Herinneringen instellen voor feedbackgesprekken

 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je bepaalde medewerkers kunt herinneren aan eenmalige en terugkerende feedbackgesprekken.

 

Je kunt bijvoorbeeld medewerkers in leidinggevende posities eraan herinneren dat het tijd is voor feedbackgesprekken (zoals jaarlijkse beoordelingen en gesprekken over professionele ontwikkeling).

In dit artikel kijken we naar twee verschillende soorten feedbackgesprekken als voorbeelden.

Voorbeeld 1: Feedbackherinneringen op basis van de aanstellingsdatum van de medewerker

Voorbeeld 2: Feedbackherinneringen op vaste momenten in het kalenderjaar

Om de herinneringsfunctie voor feedbackgesprekken te kunnen gebruiken, moet je eerst het volgende doen.

Klik hier voor meer handige voorbeelden van hoe je herinneringsfuncties kunt gebruiken, zoals bijvoorbeeld voor verjaardagen.

 

Voorbereidende stappen

Een nieuwe medewerkerssectie en nieuwe medewerkersattributen aanmaken

Je kunt je door Personio laten herinneren aan alle attributen van het type Datum. Het is daarom belangrijk om de verschillende soorten feedbackgesprekken als attributen in te stellen.

  • Ga naar Instellingen > Medewerkersgegevens > Sectie creëren en voeg een nieuwe sectie toe voor feedbackgesprekken. Klik hier voor meer informatie over het aanmaken van een nieuwe sectie in het medewerkersprofiel.
  • Voeg nu in de nieuwe sectie een nieuw Datumattribuut toe voor ieder feedbackgesprek dat geen verband houdt met de aanstellingsdatum van de medewerker. Ga hiervoor naar Instellingen > Medewerkersgegevens > Attribuut toevoegen.

feedback-meeting-attribute_nl.png

Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen > Toegangsrechten en wijs aan elke toepasselijke medewerkersrol ten minste weergaverechten toe voor de sectie (bijv. Feedbackgesprekken), zodat je later herinneringen kunt invoeren. Klik hier voor meer informatie over het instellen en beheren van medewerkersrollen.
De toegang voor leidinggevenden kan gemakkelijk worden toegewezen via de rol Alle medewerkers. Schakel het selectievakje Mijn ondergeschikten in om weergave- of bewerkingsrechten toe te kennen aan alle leidinggevenden, voor de medewerkers waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Klik hier voor meer informatie over de term Mijn ondergeschikten in Personio.


Een sjabloon maken om de gegevens te importeren

Met de importfunctie kun je ingeplande feedbackgesprekken die al zijn ingesteld in bulk uploaden.

Gebruik de exportfunctie in de medewerkerslijst om een importsjabloon voor de afspraken te genereren. Ga via de medewerkerslijst naar de exportfunctie en exporteer, naast het e-mailadres, alle gewenste attributen die betrekking hebben op feedbackgesprekken.

feedback-meeting-export_nl.png

Lees dit artikel voor meer informatie over de exportfunctie in de medewerkerslijst.

Gebruik het geëxporteerde bestand als importsjabloon en vul het in met de feedbackafspraken (DD.MM.YY) voor je medewerkers.

Houd hierbij in gedachten dat je alleen aankomende afspraken hoeft in te voeren. In de volgende stappen leggen we uit hoe je hiervoor jaarlijks terugkerende herinneringen kunt configureren.

 

Voorbeeld 1: Feedbackherinneringen op basis van de aanstellingsdatum van de medewerker

Deze optie raden we aan wanneer je feedbackgesprekken voert tijdens de proefperiode en een herinnering wilt instellen, zodat je medewerkers zich kunnen voorbereiden op deze afspraken. De geplande datums zijn afhankelijk van de aanstellingsdatum van de medewerker: daarom vinden de gesprekken op verschillende momenten tijdens het kalenderjaar plaats.

    1. Kies op welk moment binnen de proeftijd de gesprekken moeten plaatsvinden. Plan bijvoorbeeld drie maanden na de aanstellingsdatum een 'gesprek halverwege de proeftijd', en zes maanden na de aanstellingsdatum een 'gesprek bij afronding van de proeftijd'.
    2. Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen en selecteer de rol waarvan je wilt dat ze herinneringen ontvangen voor de feedbackgesprekken, bijv. alle leidinggevenden.
    3. Via het tabblad Herinneringen kun je een nieuwe herinnering instellen voor het medewerkersattribuut Aanstellingsdatum van alle medewerkers, bijvoorbeeld 14 weken later. Door 'Herinner Alle medewerkers aan de Aanstellingsdatum van Mijn ondergeschikten' te selecteren, wordt de herinnering geactiveerd voor alle medewerkers die zijn ingesteld als leidinggevenden in hun medewerkersprofiel.
    4. Om ervoor te zorgen dat herinneringen voor feedbackgesprekken niet automatisch verlopen, raden we je aan om ze in te stellen als 'Notificaties die niet vervallen'.

      feedback-meeting-reminder-hire-date_nl.png
    5. Stel een andere herinnering in voor het medewerkersattribuut 'Einde proeftijd' van alle medewerkers, bijvoorbeeld twee weken voordat de proeftijd eindigt. Voer een opmerking in, zoals 'Organiseer halfjaarlijks gesprek'.

Zo herinner je de relevante rollen er tijdig aan (bijv. twee weken voor het einde van de eerste helft, en twee weken voor het einde van de proefperiode) om de gesprekken in te plannen.

Je kunt deze herinneringen ook gebruiken wanneer de gesprekken na afloop van de proefperiode even vaak blijven voorkomen en ze nog steeds worden gepland in verhouding tot de aanstellingsdatum. Dit doet je door het vakje Herinneringsworkflow jaarlijks herhalen aan te vinken.

Zorg ervoor dat de medewerkers waarvan je wilt dat ze een herinnering ontvangen op zijn minst het recht hebben om de secties die de relevante attributen bevatten te bekijken. Klik hier voor meer informatie over Toegangsrechten.

 

Voorbeeld 2: Feedbackherinneringen op vaste momenten in het kalenderjaar

Deze optie wordt aanbevolen voor medewerkersgesprekken die op specifieke tijdstippen in het kalenderjaar moeten plaatsvinden, ongeacht de aanstellingsdatum.

  1. Voer datums voor aankomende feedbackgesprekken in het importsjabloon in, bijvoorbeeld voor het 'jaarlijks gesprek'. Kies een vaste datum in het kalenderjaar, bijvoorbeeld in juni voor het 'halfjaarlijkse gesprek' en in december voor het 'jaarlijkse gesprek'. Je kunt de datums ook handmatig in het medewerkersprofiel invoeren (attribuut halfjaarlijks/jaarlijks gesprek).
  2. Importeer de datums via Importen > Massa-upload van medewerkers . Klik hier voor meer informatie over importen.
  3. Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen en selecteer de medewerkersrol waarvan je wilt dat ze aan de gesprekken herinnerd worden, bijv. Alle medewerkers.
  4. Selecteer het tabblad Herinneringen voor deze rol. Maak een nieuwe herinnering aan voor het medewerkersattribuut 'Jaarlijks gesprek' voor alle medewerkers. Vink het vakje Herinneringsworkflow jaarlijks herhalen aan om de herinnering voor volgende jaren in te stellen. Door 'Herinner Alle werknemers aan 'Jaarlijks gesprek' van Mijn ondergeschikten' te selecteren, wordt de herinnering geactiveerd voor alle medewerkers die in hun medewerkersprofiel zijn ingesteld als leidinggevenden.
    Voeg een opmerking toe, bijv. 'Organiseer het jaarlijks gesprek.'
    feedback-meeting-reminder-fixed-dates_nl.png

Op die manier ontvangen leidinggevenden ieder jaar, één week voor de datum die is ingevoerd in het medewerkersprofiel, een herinnering voor een jaarlijks beoordelingsgesprek.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel