Meld je aan via de schakelaar om onze nieuwe functie voor overlappende afwezigheden uit te proberen. Hieronder vind je meer informatie.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je je bedrijfskalender instelt. Je medewerkers gebruiken de kalender om de afwezigheden en werkdagen van andere medewerkers te controleren en zelf afwezigheden aan te vragen.

Bepalen welke afwezigheden in de kalender worden weergegeven

Gebruikers met de toegangsrechten Accountconfiguratie > Kalenders kunnen bepalen welke afwezigheden in de kalender worden weergegeven. In de kalender worden deze afwezigheden alleen als algemene afwezigheid weergegeven. Er wordt dus niet getoond om welke type afwezigheid het precies gaat. Volg deze stappen:

1. Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden >  Afwezigheidskalender.
2. Vink de vakjes aan voor de afwezigheidstypes die je in de kalender wilt weergeven.
3. Pas de wijzigingen toe.

Als je meer gedetailleerde informatie wilt weergeven, moet je aanvullende toegangsrechten toekennen voor afwezigheidstypes, zoals hieronder beschreven bij stap 3.

Wanneer je een nieuw afwezigheidstype aanmaakt, wordt het niet weergegeven in de afwezigheidskalender. Je moet het handmatig toevoegen door bovenstaande stappen te volgen.

Je medewerkers toegang geven tot de afwezigheidskalender

Standaard hebben alle medewerkers toegang tot de Ik-weergave in de afwezigheidskalender. Volg onderstaande stappen om ervoor te zorgen dat ook de afwezigheden van andere medewerkers in hun kalender getoond worden.

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
2. Selecteer de betreffende medewerkersrol en ga naar het tabblad Kalenders. Om privacyredenen raden we aan om de rol Alle medewerkers minimale toegangsrechten voor de afwezigheidskalender te geven.
3. Selecteer voor elk vervolgkeuzemenu een toegangsgebied. Hiermee bepaal je welke afwezigheden van medewerkers in de kalender worden weergegeven voor die specifieke rol. Dit zijn de beschikbare secties:
   1. iCal-abonnement: gebeurtenissen die via een iCal-link naar andere agenda-apps worden geëxporteerd . 
   2. Afwezigheidskalender (afwezigheden): algemene afwezigheidsinformatie zoals ingesteld in de vorige sectie .
   3. Afwezigheidstypes: meer gedetailleerde afwezigheidsinformatie, waaronder het type afwezigheid en niet-goedgekeurde afwezigheden. In deze sectie staan alle bestaande afwezigheidstypes.
4. Pas de wijzigingen toe.

Toegangsrechten voor de kalender gelden alleen voor de afwezigheidskalender en niet voor het tabblad Afwezigheid van individuele medewerkers. De toegangsrechten die hier zijn ingesteld, kunnen zwaarder wegen dan de weergaverechten op het tabblad Toegangsrechten.

Best practice: rechten voor de afwezigheidskalender

De volgende tabel geeft je een voorbeeld van beproefde toegangsrechten voor de afwezigheidskalender. De tabel bevat de meest voorkomende medewerkersrollen en afwezigheidstypen.

Overlappende afwezigheden weergeven (NIEUW)

Voor aanvragen van wettelijk verlof kunnen je medewerkers nu zien of hun collega's verlof hebben gepland op dezelfde datums die zij aanvragen.

• Het systeem controleert en toont dit automatisch voor medewerkers uit hetzelfde team (of van dezelfde afdeling als je geen teams hebt ingesteld).
• Hiervoor gelden dezelfde toegangsrechten als voor de Afwezigheidskalender. Als medewerkers de juiste toegangsrechten hebben onder Afwezigheidskalender > Afwezigheden of onder Afwezigheidstypes, kunnen ze de afwezigheidsperiodes van medewerkers binnen hun team (of afdeling) bekijken.