aparte kolom op het tabblad Salaris van het medewerkersprofiel vermeld.
Voorbeeld van terugkerende vergoedingen in het tabblad Salaris van een medewerker.
Terugkerende vergoedingen moeten eerst worden aangemaakt op de instellingenpagina Extra vergoeding. Ze kunnen dan daar worden bewerkt en beheerd voor medewerkers op het tabblad Salaris van het medewerkersprofiel of via een import.
Opmerking: Medewerkers voor wie terugkerende vergoedingen zijn toegevoegd, zullen deze zien in het tabblad Salaris van hun profiel, indien ze weergaverechten hebben om hun eigen salarisgegevens te bekijken. De terugkerende vergoedingen worden alleen weergegeven voor medewerkers die ze ontvangen.
Terugkerende vergoedingen aanmaken en beheren in de instellingen
Terugkerende vergoedingen moeten worden aangemaakt in de instellingen voordat je ze kunt toevoegen voor individuele medewerkers of ze kunt importeren. In de instellingen kun je terugkerende vergoedingen ook een andere naam geven of ze verwijderen.
Opmerking: Om terugkerende vergoedingen aan te maken in de instellingen, moet je ofwel beheerdersrechten hebben, ofwel bewerkingsrechten voor Accountconfiguratie > Loonadministratie.
Terugkerende vergoedingen aanmaken
Volg deze stappen om een terugkerende vergoeding aan te maken in de instellingen:
- Ga naar Instellingen > Loonadministratie > Extra vergoeding.
- Klik op Type toevoegen en voer een naam in voor de vergoeding.
- Selecteer de Uitbetalingsfrequentie 'Terugkerend'.
- Klik op Bevestigen.
Terugkerende vergoedingen hernoemen
Als je een terugkerende vergoeding hernoemt, wordt de nieuwe naam met terugwerkende kracht in het hele platform opgenomen. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
- Ga naar Instellingen > Loonadministratie > Extra vergoeding.
- Klik op de terugkerende vergoeding die je wilt hernoemen.
- Klik in het veld Naam en geef de vergoeding een nieuwe naam.
- Klik op Opslaan.
Terugkerende vergoedingen verwijderen
Volg deze stappen om een terugkerende vergoeding te verwijderen:
- Ga naar Instellingen > Loonadministratie > Extra vergoeding.
- Klik op de terugkerende vergoeding die je wilt verwijderen.
- Klik rechtsboven op de knop Verwijderen.
- Klik op Verwijderen om te bevestigen dat je de vergoeding wilt verwijderen.
Opmerking: Als je een terugkerende vergoeding verwijdert, wordt de wijziging met terugwerkende kracht in het hele platform doorgevoerd.Het vergoedingstype zal uit alle medewerkersprofielen worden verwijderd.De historiek van alle betalingen onder dit vergoedingstype zal met terugwerkende kracht worden verwijderd, en het vergoedingstype kan niet langer worden uitbetaald.
Terugkerende vergoedingen beheren in het medewerkersprofiel
In het medewerkersprofiel kun je terugkerende vergoedingen toevoegen, bewerken en beëindigen.
Opmerking: Om handmatig terugkerende vergoedingen toe te voegen en te beheren in een medewerkersprofiel, moet je ofwel beheerdersrechten ofwel bewerkingsrechten hebben voor de salarisgegevens van de medewerker.
Terugkerende vergoedingen toevoegen
Volg deze stappen om handmatig een terugkerende vergoeding voor een medewerker toe te voegen:
- Ga naar Medewerkersprofiel > Salaris.
- Klik op Bewerken > Terugkerende vergoeding toevoegen/wijzigen.
-
Selecteer het gewenste vergoedingstype en voer de volgende gegevens in:
▶︎ Bedrag: voer het bedrag van de betaling in.
▶︎ Geldig vanaf: voer de begindatum van de uitbetaling in.
▶︎ Interval: definieer de betalingsfrequentie (maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks). - Klik op Opslaan om de vergoeding op te slaan.
Terugkerende vergoedingen bewerken
Om een terugkerende vergoeding die aan een medewerker wordt uitbetaald te bewerken, moet je hetzelfde vergoedingstype opnieuw invoeren met de bijgewerkte gegevens. Het proces is vergelijkbaar met het toevoegen van een nieuwe vergoeding. Volg de onderstaande stappen:
- Ga naar Medewerkersprofiel > Salaris.
- Klik op Bewerken > Terugkerende vergoeding toevoegen/wijzigen.
-
Selecteer het vergoedingstype dat je wilt bewerken en voer de volgende gegevens in:
▶︎ Bedrag: voer het bedrag van de betaling in.
▶︎ Geldig vanaf: voer de begindatum van de uitbetaling in.
▶︎ Interval: definieer de betalingsfrequentie (maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks). - Klik op Opslaan om de vergoeding op te slaan.
Opmerking: Als je het het bedrag voor een vergoedingstype wijzigt, houd dan rekening met het volgende:
▶︎ Betalingen binnen de maand worden pro rata berekend op basis van de configuratie onder Instellingen > Salaris & Loonadministratie > Algemeen.
▶︎ Een bewerkte terugkerende vergoeding wordt alleen weergegeven in de voorbereidende loonadministratie in het tabblad Salaris en het gedetailleerde weergavevenster. De verandering wordt niet weergegeven in het tabblad Persoonlijke informatie van de voorbereidende loonadministratie.
Een terugkerende vergoeding stopzetten
Om een terugkerende vergoeding die aan een medewerker wordt uitbetaald stop te zetten, moet je hetzelfde vergoedingstype opnieuw invoeren met een uit te betalen bedrag van '0'. Het proces is vergelijkbaar met het toevoegen van een nieuwe vergoeding. Volg de onderstaande stappen:
- Ga naar Medewerkersprofiel > Salaris.
- Klik op Bewerken > Terugkerende vergoeding toevoegen/wijzigen.
-
Selecteer het vergoedingstype dat je wilt stopzetten en voer de volgende gegevens in:
▶︎ Bedrag: voer 0 in.
▶︎ Geldig vanaf: voer de datum in vanaf wanneer de uitbetaling wordt beëindigd.
▶︎ Interval: selecteer de eerder ingevoerde betalingsfrequentie. - Klik op Opslaan om de vergoeding op te slaan.
Opmerking: Als je het bedrag voor een vergoedingstype stopzet, houd dan rekening met het volgende:
▶︎ Betalingen binnen de maand worden pro rata berekend op basis van de configuratie onder Instellingen > Salaris & Loonadministratie > Algemeen.
▶︎ Een stopgezette terugkerende vergoeding wordt alleen weergegeven in de voorbereidende loonadministratie in het tabblad Salaris en het gedetailleerde weergavevenster. De verandering wordt niet weergegeven in het tabblad Persoonlijke informatie van de voorbereidende loonadministratie.
Terugkerende vergoedingen toevoegen via een import
Om de hoeveelheid gegevens die handmatig moet worden ingevoerd te verkleinen, heb je ook de mogelijkheid om terugkerende vergoedingen te uploaden door middel van een import.
Instructies voor het importeren van je terugkerende vergoedingen vind je onder 'Terugkerende vergoedingen' in ons artikel Stap 3: Salarissen importeren.