Overzicht van het implementatieproces

Dit artikel is alleen relevant als je bedrijf in Nederland is gevestigd. Als je bedrijf in een ander land is gevestigd, klik dan hier: 🇪🇸  🇩🇪  🇫🇷

 

Dit artikel biedt een overzicht van je implementatie van Personio. Het doel van het implementatieproces is om je account te configureren op basis van de specifieke behoeften van je bedrijf, en om uitgebreide kennis op te doen om Personio zo goed mogelijk te integreren in je dagelijkse werkzaamheden.

 

Eerste contact

Nadat je hebt besloten Personio te gebruiken, ontvang je van je contactpersoon van Verkoop de eerste belangrijke informatie over het implementatieproces. Vóór de officieel overeengekomen begindatum van de implementatie heb je voldoende tijd om alle gegevens en informatie te verzamelen die nodig zijn voor de implementatie, en om je in te schrijven voor ons webinar 'Voorbereiding voor je implementatie'.

Het Implementatieteam zal voor of uiterlijk bij het begin van de implementatie contact met je opnemen om je van alle nodige informatie over de implementatie te voorzien.

Gebruik de tijd tot de start van de implementatie om alle benodigde gegevens zoals personeelsgegevens, salarissen, werkuren, afwezigheidsperiodes, verlofsaldo's en sollicitanten in Excel te verzamelen. Je kunt deze informatie importeren in Personio: wij voorzien je van de bijbehorende Excel-sjablonen.

 

Contactpersonen en implementatieduur

Afhankelijk van de grootte van je bedrijf en de omvang van je Personio-pakket duurt de implementatie tussen de 4 en 8 weken. Gedurende deze tijd zullen wij je voorzien van alle informatie die je nodig hebt en tevens de voortgang van je implementatie monitoren. Wat betreft je tijdsplanning vragen wij je om voldoende tijd in te plannen zodat de implementatie binnen deze periode kan worden afgerond.

Plan voldoende tijd in voor de configuratie van de individuele stappen.

Tijdens en natuurlijk ook na de implementatie kun je gebruikmaken van al ons (interactieve) leermateriaal, zoals ons Helpcentrum, onze interactieve rondleidingen en onze Community.

 

Voorbereiding

Je krijgt toegang tot je account op myaccount.personio.de Om je een eerste indruk te geven van hoe Personio kan worden ingesteld, bevat je account al enkele configuraties, medewerkers en sjablonen. Op basis van deze instellingen kun je je account aanpassen aan jouw specifieke wensen. Zodra je contract ingaat, wordt je testaccount omgezet naar je daadwerkelijke account, inclusief alle functionaliteiten die zijn inbegrepen in het pakket dat je hebt geboekt. Alle instellingen die tot op dat moment zijn gemaakt, worden overgenomen.

Als je de functionaliteiten die bij je pakket zijn inbegrepen wilt uitbreiden, kun je hier klikken voor informatie over een upgrade van je Personio-account. Voor een overzicht van de verschillende beschikbare pakketten kun je terecht op onze website.

Gebruik de tijd tot het begin van de implementatie om alle benodigde gegevens te verzamelen. Dit is vooral van belang als je je medewerkersgegevens nog niet in elektronische vorm hebt of als je medewerkersgegevens extern moet opvragen. In Personio heb je de mogelijkheid om medewerkersgegevens, salarissen, werkuren, afwezigheidsperiodes, verlofsaldo's en sollicitanten via Excel te importeren. 

Voor al deze importen leveren wij je de bijbehorende Excel-sjablonen .

 

De installatiewizard afronden

Voordat je je account configureert, vragen we je eerst om de installatiewizard te voltooien. Een opmerking hierover wordt weergegeven onder Instellingen > Bedrijf. De installatiewizard leidt je in drie stappen door enkele basisinstellingen voor je account. Deze kunnen indien gewenst later worden gewijzigd.

setup-process_nl.png

Zodra je de installatiewizard hebt voltooid, worden alle voorbeeldgegevens van medewerkers verwijderd, zodat je kunt beginnen met het configureren van je account. Naast het installatieproces vragen we je ook om de volgende instellingen te voltooien bij de start van de implementatie:

  • Accounteigenaren en contracteigenaren toewijzen: Ga naar Instellingen > SUPPORT > Support om accounteigenaren en contracteigenaren te definiëren. Accounteigenaren kunnen voor vragen over het account contact opnemen met de klantenservice en contracteigenaren onderhouden contact met het Customer Growth-team in verband met het abonnement. Beide rollen zijn ook bevoegd om instructies te geven in het kader van de Europese AVG.
  • Toegang voor support: Personio-medewerkers hebben standaard geen toegang tot je account. Om ondersteuning te krijgen tijdens de eerste configuratie van je account, moet je toegang verlenen aan je Implementatiemanager of ons ondersteuningsteam.
  • Gegevensverwerkingsovereenkomst (Data Processing Agreement of DPA): Personio is wettelijk verplicht om een DPA met je af te sluiten. Om administratief werk aan beide kanten te minimaliseren, bieden we de mogelijkheid om de DPA rechtstreeks in Personio te ondertekenen.

De implementatie kan niet beginnen zonder een ondertekende gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) omwille van gegevensprivacy.

 

Implementatiestappen

Bij de implementatie van Personio worden de secties Personeelsadministratie en Werving & selectie (indien van toepassing, afhankelijk van je pakket) altijd onafhankelijk van elkaar ingericht. We raden je echter aan om de sectie Personeelsadministratie te configureren voordat je met Werving & selectie aan de slag gaat. De implementatie is opgedeeld in afzonderlijke modules die je in de beoogde volgorde moet doorlopen. Hieronder vind je een lijst met Hulpcentrum-artikels en videotutorials waarin de installatie in detail wordt uitgelegd met praktische voorbeelden:

Configuratie personeelsadministratie

  1. Medewerkersgegevens importeren
  2. Kantoren, afdelingen en teams configureren
  3. Salarissen importeren
  4. Voorbereidende loonadministratie configureren
  5. Werkroosters configureren en toewijzen
  6. Afwezigheden en verlofregelingen configureren
  7. Afwezigheden importeren
  8. Medewerkersrollen en toegangsrechten controleren
  9. Goedkeuringsprocessen configureren
  10. On- en offboarding-processen configureren
  11. Documentsjablonen configureren

Configuratie werving en selectie

  1. Fases en categorieën configureren
  2. E-mailinstellingen configureren
  3. Sollicitatiegesprekken organiseren
  4. Evaluatieformulieren maken
  5. De Personio-carrièrepagina instellen
  6. Externe kanalen creëren
  7. Wervingsrollen definiëren

Je hebt ook de mogelijkheid om rondleidingen binnen de app te volgen waarin je de basisinstellingen kunt configureren en vertrouwd kunt raken met je Personio-account. Klik hier voor meer informatie over rondleidingen binnen de app. We schakelen deze graag in voor je account.

 

De implementatie afronden

Nadat je alle instellingen in Personio hebt geconfigureerd, vindt er een accountcontrole plaats. Hier ondersteunen wij je ook met tal van materialen, zoals artikelen over best practices en checklists.

Mocht je de implementatie niet binnen de geplande termijn kunnen voltooien, dan heb je de mogelijkheid deze tegen een extra vergoeding te verlengen.

De implementatie wordt afgerond door je medewerkers uit te nodigen voor Personio. Nadat de implementatie is voltooid, zal het implementatieteam je account overdragen aan ons klantenserviceteam. Je kunt dan per e-mail of telefoon contact opnemen met onze collega's bij vragen of problemen waarvoor je geen antwoorden hebt gevonden in het Helpcentrum of in onze Community.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.