In dit artikel worden medewerkersrollen uitgelegd. Er wordt ook uitgelegd hoe je medewerkers kunt toevoegen aan of verwijderen uit zowel aangepaste als vooraf ingestelde medewerkersrollen. Voor elke medewerkersrol moet je ook toegangsrechten, kalendertoegangsrechten en andere beveiligingsinstellingen configureren. 

Soorten medewerkersrollen

Er zijn twee soorten medewerkersrollen in Personio: vooraf ingestelde medewerkersrollen en aangepaste medewerkersrollen.

Vooraf ingestelde medewerkersrollen

Vooraf ingestelde medewerkersrollen zijn gekoppeld aan andere functionaliteiten in Personio. Je kunt ze niet volledig bewerken.

• De rol Alle medewerkers: deze rol omvat alle actieve medewerkers. Elke nieuwe medewerker wordt automatisch toegevoegd aan deze rol. Dit betekent dat je medewerkers niet handmatig kunt toevoegen aan of verwijderen uit deze rol. Je kunt deze rol ook niet verwijderen of de naam ervan wijzigen.
• De rol Beheerder (of iedere rol met beheerdersrechten): er zijn geen medewerkers die automatisch worden toegevoegd aan deze rol. Je kunt medewerkers alleen handmatig toevoegen of verwijderen. Je kunt de naam van deze rol wijzigen, maar je kunt de rol niet verwijderen, omdat er altijd minimaal één medewerker met deze rol moet zijn. 
  
  

Aangepaste medewerkersrollen

Aangepaste medewerkersrollen zijn niet gekoppeld aan andere functionaliteiten in Personio. Je kunt deze rollen volledig bewerken. Je kunt zoveel extra aangepaste medewerkersrollen aanmaken als je nodig hebt. Enkele voorbeelden zijn de rol HR-manager, de rol Management en de rol Stagiair. 

Je hoeft geen aangepaste medewerkersrollen te maken voor alle functies in je bedrijf. Ze dienen als een manier om medewerkers toegangsrechten te geven voor verschillende delen van Personio.

Medewerkers toevoegen aan een medewerkersrol

Om medewerkers toe te voegen aan een aangepaste medewerkersrol (of aan de vooraf ingestelde beheerdersrol):

1. Ga naar Instellingen.
2. Klik in de sectie Medewerkers op Medewerkersrollen.
3. Klik op een bestaande medewerkersrol.
4. Optioneel: maak een nieuwe aangepaste medewerkersrol aan. 
5. Selecteer op het tabblad Leden een medewerker in de kolom Beschikbare medewerkers om die medewerker toe te voegen aan de rol. In de kolom Toegevoegde medewerkers staan de medewerkers aan wie de rol momenteel is toegewezen. Voor een nieuwe aangepaste medewerkersrol bevat deze kolom nul medewerkers totdat je iemand toevoegt. 
6. Optioneel:Klik op het potloodpictogram naast de naam van de medewerkersrol om de naam te wijzigen.
7. Optioneel: klik op het pictogram met de drie puntjes rechtsboven om een rol te kopiëren of een aangepaste medewerker te verwijderen . Verwijder alle medewerkers uit een aangepaste rol voordat je deze verwijdert.
8. Sla je wijzigingen op. 

Opmerking:
Als je de status van een medewerker instelt op Inactief, wordt de medewerker niet meer weergegeven bij de toegevoegde of beschikbare medewerkers voor een rol.

Automatisch medewerkers toevoegen aan een medewerkersrol

Opmerking:
Als je niet over deze functionaliteit beschikt, kun je je interesse kenbaar maken op onze pagina voor vroege toegang.

Je kunt automatisch medewerkers aan rollen toevoegen door voorwaarden in te stellen op basis van systeem- en aangepaste attributen:

1. Ga naar Instellingen.
2. Klik in de sectie Medewerkers op Medewerkersrollen.
3. Klik op een bestaande medewerkersrol.
4. Optioneel: maak een nieuwe aangepaste medewerkersrol aan. 
5. Klik op het tabblad Leden op Geautomatiseerd om geautomatiseerde lidmaatschappen voor een rol in te schakelen.
6. Stel voorwaarden in om automatisch medewerkers aan een rol toe te voegen en medewerkers die niet meer aan de voorwaarden voldoen te verwijderen.
7. Optioneel: Voeg specifieke mensen toe of sluit ze uit, ongeacht de voorwaarden.
8. Optioneel: Bekijk een voorbeeld van de medewerkers die zijn toegevoegd aan en verwijderd uit de rol.
9. Sla je wijzigingen op.

Je kunt de volgende attributen gebruiken om voorwaarden in te stellen:

• Afdeling
• Team
• Type dienstverband
• Juridische entiteit
• Kantoor
• Status
• status van leidinggevende (met dit attribuut kun je automatisch elke leidinggevende aan een rol toevoegen).

Een medewerker uit een medewerkersrol verwijderen

Je kunt medewerkers als volgt uit een medewerkersrol verwijderen:

1. Ga naar Instellingen.
2. Klik in de sectie Medewerkers op Medewerkersrollen.
3. Klik op een bestaande medewerkersrol.
4. Klik op het tabblad Leden op een medewerker onder Toegevoegde medewerkers om de medewerker uit de rol te verwijderen. De medewerker wordt nu met een rode omlijning weergegeven onder Beschikbare medewerkers.

Toegangsrechten instellen

Nadat je alle medewerkers hebt toegewezen aan hun bijbehorende rol, kun je toegangsrechten instellen voor elke medewerkersrol. Lees meer informatie over best practices voor medewerkersrollen.

Om lege toegangsrechten te verbergen, klik je op het filterpictogram in de rechterbovenhoek van het tabblad Toegangsrechten en selecteer je Alleen toegekende rechten weergeven. Je kunt meerdere toegangsrechten toevoegen door het vakje in elke sectie aan te vinken, waardoor je tijd bespaart.

Kalenderrechten instellen

Je kunt voor elke medewerkersrol toegang tot de afwezigheidskalender instellen.

Tweefactorauthenticatie (2FA) inschakelen

Je kunt tweefactorauthenticatie inschakelen voor elke medewerkersrol. Medewerkers met die rol hebben dan een token van hun mobiele apparaat, hun e-mailadres en hun wachtwoord nodig om zich aan te melden. 

Herinneringen instellen

Je kunt voor elke rol herinneringen instellen om het dagelijkse werk van je medewerkers te vereenvoudigen. Je kunt bijvoorbeeld een herinnering instellen voor het einde van de proefperiode van medewerkers. Ontdek hoe je rolspecifieke herinneringen instelt met best practices.