Dit artikel gaat over workflows. Je kunt al je workflows aanmaken en opvolgen vanuit de Workflow Hub.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je in Personio een workflow instelt waarbij je medewerkers automatisch een verzoek krijgen om een document te uploaden bij het aanvragen van bepaalde afwezigheden (zoals een medisch document voor ziekteverlof).

Wat is een goedkeuringsworkflow met een verzoek om een document?

Een goedkeuringsworkflow is een reeks goedkeuringsstappen die in een bepaalde volgorde moeten worden voltooid.

Goedkeuringsworkflows zijn handig voor bedrijfsprocessen zoals het aanvragen van ziekteverlof, waarbij het doorgaans verplicht is om een medisch document te uploaden na een bepaald aantal afwezigheidsdagen.

Volg de onderstaande stappen als je een verzoek om een document wilt toevoegen aan een bestaande goedkeuringsworkflow voor afwezigheid.

Opmerking
Om ervoor te zorgen dat medewerkers een document kunnen uploaden als onderdeel van een workflow, moet je ze voorstelrechten geven voor het tabblad Documenten.

De goedkeuringsworkflow instellen met een verzoek om een document

1. Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid, selecteer het afwezigheidstype (bijvoorbeeld 'Ziekteverlof') en klik op Bewerken.
2. Ga naar Document en vervanging, klik op Document en vul in na hoeveel dagen een document moet worden opgevraagd.
   

   Tip
   Als je '3' invult, wordt de medewerker op de derde dag afwezigheid (na dag twee, op de ochtend van de derde dag) gevraagd om het document te uploaden. Weekenddagen worden niet meegeteld.

   Opmerking
   De notificatie over het document wordt geactiveerd als het aantal afwezigheidsdagen de limiet overschrijdt. Hierbij maakt het niet uit of ze als losse dagen of als één periode zijn ingevoerd.

3. Ga naar Instellingen > Workflows > Goedkeuringen > [Afwezigheidstype] om de goedkeuringsworkflow in te stellen. Je kunt de standaard goedkeuringsworkflow of een speciale regelset maken of bijwerken.
4. Zodra de medewerker een afwezigheid heeft aangevraagd en de periode waarna een document is vereist is verstreken, wordt het verzoek om een document automatisch geactiveerd (mits de afwezigheid is ingevoerd als een enkele afwezigheidsperiode).
5. De medewerker kan het document vervolgens op ieder moment uploaden door op de betreffende afwezigheidsperiode te klikken onder Medewerkersprofiel > tabblad Afwezigheid.
   

   Opmerking 
   Als je een Personio-klant in Duitsland bent, hoeven je medewerkers met een wettelijke of andere (niet-particuliere) ziektekostenverzekering in het geval van ziekteverlof en een medisch document niet handmatig een medisch document in Personio te uploaden. Er wordt automatisch een digitale versie van het document (eAU) naar de ziektekostenverzekering van de medewerker gestuurd en je hoeft dit alleen maar handmatig of automatisch (via de DATEV-integratie) op te halen. Als je de DATEV-integratie hebt ingeschakeld, kun je de status van het eAU-document van de medewerker controleren onder de betreffende afwezigheidsperiode.