Dit artikel biedt een overzicht van het implementatieproces van Personio. Het doel van de implementatie is om je account te configureren op basis van de behoeften van je bedrijf. Daarnaast kun je er uitgebreide kennis mee vergaren om je te helpen Personio in je dagelijkse werk te integreren.
Voordat je met de implementatie begint
Zodra je voor Personio kiest, geeft je verkoopcontact je informatie over het implementatieproces. Voor de officiële startdatum heb je tijd om het volgende voor te bereiden:
- Voltooi onze Personio Voyager Academy-training Je voorbereiden op de implementatie. Deze training behandelt de basisstappen voordat je met de implementatie begint.
- Verzamel alle benodigde informatie, zoals medewerkersgegevens, salarissen, werktijden, afwezigheidsperiodes, verlofsaldo's en sollicitantgegevens.
Je hoeft deze gegevens nog niet te importeren, maar als je deze vast verzamelt, vereenvoudig je het proces zodra de implementatie begint.
Deze tabel toont de Excel-importbestanden die je kunt invullen:
|
Importbestand |
Importvereiste |
Importgegevens |
| Verplicht |
Het importeren van de basisgegevens van je medewerkers is de eerste stap binnen het opzetten van je Personio-account. Hierbij maak je de keuze uit werkroosters en verlofregelingen. |
|
|
Verplicht |
Zet de salarissen van je medewerkers over, zoals actuele en historische vaste salarissen en uurlonen. Je kunt de geïmporteerde gegevens uitbreiden naar andere soorten vergoedingen, zoals OV-vergoedingen. Je kunt ook flexibele bonusbetalingen registreren. |
|
|
Verplicht |
Importeer historische en toekomstige afwezigheden vanuit je bestaande systeem naar Personio. Zo werk je met het juiste verlofsaldo. |
|
| Kandidaatgegevens importeren | Optioneel |
Je kunt ook gegevens van je bestaande kandidaten in Personio importeren. Of je kunt kandidaten handmatig invoeren. |
Medewerkersdocumenten
Je kunt bestaande medewerkersdocumenten handmatig importeren, meerdere documenten tegelijk uploaden of gebruikmaken van een API-integratie. Ga naar onze Developer Hub voor technische API-documentatie.
Lees meer over hoe je importen uitvoert en problemen met importen oplost.
Het implementatieproces en de tijdlijnen
Het implementatieteam neemt contact met je op wanneer de implementatie begint. Ze geven je de middelen en informatie die je nodig hebt. Dit omvat het delen van toegang tot de projecttracker voor de implementatie, die je door elke stap van de implementatie leidt.
Projecttracker
De projecttracker voor de implementatie is de centrale hub om je implementatietaken bij te houden. Deze bevat notificaties voor taakupdates en een voortgangsoverzicht van het project. Als je de projecttracker gebruikt, blijf je op de hoogte van je implementatietraject.
Je ontvangt een persoonlijke uitnodigingslink voor je projecttracker. Start met je project en keer er op ieder moment naar terug via personio.rocketlane.com. Gebruik je e-mailadres om je aan te melden.
Tijdlijn
Je materiaal bevat ook een specifieke tijdlijn om je taken en imports te voltooien. Plan voldoende tijd in om je implementatie binnen deze periode uit te voeren. Zorg ervoor dat de verantwoordelijke personen binnen je bedrijf indien nodig beschikbaar zijn.
Accounttoegang
Je krijgt toegang tot je account op mijnaccount.personio.de. Hier vind je voorbeeldconfiguraties, voorbeeldmedewerkers en sjablonen om je een idee te geven van hoe je Personio kunt configureren. Op basis van deze instellingen kun je je account aanpassen aan jouw specifieke wensen.
Zodra je contract ingaat, verandert je testaccount in je echte account. Het bevat alle functionaliteiten die je binnen je pakket hebt geboekt. Alle instellingen die je tot dat moment hebt doorgevoerd, worden ook overgenomen.
De implementatiestappen verkennen
Tijdens de implementatie moet je medewerkersgegevens configureren en importeren. Om je hierbij te helpen, bieden we verschillende informatiebronnen in Voyage by Personio, ons educatieve systeem. Dit bestaat uit het Helpcentrum, de Voyager Academy en de Voyager Community. Je accounteigenaar kan ook contact opnemen met het implementatieteam via Help en feedback.
De projecttracker bevat stapsgewijze informatie voor het configureren van de instellingen voor elke module. Per module is ook een artikel voor kwaliteitscontrole opgenomen, waarin staat welke taken je moet uitvoeren.
Afhankelijk van de omvang van je bedrijf en de regio heb je mogelijk ook toegang tot een interactieve checklist in Personio. Dit helpt je om de eerste stappen van het instellen van je account te voltooien. Ga naar de installatiewidget voor meer informatie.
Inleiding tot meer productgebieden
Er zijn nog meer functies die je op een later moment kunt instellen in Personio. Meer informatie over deze productgebieden:
- Overzicht van het gedeelte 'Performance & ontwikkeling' in Personio
- Overzicht van Personio Conversations
- Overzicht van de stappen voor het instellen van de DATEV-integratie en beschikbare ondersteuningsmiddelen
Je kunt ook bekijken welke pakketten beschikbaar zijn en hoe je de functionaliteiten van je pakket kunt uitbreiden.
De implementatie voltooien
Zorg ervoor dat je alle instellingen correct configureert om de implementatie te voltooien. Raadpleeg de artikelen over implementatiecontroles per module om dit te controleren.
Als je de implementatie niet op tijd kunt voltooien, neem dan contact op met het implementatieteam via Help en feedback.
Zodra je de implementatie hebt voltooid, kun je medewerkers uitnodigen voor Personio. Het implementatieteam draagt je account vervolgens over aan ons klantenserviceteam.
Ondersteuning krijgen
Na de implementatie houd je toegang tot de informatiebronnen die je hebt gebruikt om je account in te stellen. In onze Community vind je ook ondersteuning en best practices, en kun je vragen stellen.
Als je meer ondersteuning nodig hebt, kunnen account- en contracteigenaren contact opnemen met onze klantenservice via Help en feedback.