Dit artikel gaat over workflows. Je kunt al je workflows aanmaken en opvolgen vanuit de Workflow Hub.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je regelsets configureert voor speciale goedkeuringsworkflows die afwijken van de standaard goedkeuringsworkflow.

Wat zijn regelsets in goedkeuringsworkflows?

In sommige gevallen is het nodig om bepaalde medewerkers vrij te stellen van een standaard goedkeuringsworkflow en voor individuele of groepen medewerkers een ander proces in te stellen. In Personio kun je dit doen door speciale regelsets toe te voegen voor afwezigheidstypes, aanwezigheid of medewerkersgegevens. Regelsets zijn specifieke regels die verschillende goedkeuringsprocessen instellen voor specifieke medewerkersgroepen die worden gedefinieerd door een personeelsfilter.

Een regelset aanmaken

1. Personeelsfilters configureren

Voordat je een regelset instelt, moet je personeelsfilters configureren om te zorgen dat de goedkeuringsworkflow alleen wordt toegepast op een bepaalde groep medewerkers.

1. Ga naar Instellingen > Goedkeuringen en kies het gewenste tabblad voor afwezigheid, aanwezigheid of medewerkersgegevens.
2. Ga naar Personeelsfilters beheren. 
3. Maak een nieuwe personeelsfilter aan door Nieuwe filter toevoegen te selecteren en vervolgens op het plusteken te klikken.
4. Definieer de gewenste criteria voor je filter met Regel toevoegen en sla de instellingen op zodra je al de vereiste criteria geselecteerd hebt.

Het standaard goedkeuringsproces wordt automatisch toegepast op alle medewerkers die niet voldoen aan de gedefinieerde criteria.

De volgende regels zijn van toepassing op personeelsfilters:

• Voor iedere personeelsfilter moet ten minste één regel worden gedefinieerd.
• Een personeelsfilter kan niet meer dan één regel van het type 'is gelijk aan' opslaan voor hetzelfde attribuut, omdat filtercriteria altijd worden gekoppeld door EN-logica: de filter wordt alleen toegepast op medewerkers die aan alle ingevoerde criteria voldoen.
  Voorbeeld: als de regels in een personeelsfilter Afdeling is gelijk aan Marketing en Afdeling is gelijk aan Sales zijn, zoekt Personio naar alle medewerkers die op de afdeling Marketing EN op de afdeling Sales werken.
• Binnen een goedkeuringsgebied kan er geen overlap zijn tussen meerdere personeelsfilters of regelsets. Iedere medewerker kan aan slechts één regelset onderhevig zijn.
  Voorbeeld: om een aangepast goedkeuringsproces op te zetten voor de verlofaanvragen van alle medewerkers van de afdeling Marketing, maak je een regelset aan voor de filter Afdeling is gelijk aan Marketing (in het onderstaande voorbeeld in blauw weergegeven).
  Om een speciaal proces te definiëren voor medewerkers op het kantoor in New York, stel je een regelset in voor de filter Kantoor is gelijk aan New York (in het onderstaande voorbeeld in wit weergegeven).
  De combinatie levert een probleem op, omdat medewerkers van de afdeling Marketing in New York nu onder twee verschillende filters vallen. In dit geval kan Personio geen uniek goedkeuringsproces toewijzen, en wordt de eerst gemaakte regelset standaard toegepast.

Als overlappende regelsets van toepassing zijn op dezelfde medewerker, wordt de eerst gemaakte regelset toegepast. Zorg daarom dat slechts één regelset van toepassing is op elke medewerker.

2. Een nieuwe regelset toevoegen.

Nadat je de personeelsfilter hebt ingesteld, kun je de regelset voor de medewerkers in de gefilterde groep toevoegen.

1. Ga naar Instellingen > Goedkeuringen en kies het gewenste tabblad voor afwezigheid, aanwezigheid of medewerkersgegevens.
2. Klik op Nieuwe regelset toevoegen.
3. Selecteer de gewenste personeelsfilter en klik op Toevoegen.
4. Klik op Goedkeuringsstap toevoegen om de goedkeuringsstappen te definiëren en sla je invoer op zodra je de vereiste stappen hebt ingesteld.

Voor speciale goedkeuringsworkflows kun je één tot zes goedkeuringsstappen toevoegen. Voor iedere goedkeuringsstap kun je kiezen uit vier opties in het vervolgkeuzemenu: