Medewerkersrollen aanmaken en beheren

 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je medewerkersrollen configureert in Personio. Elke rol heeft specieke toegangsrechten, kalenderweergaven en andere beveiligingsinstellingen. 

Personio beschikt standaard over twee soorten medewerkersrollen:

  • Vooraf ingestelde medewerkersrollen: Alle medewerkers en Beheerder. Deze rollen kunnen niet worden verwijderd.
  • Aangepaste medewerkersrollen: onder meer HR-managers, Managers en Stagiairs. Deze rollen kunnen verwijderd en bewerkt worden.

Aangepaste medewerkersrollen in Personio hoeven niet overeen te komen met alle functies binnen je bedrijf.

De medewerkersrollen van Personio zijn simpelweg een manier om weergave- en toegangsrechten toe te kennen voor de verschillende onderdelen van Personio. Zo is het mogelijk om een enkele medewerkersrol aan te maken (bijvoorbeeld Topmanagement) die verschillende functies binnen je bedrijf omvat.

 

Vooraf ingestelde medewerkersrollen

Personio beschikt over twee vooraf ingestelde medewerkersrollen: Alle medewerkers en Beheerder. Het is essentieel om deze twee rollen te begrijpen zodat je andere rollen kunt configureren.

Het is een vereiste dat de rol Alle medewerkers al je actieve medewerkers bevat. Alle andere rollen zijn gebaseerd op deze rol en bevatten minimaal de configuraties die voor deze rol zijn gemaakt. Je kunt geen toegangsrechten verwijderen van een rol als de rechten zijn inbegrepen in de rol Alle medewerkers.

De rol Beheerder (of een andere rol met beheerdersrechten) is de tegenhanger van de rol Alle medewerkers en zou slechts een paar van je medewerkers moeten omvatten. Medewerkers met een beheerdersrol hebben bepaalde exclusieve rechten die niet aan een andere rol kunnen worden toegekend. Dit Helpcentrum-artikel legt uit welke privileges dat zijn.

settings-roles-admin-access-rights_nl.png

beheerders hebben de meeste toegangsrechten en kunnen dus elk verzoek handmatig goedkeuren. Zij kunnen echter ook goedkeuringsprocessen voor aanvragen activeren, zodat iemand anders die goedkeurt. De beslissing of een goedkeuringsproces al dan niet geactiveerd moet worden, moet voor elke aanvraag afzonderlijk genomen worden. Hetzelfde geldt wanneer beheerders of medewerkers met de nodige bewerkingsrechten een afwezigheid voor een andere medewerker invoeren.

 

Aangepaste medewerkersrollen

Personio beschikt ook over een aantal medewerkersrollen die je naar wens kunt aanpassen. Ga naar Instellingen > ORGANISATIE EN MEDEWERKERS > Medewerkersrollen en klik op het plusteken om extra rollen aan te maken.

settings-roles-create-new_nl.png

Het getal in de grijze cirkel naast de roltitel geeft het aantal actieve medewerkers in deze rol aan. Als je de status van een medewerker op Inactief instelt, wordt deze medewerker niet langer opgenomen in de onderstaande weergave:

settings-roles-number-active-members_nl.png

 

Medewerkersrollen beheren

Vervolgens kun je medewerkers eenvoudig toewijzen aan een rol door de individuele rollen te selecteren. Ga hiervoor naar het tabblad Leden en klik vervolgens op individuele medewerkers om hen een rol toe te wijzen. Vergeet niet je wijzigingen op te slaan voordat je de pagina verlaat. Houd er rekening mee dat alle actieve medewerkers van je bedrijf automatisch worden toegewezen aan de rol Alle medewerkers en dat je geen leden uit deze rol kunt verwijderen.

settings-roles-managing-roles_nl.png

In de rechterbovenhoek van het scherm heb je altijd de mogelijkheid om rollen te hernoemen, individuele rollen te dupliceren of rollen te verwijderen.

Voordat je een medewerkersrol verwijdert, moet je eerst alle medewerkers uit die rol verwijderen.

  

Toegangsrechten bepalen

Nadat je alle medewerkers een rol hebt toegewezen, moet je de bijbehorende toegangsrechten bepalen. Klik hier om te ontdekken hoe medewerkersrollen en toegangsrechten eruit kunnen zien.

settings-roles-acces-rights_nl.png

 

Kalenderrechten bepalen

Voor elke medewerkersrol kan individuele toegang tot de bedrijfskalender worden ingesteld. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de verschillende kalendercategorieën en het bereik van de bijbehorende weergaverechten. Klik hier voor meer informatie over het configureren van de kalender.

settings-roles-calendar_nl.png

 

Authenticatie in twee stappen inschakelen

Om de veiligheid van de gegevens die in Personio zijn opgeslagen verder te verhogen, kun je indien nodig voor elke medewerkersrol authenticatie in twee stappen inschakelen. Medewerkers die een dergelijke rol krijgen toegewezen, hebben zowel een token nodig dat op hun mobiele apparaat wordt gegenereerd, als hun e-mailadres en wachtwoord om bij Personio in te loggen. Lees dit artikel voor meer informatie over het activeren van authenticatie in twee stappen voor medewerkersrollen.

settings-roles-security_nl.png

Herinneringen instellen

 

Als je een Professional- of Enterprise-abonnement hebt, kun je je dagelijkse werk vereenvoudigen door herinneringen in te stellen in Personio. Je kunt voor elke rol aparte herinneringen instellen, bijvoorbeeld voor het einde van de proefperiode van medewerkers. Lees dit artikel voor meer informatie over het configureren van herinneringen voor medewerkersrollen.

settings-roles-reminders_nl.png

Voor meer informatie over het configureren van toegangsrechten, herinneringen en kalenderinstellingen, of als je enkele voorbeelden van best practices wilt bekijken, raadpleeg dan de desbetreffende Helpcentrum-artikelen.

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel