In dit artikel lees je hoe je de Loket-integratie met Personio instelt. Bereid je account voor door de onderstaande stappen te volgen.

Opmerking
Om de Loket-integratie te kunnen gebruiken, is een in Nederland gevestigde juridische entiteit vereist. Lees meer over juridische entiteiten in ons Helpcentrum-artikel over Juridische entiteiten aanmaken.

Wat zijn de voordelen van deze integratie?

Door Loket met Personio te integreren, kunnen HR-teams en loonadministrateurs hun gegevensbeheer stroomlijnen. Gebruikers van de oplossing hoeven gegevens niet langer twee keer in te voeren. Zodra de gegevens in Personio zijn ingevoerd, kunnen ze eenvoudig worden overgezet naar het loonadministratiesysteem. Door deze synchronisatie zijn de medewerkersgegevens altijd up-to-date en is er minder kans op afwijkingen. Daarnaast wordt de kans op handmatige fouten aanzienlijk verkleind doordat validaties van de loonadministratieaanbieder rechtstreeks in Personio worden geïntegreerd.

Wat is de reikwijdte van de integratie tijdens de alfafase?

• Validaties door Loket in Personio: je kunt je gegevens rechtstreeks in Personio valideren met behulp van de geïntegreerde validaties van Loket.
• Synchronisatie met één klik: synchroniseer je gegevens naar Loket met slechts één klik, waardoor het proces wordt gestroomlijnd.
• Medewerkersgegevens: de integratie draagt alle benodigde gegevens om medewerkers aan te maken of bij te werken rechtstreeks over van Personio naar Loket.

Vereisten

1. Juridische entiteiten instellen: zorg ervoor dat je een juridische entiteit in je account hebt ingesteld.
2. Noodzakelijke gebruikersrechten in Loket: zorg ervoor dat je een gebruiker met de vereiste rechten in Loket hebt. Het wordt aanbevolen om een speciale gebruiker in Loket aan te maken voor de verbinding. Deze gebruiker heeft toegang nodig tot de volgende eindpunten om de integratie tussen Personio en Loket in te stellen:

   1. Tokengegevens opvragen

   2. Werkgevergegevens opvragen

   3. Concept metagegevens medewerker

   4. Concept medewerker aanmaken

   5. Concept omzetten in medewerker

   6. BSN instellen 

   7. Lijst met medewerkers/dienstverbanden ophalen

   8. Dienstverbandgegevens bijwerken

   9. Medewerkersgegevens bijwerken

   10. Werkurengegevens bijwerken

   11. Socialezekerheidsgegevens bijwerken

   12. Zorgverzekeringsgegevens bijwerken

   13. Fiscale eigendomsgegevens bijwerken 

   14. GetAdministrationsByEmployerId

3. Deze rechten kunnen door de werkgever worden toegekend of door de belastingaccountant worden gecreëerd.
4. Een medewerker-ID kiezen: om een medewerker tussen Personio en Loket te koppelen, heb je een ID nodig die uniek is voor elke specifieke medewerker.
   1. Je kunt de ID selecteren op basis van je voorkeur, bijvoorbeeld door een bestaande medewerker-ID toe te wijzen aan het attribuut Personeelsnummer in Loket.
   2. Deze ID moet in Loket en Personio hetzelfde zijn.

Configuratie 

Stap 1: account voorbereiden en attributen invullen

1. Activering van de integratie: ons Payroll Operations-team zal de integratie voor je activeren. Eenmaal geactiveerd, zie je een speciale interface voor Loket in de sectie Loonadministratie van het product voor de juridische entiteit waar de oplossing werd geïmplementeerd.
2. Activering van de Loket-attributenreeks: ons Payroll Operations-team zal de Loket-attributenreeks, bestaande uit ongeveer 50 attributen, voor je aanmaken. Als je al attributen voor Loket in je account hebt aangemaakt, kan ons Payroll Operations-team deze toewijzen aan de vereiste Loket-velden. Anders zal het nieuwe attributen aanmaken en naar Loket sturen. Je kunt de toegangsrechten voor deze attributen beheren, zodat je kunt bepalen welke worden ingevuld door medewerkers en welke worden onderhouden door het HR-team.

Stap 2: de integratie autoriseren en configureren

Zodra het Personio Payroll Operations-team de integratie voor de betreffende juridische entiteit heeft geactiveerd, heb je er toegang toe onder de sectie Loonadministratie in Personio. Selecteer het tabblad Beheren en volg de gebruikersinterface om de integratie met Loket te autoriseren.

Stap 3: de attributen invullen

Voor de alfafase raden we aan een testmedewerker aan te maken om de initiële synchronisatie tussen Personio en Loket te testen. Ga pas verder met geselecteerde niet-testmedewerkers nadat de testsynchronisatie succesvol is verlopen.

Houd er rekening mee dat je de attributen moet invullen voordat je de integratie kunt gebruiken. Je hebt twee opties om alle nieuwe attributen die aan je account zijn toegevoegd in te vullen:

• Vul alle attributen handmatig in.
• Vul alle attributen in met een van de importsjablonen aan de rechterkant. Lees ons artikel over het importeren van medewerkersgegevens voor meer informatie.

Geef bij het invullen van de attributen aan welke medewerkers moeten worden opgenomen in de synchronisatie. 

Bepaal welke medewerkers moeten worden opgenomen in de synchronisatie

Bij het invullen van waarden zijn er twee attributen waar je op moet letten, omdat deze bepalen of medewerkers moeten worden opgenomen in de synchronisatie en onder welke ID:

• Opnemen in Nederlandse loonadministratie: stel dit attribuut in op Ja voor alle medewerkers van wie de gegevens via de integratie moeten worden overgedragen. Stel dit in op Nee voor medewerkers die je wilt uitsluiten van synchronisatie.
• Juridische entiteit: alle medewerkers van wie de gegevens moeten worden overgedragen, moeten deel uitmaken van de juridische entiteit waarvoor de integratie is geactiveerd.
• Personeelsnummer (Loket): Dit dient als unieke identificatie tussen de twee systemen en zorgt voor de juiste toewijzing van medewerkergegevens tijdens de synchronisatie. Het personeelsnummer moet al worden toegewezen voordat de medewerker in Loket wordt aangemaakt.

Stap 4: de installatie voltooien en de overdracht starten

Volg deze stappen om medewerkersgegevens aan te maken en over te dragen naar Loket:

1. Ga naar de sectie Loonadministratie en selecteer de betreffende juridische entiteit of loonlijst.
2. Bekijk het tabblad Medewerkers, scan op openstaande taken en markeer openstaande of onjuiste gegevens.
3. Klik op Synchroniseren met Loket om de gegevens over te dragen.
4. De pop-up Status synchronisatie geeft de status van de synchronisatie weer en waarschuwt je bij eventuele problemen die zich tijdens het proces hebben voorgedaan. 

Aanvullende informatie

• Het attribuut ApplyPayGrade is standaard ingesteld op onwaar.
• Als je bedrijf PayGrades in Loket gebruikt, kun je deze instelling rechtstreeks in Loket overschrijven.
• Dit veld wordt niet bijgewerkt bij verdere synchronisaties.

Toegangsrechten

• Om met de Loket-integratie te kunnen werken, heeft de betreffende rol bewerkingsrechten nodig voor de loonadministratie van de juridische entiteit waarvoor de export wordt uitgevoerd.
• Om de instellingen voor de Loket-integratie te configureren en te autoriseren, heeft de betreffende rol toegangsrechten nodig voor de loonadministratie-instellingen.  

Gedefinieerde attributen