Dit artikel biedt een overzicht van je implementatie van Personio. Het doel van het implementatieproces is om je account te configureren op basis van de specifieke behoeften van je bedrijf, en om uitgebreide kennis op te doen om Personio zo goed mogelijk te integreren in je dagelijkse werkzaamheden.

Voordat je aan de slag gaat

Nadat je hebt besloten Personio te gebruiken, ontvang je van je verkoopcontact de eerste belangrijke informatie over het implementatieproces.

Voor de officieel afgesproken startdatum van de implementatie heb je de tijd om de implementatie voor te bereiden. 

1. Registreer je voor ons webinar over de voorbereiding op je implementatie voor meer informatie over de essentiële stappen die je moet uitvoeren voordat je met de implementatie begint.
2. Verzamel alle benodigde gegevens, zoals medewerkersgegevens, salarissen, werkuren, afwezigheidsperiodes, verlofsaldo's en sollicitanten, om de verschillende importen voor te bereiden die je tijdens de implementatie moet uitvoeren. Je kunt nu al beginnen met het invullen van deze Excel-importen:

Bovendien kun je handmatig, via de importfunctie voor meerdere documenten of via een API-integratie bestaande medewerkersdocumenten importeren in Personio. Alle technische documentatie is te vinden in onze Developer Hub.

Opmerking
Afhankelijk van de aard van je bestaande gegevens kan het importeren van medewerkersgegevens en afwezigheden een aanzienlijke hoeveelheid tijd in beslag nemen. Zorg dat je alles hebt voorbereid voordat je met de implementatie begint.

Tip
Meer informatie over importen vind je in onze artikelen Een import uitvoeren en Waarom werkt de import niet?. 

Contactpersoon en implementatieduur

Het Implementatieteam neemt voor of uiterlijk bij het begin van de implementatie contact met je op om je van alle benodigde informatie en middelen te voorzien.

Het implementatiemateriaal geeft je een specifieke tijdlijn om al je instellingen en importen uit te voeren. We vragen je om voldoende tijd in te plannen en te zorgen dat je implementatie binnen de gestelde periode is voltooid.

Zorg er daarnaast voor dat de verantwoordelijken binnen je bedrijf beschikbaar zijn om indien nodig te helpen bij het implementatieproces.

Voorbereiding

Je krijgt toegang tot je account op mijnaccount.personio.de. Om je een eerste indruk te geven van hoe Personio kan worden ingesteld, bevat je account al enkele configuraties, medewerkers en sjablonen. Op basis van deze instellingen kun je je account aanpassen aan jouw specifieke wensen. Zodra je contract ingaat, wordt je testaccount omgezet naar je daadwerkelijke account, inclusief alle functionaliteiten die zijn inbegrepen in het pakket dat je hebt geboekt. Alle instellingen die tot op dat moment zijn gemaakt, worden overgenomen.

Als je de functionaliteiten die bij je pakket zijn inbegrepen wilt uitbreiden, lees dan ons artikel Hoe voer ik een upgrade uit? Voor een overzicht van de verschillende beschikbare pakketten kun je terecht op onze website.

1. De installatiewizard afronden
   

   Voordat je je account configureert, vragen we je eerst om de installatiewizard te voltooien. Een notitie hierover wordt weergegeven onder Instellingen > Bedrijf. De installatiewizard leidt je in drie stappen door enkele basisinstellingen voor je account. Deze kunnen indien gewenst later worden gewijzigd.
   Nadat je de installatiewizard hebt voltooid, worden alle voorbeeldpersoneelsgegevens verwijderd, zodat je kunt beginnen met het configureren van je account.
   
   
   
   

2. Verwerkersovereenkomst (VWO)
   

   Personio is wettelijk verplicht om een verwerkersovereenkomst met je af te sluiten. Om administratief werk aan beide kanten te minimaliseren, bieden we de mogelijkheid om de VWO rechtstreeks in Personio te ondertekenen.
   
   

   Opmerking
   Om redenen van gegevensbescherming kan de implementatie niet beginnen zonder een ondertekende VWO.

3. Accounteigenaren en contracteigenaren
   

   Je moet je accounteigenaren en contracteigenaren definiëren onder Instellingen > Support > Support. Accounteigenaren kunnen voor technische vragen contact opnemen met de klantenservice. Contracteigenaren kunnen voor vragen over het abonnement contact opnemen het Customer Growth-team. Deze medewerkers zijn ook bevoegd om instructies te geven in het kader van de Europese AVG.
   
   

4. Toegang voor support
   

   Personio-medewerkers hebben standaard geen toegang tot je account. Om ondersteuning te krijgen tijdens de eerste configuratie van je account, moet je toegang verlenen aan je Implementatiemanager of ons ondersteuningsteam.
   
   

5. Betalingsgegevens
   

   Je moet ook zorgen dat je betalingsgegevens zijn ingevuld onder Instellingen > Support > Pakket & Facturatie > Betalingsgegevens. 

Implementatiestappen

Tijdens de implementatie moet je zelf verschillende medewerkersgegevens configureren en importeren. Onze ondersteuningsmaterialen, zoals onze Helpcenter-artikelen, interactieve rondleidingen en Community, zijn beschikbaar om je tijdens dit proces te helpen. 

Voor elke module vind je stapsgewijze informatie om je instellingen te configureren en een artikel waarmee je kunt controleren dat verplichte taken zijn uitgevoerd.

Als je de module Werving & selectie hebt aangeschaft, wordt dit gedeelte onafhankelijk van de Personeelsadministratie ingesteld.

Inleiding tot andere productgebieden

Er zijn nog meer functies die je op een later moment kunt instellen in Personio. In de volgende artikelen vind je meer informatie over deze productgebieden:

• Overzicht van het gedeelte 'Performance & ontwikkeling' in Personio
• Overzicht van Personio Conversations
• Overzicht van de stappen voor het instellen van de DATEV-integratie en beschikbare ondersteuningsmiddelen

De implementatie afronden

Nadat je alle instellingen in Personio hebt doorgevoerd, vindt er een accountcontrole plaats. Alle instellingen moeten correct zijn geconfigureerd om je implementatie te voltooien. Je kunt de kwaliteitscontroleartikelen voor elke module raadplegen om te controleren of alle instellingen zijn uitgevoerd. Je kunt ook deelnemen aan ons webinar over kwaliteitscontrole voor meer informatie. 

Als je denkt dat je de implementatie niet op tijd kunt voltooien, kun je contact opnemen met het implementatieteam via Vind antwoorden. 

De implementatie is voltooid als je na je accountcontrole groen licht krijgt. Daarna kun je je medewerkers uitnodigen voor Personio.

Nadat de implementatie is voltooid, zal het implementatieteam je account overdragen aan ons klantenserviceteam. Je kunt dan per e-mail of telefoon contact opnemen met onze collega's bij vragen of problemen waarvoor je geen antwoorden hebt gevonden in het Hulpcentrum of in onze Community.

Ondersteuning krijgen

Na je implementatie behoud je toegang tot de hulpbronnen die je hebt gebruikt om je accounts in te stellen, zoals ons Helpcentrum en de interactieve rondleidingen. In onze Community kun je meer ondersteuning, best practices en antwoorden op vragen vinden. Wij raden je aan om het gedeelte 'Vind antwoorden' in je account te doorzoeken voor toegang tot al onze beschikbare hulpbronnen.

Als je meer ondersteuning nodig hebt, kunnen de account- en contracteigenaren contact opnemen met ons klantenserviceteam via 'Vind antwoorden'.