Functionaliteiten van de sollicitatielijst – Personio

Ontdek hoe je de sollicitatielijst gebruikt en van daaruit kandidaten kunt beheren. Je vindt de lijst via Werving & selectie > Sollicitaties.

De sollicitatielijst bevat een overzicht van alle sollicitaties die bij je account zijn ingediend. Deze lijst is beschikbaar voor beheerders en medewerkers met volledige toegangsrechten tot Werving & selectie.

Filtergebruik

Je kunt verschillende filters gebruiken voor de sollicitatielijst.

Filters voor functies

Gebruik de filters bovenaan om te bepalen welke sollicitaties worden weergegeven.

Filter voor Alle functies

Gebruik het filter Alle vacatures om sollicitaties weer te geven voor alle functies, je eigen functies of gearchiveerde functies.

Je kunt de functie alleen zien als je deel uitmaakt van het wervingsteam, beheerder bent of bewerkingsrechten hebt voor Werving & selectie.

Selecteer Alle functies om alle sollicitaties weer te gegeven voor functies waarvoor je weergave- of bewerkingsrechten hebt.
Bekijk sollicitaties voor functies die horen bij jouw wervingsteam met behulp van het filter Mijn functies .
Selecteer de filter Gearchiveerde functies om de sollicitaties te zien voor functies die gearchiveerd zijn.
Je kunt ook filteren op alle functies in een wervingscategorie of op afzonderlijke functies.

Filter Categorie

Gebruik het categoriefilter om de sollicitaties per wervingscategorie weer te geven. Bijvoorbeeld stagiair of vaste medewerker.

Filter Functie

Gebruik de filter Functie om sollicitaties per functietitel weer te geven. Je kunt de zoekfunctie gebruiken om de functietitel gemakkelijker te vinden.

Andere filters

Er zijn meerdere filteropties beschikbaar voor de sollicitatielijst:

Taken	Filter op alle sollicitaties met een openstaande taak. Je kunt kiezen tussen vervallen sollicitaties, onbeantwoorde berichten, mislukte berichten, ongelezen evaluaties en ongelezen opmerkingen.
Fase	Filter op de huidige wervingsfase van de sollicitatie.
Label	Filter op labels om kandidaten te zien die je hebt gemarkeerd met een label voor kandidaten.
Kanaal	Filter op Kanaal om sollicitaties weer te geven die via een bepaald wervingskanaal binnengekomen zijn.
Meer filters	Standaard toont Personio kandidaten die in de huidige sollicitatiepijplijn zitten. Selecteer Meer filters en kies uit de volgende opties: Geanonimiseerde sollicitaties toevoegen: hiermee worden alle geanonimiseerde sollicitaties weergegeven. Geprioriteerde sollicitaties weergeven: hiermee worden de beste kandidaten gefilterd die gemarkeerd zijn als geprioriteerd.
Filters attribuut	Zoek naar specifieke kandidaten met behulp van het attribuut Lijst met opties. Deze opties zijn afkomstig van de vragen op de sollicitatieformulieren. Je kunt niet filteren op gevoelige HR-informatie (bijvoorbeeld geslacht). Om deze attributen te bekijken, moet je over de juiste toegangsrechten beschikken.

Kandidatenpijplijn

Je kunt wervingsfasen gebruiken om het proces van je bedrijf weer te geven in Personio. Die lopen van het moment dat je een sollicitatie ontvangt tot het moment dat de kandidaat het aanbod accepteert.

Volg deze stappen om wervingsfases aan te maken en toe te wijzen:

Ga naar Instellingen > Werving & selectie > Werving & selectie > Fasen
Stel de verschillende wervingsfases in die kandidaten moeten doorlopen.
Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties om de kandidaten naar de verschillende fasen te verplaatsen.
Klik op het selectievakje naast de naam van de kandidaat.
Klik op de knop Acties en kies Fase wijzigen. Hier wordt de huidige status van de kandidaat weergegeven. Het geeft je een actueel overzicht van alle sollicitaties in de kandidatenpijplijn.

Je kunt alle kandidaten voor elke functie en de verschillende fasen bekijken onder Werving & selectie > Functies. Selecteer een fase om toegang te krijgen tot de bijbehorende functie en kandidaten. In het functievenster kun je kandidaten verplaatsen tussen de verschillende fasen.

Kandidatenbeheer

Directe toegang tot kandidaatprofielen

Klik op een rij in de lijst met sollicitaties om het profiel van de betreffende kandidaat in een zijbalk weer te geven. Je kunt in het profiel werken, bijvoorbeeld om berichten te beantwoorden of om feedback te vragen.

Kolommen sorteren

Je kunt de kolommen in oplopende of aflopende volgorde sorteren. Afhankelijk van de geselecteerde kolom is de sortering alfabetisch of chronologisch. Je kunt slechts een enkele kolom sorteren, niet meerdere kolommen tegelijkertijd.

Dagen in de fase

De kolom Dagen in de fase laat zien hoeveel dagen een sollicitant zich al in de huidige fase bevindt. Als een kandidaat het maximum aantal dagen voor die fase overschrijdt, zal het systeem dit in een andere kleur weergeven. Lees hier meer over het configureren van wervingsfasen.

Openstaande taken in de kandidatenlijst weergeven

Sollicitaties in de kandidatenlijst waarvoor jij een actie moet uitvoeren, hebben een blauwe stip of een rood uitroepteken. Je kunt openstaande taken alleen zien als je deel uitmaakt van het wervingsteam, beheerder bent of bewerkingsrechten hebt voor Werving & selectie.

Openstaande taken verschijnen in de volgende gebieden en kunnen de volgende betekenissen hebben:

Berichtstatus	De blauwe stip duidt op een onbeantwoord bericht in het kandidaatprofiel. Deze verdwijnt nadat je op het bericht van de kandidaat hebt gereageerd of de taak in zijn of haar profiel hebt afgesloten. Een rood uitroepteken geeft aan dat het systeem het bericht niet heeft kunnen afleveren. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als het e-mailadres in het kandidaatprofiel ongeldig is. Het kan ook zijn dat er een fout opgetreden is bij de SMTP-verbinding met het postvak van je bedrijf.
Ongelezen evaluaties	In de kolom Evaluaties geeft een blauwe stip aan dat je de nieuwe evaluatie in het kandidaatprofiel nog niet hebt gelezen. Klik op dit gebied om de nieuwe evaluatie te bekijken. De blauwe stip dan verschijnt niet meer in het overzicht. Lees hier meer over het gebruik van evaluatieformulieren om kandidaten te beoordelen.
Ongelezen opmerkingen	Een blauwe stip onder Opmerkingen geeft aan dat er een opmerking in het kandidaatprofiel staat die je nog niet gelezen hebt. Klik op de blauwe stip om het tabblad Opmerkingen in het profiel te bekijken. De opmerking wordt dan als gelezen weergegeven en de blauwe stip verdwijnt voor dat profiel.

Massabewerkingen

Vink de vakjes aan om meerdere sollicitaties te kiezen. Gebruik vervolgens de knop Acties om ze in bulk te bewerken. De volgende acties zijn beschikbaar:

Sollicitatie anonimiseren
Aan een andere functie toewijzen
Fase wijzigen
Onbeantwoorde berichten afsluiten
Sollicitatie verwijderen
Uitsluiten
E-mail verzenden

Sollicitaties toevoegen

Handmatige sollicitatie

Klik op de knop Sollicitatie aanmaken om handmatig een nieuw kandidaatprofiel toe te voegen. Voer vervolgens de gegevens van de kandidaat in en klik op Bevestigen om het proces te voltooien. Op het tabblad Profiel kun je alle relevante sollicitatiedocumenten uploaden.

Exporteren

Je kunt de sollicitatiegegevens exporteren in csv- of xlxs-indeling met behulp van de knop Exporteren. In de export vind je alle kandidaatattributen: systeemattributen, door de gebruiker gedefinieerde attributen en functieattributen. Je vindt er ook gegevens van kandidaten die van fase veranderd zijn. Lees meer over het exporteren van sollicitatiegegevens.

Als je kandidaatgegevens wilt importeren, ga dan naar Importeren en selecteer Werving & selectie. Lees hier hoe je sollicitatiegegevens importeert.

Waar kunnen we je mee helpen?