In dit artikel worden de twee soorten medewerkersrollen in Personio uitgelegd, en hoe je medewerkers kunt toevoegen of verwijderen aan zowel aangepaste als vooraf ingestelde medewerkersrollen. Voor elke medewerkersrol moet je ook algemene toegangsrechten, kalendertoegangsrechten en andere beveiligingsinstellingen configureren.

Soorten medewerkersrollen

Je Personio-account wordt standaard voorzien van twee soorten medewerkersrollen:

Vooraf ingestelde medewerkersrollen

Deze rollen zijn gekoppeld aan andere functionaliteiten in Personio, en kunnen daarom slechts gedeeltelijk worden bewerkt.

• • • • • ▶︎ De rol Alle medewerkers: Deze rol omvat al je actieve medewerkers. Elke nieuwe medewerker wordt automatisch toegevoegd aan deze rol, dus je kunt medewerkers niet handmatig toevoegen of verwijderen uit deze rol. Je kunt deze rol niet verwijderen of er een andere naam aan geven.
          
          ▶︎ De rol Beheerder (of elke rol met beheerdersrechten): Deze rol is de tegenhanger van de rol Alle medewerkers, en geen enkele medewerker krijgt hem automatisch toegewezen. Daarom kun je handmatig medewerkers toevoegen en verwijderen uit deze rol. Je kunt een andere naam geven aan deze rol, maar je kunt hem niet verwijderen (omdat altijd minstens één medewerker deze rol moet hebben). 
          
          

Aangepaste medewerkersrollen

Deze rollen zijn niet gekoppeld aan andere functionaliteiten in Personio, en kunnen dus vrij worden bewerkt.

Je kunt ook zoveel extra aangepaste medewerkersrollen aanmaken als je nodig hebt. Enkele voorbeelden van aangepaste medewerkersrollen zijn HR-manager, Management en Stagiair. 

Opmerking
Aangepaste medewerkersrollen in Personio hoeven niet overeen te komen met alle functies binnen je bedrijf.

De medewerkersrollen van Personio zijn simpelweg een manier om weergave- en toegangsrechten toe te kennen voor de verschillende onderdelen van Personio. Zo is het mogelijk om een enkele medewerkersrol aan te maken (bijvoorbeeld Topmanagement) die verschillende functies binnen je bedrijf omvat.

Medewerkers toevoegen aan een medewerkersrol

Volg deze stappen om medewerkers toe te voegen aan een aangepaste medewerkersrol (of aan de vooraf ingestelde beheerdersrol):

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
2. Klik op een bestaande medewerkersrol onder Medewerkersrollen, of klik op Nieuwe rol maken om een nieuwe medewerkersrol aan te maken (voer in dat geval ook een naam in en klik op Rol maken).
3. De kolom Toegevoegde medewerkers laat alle medewerkers zien die op dit moment aan de rol zijn toegevoegd. Als je een nieuwe rol aanmaakt, zal deze kolom 0 medewerkers bevatten, omdat er nog geen medewerker is toegevoegd. 
4. Klik onder Beschikbare medewerkers op een medewerker om deze toe te voegen aan de medewerkersrol. De medewerker verandert van kolom en verschijnt nu onder Toegevoegde medewerkers met een blauwe omlijning. 
5. Je kunt eventueel op het potloodpictogram naast de naam van de medewerkersrol klikken om deze te hernoemen.
6. Je kunt eventueel op het pictogram met de drie puntjes onder Nieuwe rol maken klikken om de medewerkersrol te kopiëren (een duplicaat aan te maken) of te verwijderen (alleen van toepassing op aangepaste medewerkersrollen). Om een aangepaste medewerkersrol te verwijderen, moet je eerst alle medewerkers uit de rol verwijderen.
7. Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren. 

Opmerking
Als je de status van een medewerker op Inactief zet, verschijnt de medewerker niet meer als Toegevoegde medewerker of als Beschikbare medewerker in de medewerkersrol.

Een medewerker uit een medewerkersrol verwijderen

Je kunt medewerkers uit medewerkersrollen verwijderen in de instellingen of rechtstreeks vanuit hun profiel. Volg hiervoor deze stappen:

Een medewerker verwijderen in de instellingen

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
2. Klik op een bestaande medewerkersrol onder Medewerkersrollen.
3. De kolom Toegevoegde medewerkers toont alle medewerkers die momenteel aan de rol zijn toegevoegd. Klik op een medewerker onder Toegevoegde medewerkers om ze uit de rol te verwijderen. De medewerker verschijnt nu onder Beschikbare medewerkers met een rode omlijning.

Een medewerker verwijderen via het medewerkersprofiel

1. Ga naar Mijn profiel > Rollen.
2. In de kolom Toegewezen worden alle rollen weergegeven waaraan de medewerker momenteel is toegewezen.
3. Klik op de rol die je wilt verwijderen en vervolgens op Wijzigingen opslaan.

Volgende stappen voor medewerkersrollen

Toegangsrechten instellen

Zodra je alle medewerkers hebt toegewezen aan hun bijbehorende rollen, kun je specifieke toegangsrechten configureren voor elke medewerkersrol. 

Kalenderrechten instellen

Je kunt ook specifieke toegang tot de bedrijfskalender configureren voor elke medewerkersrol.

Tweefactorauthenticatie inschakelen

Je kunt eventueel ook authenticatie in 2 stappen inschakelen voor elke medewerkersrol om de in Personio opgeslagen gegevens nog beter te beveiligen. Op die manier hebben medewerkers met die rol naast hun e-mailadres en wachtwoord ook een token nodig dat op hun mobiele apparaat wordt gegenereerd, om in te loggen bij Personio.

Herinneringen instellen

Bovendien kun je voor elke rol aparte herinneringen instellen om je dagelijkse werk te vereenvoudigen (bijvoorbeeld een herinnering voor het einde van de proefperiode van werknemers).