Toegangsrechten in detail

In dit artikel wordt uitgelegd welke secties in Personio je kunt beheren via toegangsrechten en welk effect de door jou gekozen instellingen hebben op de weergave- en bewerkingsopties van medewerkers.

Alleen beheerders kunnen toegangsrechten configureren. Ga daarvoor naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen en kies een rol. Klik op het tabblad Toegangsrechten om de toegangsrechten te bekijken en aan te passen. Lees ons artikel Medewerkersrollen aanmaken en beheren voor meer informatie over het beheren van medewerkersrollen.

Toegangsrechten zijn onderverdeeld in weergave-, voorstel- en bewerkingsrechten. Lees ons artikel Algemene toegangsrechten voor meer informatie over toegangsrechten en secties.

Persoonlijke informatie

Deze sectie verwijst naar het tabblad Persoonlijke informatie in het medewerkersprofiel. Je kunt voor iedere sectie apart specifieke toegangsrechten definiëren. Toekomstige veranderingen kunnen alleen worden gemaakt door medewerkers met bewerkingsrechten.

Salarissen

Definieer toegangsrechten voor het tabblad Salaris in het medewerkersprofiel.

Aanwezigheid

Definieer toegangsrechten voor het tabblad Aanwezigheid in het medewerkersprofiel.

Als je medewerkers voorstel- of bewerkingsrechten geeft, kunnen ze zelf hun dagelijkse werkuren invoeren in de aanwezigheidslijst.  Als er een goedkeuringsproces is ingesteld voor het voorstelrecht, moeten tijdregistraties worden bevestigd voordat ze worden opgeslagen.

Medewerkers met bewerkingsrechten kunnen hun overurensaldo bewerken.

Documenten

Deze sectie verwijst naar het tabblad Documenten in het medewerkersprofiel. Je kunt aparte toegangsrechten toekennen voor iedere documentcategorie.

Als je weergaverechten toewijst, kunnen medewerkers documenten downloaden. Met voorstelrechten kunnen ze ook documenten uploaden en met bewerkingsrechten kunnen ze bovendien documentsjablonen gebruiken en documenten verwijderen.

Om een document te kunnen uploaden bij het aanmaken van performancefeedback, moet een medewerker voorstelrechten hebben voor de documentcategorie Performance.

Onboarding

Definieer toegangsrechten voor het tabblad Onboarding in het medewerkersprofiel.

Medewerkers die alleen de aan hen toegewezen onboarding-taken moeten kunnen zien en uitvoeren, hebben geen weergave- of bewerkingsrechten nodig.

Performancegegevens

Definieer toegangsrechten voor het tabblad Performance in het medewerkersprofiel.

Om feedback te kunnen schrijven of bewerken, moet een medewerker bewerkingsrechten hebben voor performancegegevens. Medewerkers kunnen echter wel de feedback zien die door iemand anders in hun profiel is geplaatst als ze op zijn minst weergaverechten hebben.

Pictogram met drie puntjes

Om de optie Account beheren te kunnen zien, moeten medewerkers weergaverechten krijgen voor het gedeelte Accounts beheren. Om uitnodigingsmails of e-mails voor het resetten van een wachtwoord te kunnen versturen, moeten ze bewerkingsrechten krijgen. 

Om de optie Herinnering instellen te kunnen zien, moeten medewerkers voorstelrechten krijgen voor de sectie Notities en weergaverechten voor de sectie Accounts beheren.

Om de optie Verlof plannen te zien, moeten medewerkers bewerkingsrechten krijgen voor de sectie waarin het attribuut Status zich bevindt (Persoonlijke gegevens, HR-informatie...).

Om de optie Dienstverband beëindigen te kunnen zien, moeten medewerkers bewerkingsrechten krijgen voor de sectie waarin het attribuut Status zich bevindt (Persoonsgegevens, HR-informatie...).

Alleen beheerders kunnen de optie Profiel verwijderen zien.

Gegevensexporten

Definieer toegangsrechten voor het exporteren van bedrijfsgegevens. Alleen medewerkers met bewerkingsrechten kunnen een nieuwe gegevensexport aanvragen.

Gebruikers met weergaverechten voor de gegevensexporten kunnen alle aangemaakte exporten zien, zelfs als ze geen toegang hebben tot de gegevens zelf in Personio.

Rapporten

Definieer toegangsrechten voor de sectie Rapporten.

Selecteer de optie Aangepast om individuele filters in te stellen en te beperken welke gegevens er in rapporten worden weergegeven.

Afwezigheid

Definieer toegangsrechten voor het tabblad Afwezigheid in het medewerkersprofiel. Met bewerkingsrechten kun je geen verlofregelingen veranderen. Neem contact op met je beheerder als je dat wilt doen.

Medewerkersgeschiedenis

Definieer toegang tot het tabblad Geschiedenis in het medewerkersprofiel. Dit tabblad is zichtbaar voor medewerkers als ze ten minste weergaverechten voor de sectie Overzicht hebben. Weergaverechten voor de Gedetailleerde weergave geven ook toegang tot een tabel met eerdere wijzigingen in attributen. Met bewerkingsrechten kun je nieuwe items toevoegen aan de geschiedenis of nieuwe datums toewijzen aan bestaande items. Lees ons artikel Medewerkersgeschiedenis voor meer informatie.

Medewerkers kunnen in de gedetailleerde weergave alleen de attributen zien en bewerken waarvoor ze zowel weergave- als bewerkingsrechten hebben. Verder is de toegang tot de gedetailleerde weergave afhankelijk van de toegangsrechten voor het overzicht. 

Geschiedenis afwezigheden/saldo's

Definieer toegangsrechten voor de link Geschiedenis weergeven in het tabblad Afwezigheid in het medewerkersprofiel. Hier kun je de opgebouwde dagen en handmatige aanpassingen sinds de aanstellingsdatum van de medewerker zien.

Loonadministratie

Definieer toegangsrechten voor de sectie Loonadministratie in Personio. Je kunt de toegangsrechten voor iedere dochteronderneming apart instellen.

Accountconfiguratie

Definieer toegangsrechten tot de individuele secties in de Instellingen. In Personio kun je specifieke rechten toewijzen voor de individuele secties, zoals Afwezigheid. 

Medewerkersnotities

Definieer toegangsrechten voor het tabblad Notities in het medewerkersprofiel. Medewerkersnotities bestaan uit notities en individuele herinneringen. 

Medewerkers hebben ook ten minste weergaverechten voor de sectie Accounts beheren nodig om individuele herinneringen te kunnen zien.

Werving en selectie

Definieer toegangsrechten voor de sectie Werving & selectie. Als je dit recht toekent, geef je toegang tot alle functies, kandidaatprofielen en de niet-toegewezen berichten. Medewerkers kunnen ook zonder dit toegangsrecht betrokken worden in sollicitatieprocessen.

Maar verwar dit recht niet met het toegangsrecht voor de configuratie van Werving & selectie, die je kunt instellen onder Accountconfiguratie.

Nieuwe medewerker toevoegen

Definieer toegangsrechten voor de optie Medewerker toevoegen in de Medewerkerslijst. Bepaal ook of je het recht wilt toekennen om bestaande medewerkersrollen toe te wijzen.

Organigramweergave

Definieer toegangsrechten voor de sectie Organigramweergave, die je kunt vinden via de Medewerkerslijst.

Voor toegang tot de Organigramweergave moeten medewerkers weergaverechten hebben voor de sectie Organigram.

Medewerkers hebben mogelijk aanvullende toegangsrechten nodig om de volledige Organigramweergave te kunnen bekijken: 

Om andere medewerkers te kunnen zien, hebben ze ten minste weergaverechten voor de sectie Openbaar profiel nodig. Om ook medewerkers die met verlof zijn en hun directe en indirecte ondergeschikten weer te geven, moeten ze ook ten minste weergaverechten hebben voor de sectie waar het attribuut Status zich in bevindt (meestal in de sectie HR-informatie).

Als alle filteropties voor dochteronderneming (indien geactiveerd), afdeling, kantoor en team beschikbaar moeten zijn en de medewerker er geen toegangsrechten voor heeft, moeten extra weergaverechten worden toegekend voor de secties waarin deze attributen zich bevinden.

Gepersonaliseerde rapporten

Definieer toegang tot de Gepersonaliseerde rapporten.

Met weergaverechten kunnen medewerkers alle gepersonaliseerde rapporten die aangemaakt zijn en alle gegevens in die rapporten zien, of ze nu toegang hebben tot een bepaald attribuut of niet.

Met bewerkingsrechten kunnen medewerkers zelf gepersonaliseerde rapporten aanmaken en attributen selecteren.

Je kunt je medewerkers alleen toegang geven tot de hele sectie gepersonaliseerde rapporten via toegangsrechten. Als je medewerkers toegang wilt geven tot een enkel gepersonaliseerd rapport, kun je dat doen via het venster Deelmogelijkheden. Lees voor meer informatie ons artikel Je medewerkers toegang geven tot gepersonaliseerde rapporten.

Imports

Bepaal de toegang tot het in bulk uploaden van documenten via de optie Documentimport. 

Medewerkers met dit recht hebben toegang tot de importsectie van je account en kunnen documenten uploaden voor alle medewerkers in je bedrijf. Toegang tot de geïmporteerde bestanden wordt ook toegekend op basis van de toegangsrechten voor de sectie Documenten.

Workflowoverzicht

Bepaal toegang tot de Workflow Hub en de dashboardwidget Workflows.

Medewerkers met dit recht kunnen de meeste functies en widgets zien en gebruiken die deel uitmaken van zowel de Workflow Hub als de dashboardwidget Workflows.

Ze kunnen echter de widget Actieve handtekeningen en het instellingenpictogram binnen iedere widget niet zien, omdat deze functies beperkt zijn tot beheerders.

Performance & ontwikkeling

Definieer toegang tot het gedeelte Performance & ontwikkeling.Je kunt toegangsrechten bepalen voor de sectie Cycli (onder Performance), de sectie Training of beide. Medewerkers met bewerkingsrechten kunnen beoordelingscycli, trainingen en trainingssessies aanmaken en beheren. Voor het maken van feedbackformuliersjablonen zijn nog steeds beheerdersrechten vereist.