Onze Helpcentrum-artikelen worden momenteel bijgewerkt om wijzigingen in Personio weer te geven die de gebruikerservaring verbeteren. Omdat deze wijzigingen geleidelijk worden geïntroduceerd, kun je tijdens deze update verschillen opmerken tussen de inhoud van het artikel en jouw Personio-applicatie.

Je kunt personeelsfilters gebruiken om je medewerkers aangepaste toegangsrechten te geven voor verschillende gebieden in Personio.

Aangepaste toegangsrechten zijn nauwkeurig afgestemde toegangsrechten waarbij de medewerker alleen toegang heeft tot zeer specifieke informatie (een medewerker kan bijvoorbeeld alleen het tabblad Persoonlijke gegevens bekijken van medewerkers die deel uitmaken van een bepaald team). 

Opmerking
De toegangsgebieden Mijn ondergeschikten, Aangepast en Alle bevatten niet de eigen gegevens van de medewerker. Als je wilt dat een medewerker toegang heeft tot de eigen gegevens, moet je naast het betreffende toegangsgebied ook het toegangsgebied Eigen selecteren. 

Hoe werken personeelsfilters?

Met personeelsfilters kun je de toegang voor medewerkers met een bepaalde rol beperken tot specifieke informatie van je medewerkers. 

Bij het instellen van personeelsfilters kun je verschillende attributen van medewerkers en de bijbehorende waarden selecteren. Alle medewerkers met overeenkomende (of niet-overeenkomende) attribuutwaarden, worden opgenomen in de betreffende selectie van medewerkers. 

Je kunt meer dan één waarde kiezen voor een attribuut Lijst met opties in een filter. Dit geldt zowel voor vooraf gedefinieerde als voor aangepaste attributen. Met het attribuut Kantoor kun je bijvoorbeeld Londen en München selecteren. Personio zoekt vervolgens op beide locaties medewerkers. Je kunt ook meer dan één waarde selecteren voor andere vooraf gedefinieerde attributen, zoals afdeling, team en juridische entiteit.

Opmerkingen
▶︎ Attributen van het type Tags kunnen niet worden gebruikt om op medewerkers te filteren.
▶︎ Als je een aangepast attribuut gebruikt om de filter in te stellen, wordt het toegangsrecht tot dat specifieke gebied verwijderd wanneer je het aangepaste attribuut verwijdert.

Volg deze stappen om personeelsfilters in te stellen:

1. Selecteer een attribuut waarop je wilt filteren.
2. Bepaal of medewerkers die aan die waarde voldoen, in de filter moeten worden opgenomen (is) of uitgesloten (is niet).
3. Voer de specifieke attribuutwaarde in waarnaar de filter moet zoeken.
4. Optioneel: klik op Een filter toevoegen om een extra filter toe te voegen. Dit beperkt de selectie van medewerkers nog verder, omdat alleen medewerkers die aan alle filters voldoen in de selectie worden opgenomen.

Voorbeelden:

▶︎ Kantoor is Londen of München: de selectie van medewerkers omvat alle medewerkers voor wie de waarde Londen of München in het attribuut Kantoor is opgeslagen. Je kunt deze filter bijvoorbeeld gebruiken om een rol alleen toegang te geven tot de werkapparatuur van een bepaalde kantoorlocatie.

▶︎ Afdeling is Marketing: de selectie van medewerkers omvat alle medewerkers voor wie de waarde Marketing is opgeslagen in het attribuut Afdeling. Je kunt deze filter bijvoorbeeld gebruiken om een rol toegang te geven tot de openbare medewerkersprofielen van alleen een bepaalde afdeling.

▶︎ Functie is CEO: de selectie van medewerkers omvat alle medewerkers voor wie de waarde voor het attribuut Functie niet CEO is. Gebruik deze filter bijvoorbeeld om een rol toegang te geven tot de openbare profielen van alle medewerkers, behalve die van de CEO.

▶︎ Afdeling is Eigen: voor attributen van het type Lijst met opties kan ook de waarde Eigen gekozen worden. Als je deze filter toewijst aan een rol die twee medewerkers hebben, en medewerker A werkt op de afdeling Sales en medewerker B op de afdeling Customer Success, dan heeft medewerker A toegang tot alle medewerkers op de afdeling Sales, en medewerker B tot alle medewerkers op de afdeling Customer Success.

Opmerking 
Het is niet mogelijk om voor één toegangsrecht meerdere is-filters voor hetzelfde attribuut te definiëren. Als we bijvoorbeeld als eerste filter Afdeling is Marketing hebben en als tweede filter Afdeling is Verkoop, dan zou Personio naar medewerkers zoeken die tegelijkertijd in beide afdelingen werken.

Waar kun je personeelsfilters gebruiken? 

Personeelsfilters zijn te vinden onder Instellingen > Medewerkersrollen. 

Voor elke medewerkersrol kun je personeelsfilters op drie verschillende manieren gebruiken:

• • • • • • Bij het instellen van toegangsrechten voor de verschillende gebieden in Personio. 
          • Bij het instellen van toegangsrechten voor de bedrijfskalender. 
          • Bij het instellen van een herinneringsworkflow. 

Personeelsfilters in de instellingen voor toegangsrechten

Volg deze stappen om personeelsfilters te maken voor de algemene toegangsrechten:

1. Navigeer naar Instellingen > Medewerkersrollen > Toegangsrechten.
2. Klik op Aangepast.
3. Klik op Een filter toevoegen om een specifieke selectie voor een toegangsgebied in te stellen.
4. Je kunt ook de regelset kopiëren van een andere aangepaste filter binnen de medewerkersrol. Klik hiervoor op Kopiëren van bestaande. Zo kun je snel identieke aangepaste toegangsrechten voor verschillende toegangsgebieden instellen voor dezelfde medewerkersrol.

Personeelsfilters in de kalenderinstellingen

Volg deze stappen om personeelsfilters te maken voor de bedrijfskalender:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen > Kalenders
2. Selecteer de kalender waarvoor je aangepaste weergaverechten wilt instellen.
3. Om hier een personeelsfilter te maken, selecteer je Aangepast. 
4. Klik op Aangepaste regels bewerken en vervolgens op Filter toevoegen.

Personeelsfilters in de instellingen voor herinneringen 

Volg deze stappen om personeelsfilters voor herinneringen te maken:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen > Herinneringen
2. Klik op Herinnering voor rol toevoegen.
3. Naast van selecteer je Specifieke en klik je vervolgens op Filter toevoegen.

Opmerking
Voor herinneringen kan geen onderscheid worden gemaakt tussen 'Is gelijk aan' en 'Is niet gelijk aan'. Het attribuut is altijd 'Is gelijk aan'.