Goedkeuringsprocessen kunnen variëren afhankelijk van medewerkersgroep, afdeling, locatie, enzovoort. Je kunt met filters en regels aangepaste goedkeuringsstappen maken voor specifieke medewerkersgroepen. Zodra je een regelset toevoegt, zijn medewerkers die voldoen aan de criteria van de filter vrijgesteld van de standaard goedkeuringsworkflow. Je kunt dan voor deze medewerkers afwijkende goedkeuringsstappen instellen.
Om een goedkeuringsproces op maat te maken, moet je:
- Een personeelsfilter maken.
- Een regelset toevoegen in de goedkeuringsinstellingen en het personeelsfilter gebruiken.
Personeelsfilters
Personeelsfilters definiëren de criteria waaraan een medewerker moet voldoen om een aangepast goedkeuringsproces toegewezen te krijgen. Als je een filter maakt, kun je in Personio regels toevoegen op basis van attributen. Voeg bijvoorbeeld een regel toe waarin medewerkers bijvoorbeeld een specifieke rol, status, aanstellingsdatum moeten hebben om door het filter te worden meegenomen.
Een personeelsfilter maken
Volg deze stappen om een personeelsfilter aan te maken:
- Ga naar de goedkeuringsinstellingen via Instellingen > Automatisering > Goedkeuringen.
- Selecteer het relevante tabblad (aanwezigheid, medewerkersgegevens of afwezigheidstype) waarvoor een aangepast goedkeuringsproces vereist is.
- Klik op Personeelsfilters beheren.
- Voer in het tekstvak een naam in voor het filter in en klik op het plusteken.
- Het nieuwe filter wordt weergegeven. Klik op (Bewerken).
- Klik op + Regel toevoegen en gebruik de vervolgkeuzemenu's om te filteren op attribuut. Klik op Indienen.
- Is gelijk aan: bevat alle medewerkers die voldoen aan de criteria van het filter.
- Is niet gelijk aan: sluit alle medewerkers uit die voldoen aan de criteria van het filter.
- Voeg meer regels toe om het filter te verfijnen. Je kunt de regel 'is gelijk aan' maar één keer per attribuut gebruiken. Zie Regels en logica voor personeelsfilters.
- Klik op Submit.
Zodra je een personeelsfilter hebt gemaakt, moet je een regelset toevoegen aan het goedkeuringsproces.
Voorbeeldconfiguratie:
Planeta wil een aangepast goedkeuringsproces maken voor alle medewerkers van de marketingafdeling van hun kantoor in New York. Om een filter voor deze medewerkersgroep maken, voegen ze de volgende regels toe aan het filter:
- Regel 1: Afdeling is gelijk aan Marketing
- Regel 2: Kantoor is gelijk aan New York
Opmerking:
Controleer de logica van personeelsfilters om overlappende regels te voorkomen en zorg ervoor dat je zo nauwkeurig mogelijke filters maakt.
Regels en logica voor personeelsfilters
Bij het maken van een personeelsfilter gelden de volgende regels:
- Criteria worden gekoppeld door middel van EN-logica. Een filter is alleen van toepassing op medewerkers die voldoen aan alle criteria die binnen de regels zijn ingevoerd.
- Een personeelsfilter kan niet meer dan één 'gelijk aan'-regel bevatten voor hetzelfde attribuut. Je kunt bijvoorbeeld niet zowel de regel 'Afdeling is gelijk aan Marketing' als de regel 'Afdeling is gelijk aan Klantenservice' in hetzelfde filter opnemen.
- Om meer dan één regel voor hetzelfde attribuut op te nemen, gebruik je de omgekeerde logica. Voeg meerdere keren een 'is niet gelijk aan'-regel toe tot je alle onnodige attributen hebt uitgesloten.
- Er kan slechts één regelset van toepassing zijn op een medewerker. Als er overlappende regelsets van toepassing zijn op dezelfde medewerker, wordt de regelset toegepast die als laatste is gemaakt.
Voorbeeld van een scenario met overlappende regels
Planeta wil twee aangepaste goedkeuringsprocessen voor verlofaanvragen maken:
- Eén voor verlofaanvragen die worden ingediend door medewerkers van de afdeling verkoop.
- Eén voor verlofaanvragen die worden ingediend door medewerkers van het kantoor in Londen.
Om deze aangepaste goedkeuringsprocessen in te stellen, maakt een beheerder van Planeta afzonderlijke personeelsfilters aan:
- Eén filter bevat de regel 'Afdeling is gelijk aan verkoop'.
- Eén filter bevat de regel 'Kantoor is gelijk aan Londen'.
De beheerder van Planeta voegt twee nieuwe regelsets toe voor het afwezigheidstype 'Betaald verlof' in de goedkeuringsinstellingen. Eén regelset gebruikt de filter voor medewerkers van de afdeling verkoop en een andere regelset gebruikt de filter voor medewerkers van het kantoor in Londen.
Probleem: deze combinatie bevat overlap. Medewerkers van het kantoor in Londen die werken op de afdeling verkoop zijn nu opgenomen in twee verschillende filters. In dit geval kan Personio geen aangepast goedkeuringsproces toewijzen en wordt standaard de regelset gebruikt die als laatste is gemaakt, in dit geval 'Kantoor gelijk aan New York'.
Oplossing: de beheerder van Planeta kan deze overlap voorkomen door het filter 'Kantoor is gelijk aan Londen' te verfijnen. Ze kunnen nog een regel toevoegen: 'Afdeling is niet gelijk aan verkoop'.
Regelsets
Nadat je een personeelsfilter hebt gemaakt, moet je een regelset toevoegen aan de goedkeuring waarvoor een aangepast proces vereist is.
Een regelset toevoegen aan een goedkeuringsproces
Voer de volgende stappen uit om een regelset toe te voegen en een aangepast goedkeuringsproces te maken:
- Ga naar Instellingen > Workflows > Goedkeuringen.
- Selecteer het relevante tabblad (afwezigheid, aanwezigheid of medewerkersgegevens) waarvoor een aangepast goedkeuringsproces nodig is.
- Klik op Nieuwe regelset toevoegen.
- Selecteer het relevante personeelsfilter en klik op Toevoegen.
- Klik op Goedkeuringsstap toevoegen en definieer de reeks goedkeuringsstappen voor de gefilterde medewerkersgroep. Voeg maximaal zes stappen toe.
- Klik op Opslaan.
De stappen die in de regelset worden beschreven, zijn van toepassing op alle medewerkers die voldoen aan de criteria van het geselecteerde filter. Herhaal de stappen hierboven voor elk gebied (afwezighed, aanwezigheid, medewerkersgegevens) waarvoor dit aangepaste goedkeuringsprocessen van toepassing is.
Voorbeeldregelsets
Aangepaste goedkeuring voor een specifieke medewerkersgroep
Het standaard goedkeuringsproces van Planeta vereist dat leidinggevenden aanvragen voor betaald verlof goedkeuren. Maar Planeta vereist dat alle verzoeken voor betaald verlof die worden ingediend door medewerkers van de afdeling Klantenservice worden goedgekeurd door het hoofd Klantenservice. Om een aangepaste goedkeuring te maken, moet een beheerder van Planeta het volgende doen:
- Een personeelsfilter aanmaken met de naam 'afdeling klantenservice'.
- Een regel aan het filter toevoegen: 'Afdeling is gelijk aan klantenservice'.
Opmerking: Het hoofd Klantenservice is ook opgenomen in de afdeling, dus de beheerder moet nog een regel toevoegen om hem of haar uit te sluiten: 'Functie is niet gelijk aan afdelingshoofd'. - In de goedkeuringsinstellingen een regelset toevoegen aan het afwezigheidstabblad Betaald verlof.
- Het filter 'Afdeling klantenservice' selecteren.
- De goedkeuringsstap 'Medewerkers met de rol afdelingshoofd klantenservice' toevoegen.
Aangepaste goedkeuring voor een specifieke persoon
Het standaard goedkeuringsproces van Planeta voor aanvragen voor onbetaald verlof vereist de goedkeuring van een leidinggevende. Maar Planeta vereist goedkeuring van de CEO voor alle verzoeken voor onbetaald verlof die worden ingediend door een specifieke persoon, Jan Jansen. Om deze aangepaste goedkeuring te maken, moet een beheerder van Planeta het volgende doen:
- Een personeelsfilter aanmaken met de naam 'Jan Jansen'.
- Een regel aan het filter toevoegen: 'E-mailadres is gelijk aan janjansen@planeta.com'.
- Een regelset toevoegen op het tabblad Onbetaald verlof van de goedkeuringsinstellingen .
- Het filter 'Jan Jansen' selecteren.
- De goedkeuringsstap 'Medewerkers met de rol CEO' toevoegen.
Opmerking:
Je moet dit goedkeuringsproces bijwerken als Jan Jansen het bedrijf verlaat. Anders worden alle aanvragen die normaal de goedkeuring van Jan Jansen vereisen, automatisch goedgekeurd.