In dit artikel vind je de meest gestelde vragen van Personio-gebruikers over een breed scala aan onderwerpen.

 

Algemene technische problemen

Personio is traag. Hoe kan ik de prestaties verbeteren?

Medewerkers

Wis het cachegeheugen en de cookies van je browser om de prestaties te verbeteren. Controleer of je internetverbinding stabiel is en probeer het eens met een andere browser. Schakel alle browserextensies uit die Personio zouden kunnen storen. Als het probleem zich blijft voordoen, vraag dan je Personio-beheerder om contact op te nemen met onze klantenservice.

 

Delen van de Personio-interface reageren niet. Hoe kan ik dit oplossen?

Medewerkers

Ververs de pagina of probeer Personio te openen in een andere browser. Zorg ervoor dat je browser is bijgewerkt naar de nieuwste versie. Als het probleem zich blijft voordoen, schakel dan eventuele browserextensies die storing kunnen veroorzaken uit en start je computer opnieuw op.

Er is mogelijk sprake van een storing Personio. Ga naar de statuspagina (https:// status.personio.de/) om te zien of er een storing is en hoe omvangrijk deze is.

 

Afwezigheden en tijdmanagement

Hoe voer ik een afwezigheidsaanpassing in en hoe werk ik het aanspraaksaldo van een medewerker bij?

HR-managers

Om het afwezigheidssaldo van een medewerker bij te werken of aan te passen, ga je naar het medewerkersprofiel en vervolgens naar het tabblad Afwezigheid. Ga naar het betreffende afwezigheidstype, bijvoorbeeld 'Wettelijk verlof', en klik op Saldo aanpassen. Je kunt kiezen voor een relatieve of aflopende aanpassing door Saldo aanpassen met het aantal dagen of uren te selecteren. Kies voor een absolute aanpassing door Bepaalde waarde voor het saldo instellen te selecteren. Vul de relevante velden in en bevestig je aanpassing.

Je kunt saldi van medewerkers ook in bulk aanpassen door naar de sectie Importen je Personio-account te gaan en het importtype Afwezigheidssaldo te selecteren.

Lees meer over het handmatig aanpassen van afwezigheidssaldi.

 

Hoe stel ik officiële feestdagen in en hoe bepaal ik de werkuren voor mijn organisatie?

Beheerders

Feestdagen instellen

Ga in Instellingen naar Organisatie > Bedrijf. Scrol naar Officiële feestdagen en selecteer een feestdagenkalender uit het vervolgkeuzemenu. 

Om een eigen feestdagenkalender te maken, kun je een bestaande kalender kopiëren of je eigen kalender maken. Ga naar Instellingen en dan naar Werkuren en afwezigheden > Officiële feestdagen. Je kunt ook feestdagen toevoegen aan een aangepaste feestdagenkalender. Als je een feestdag toevoegt, verwijdert of bewerkt in een aangepaste feestdagenkalender die al in gebruik is, zal het systeem alle eerdere aan- en afwezigheidssaldo's opnieuw berekenen.

Zodra je een eigen feestdagenkalender hebt gemaakt, kun je deze toewijzen aan je hele bedrijf of aan specifieke kantoren.

Lees meer over het beheren van aangepaste feestdagenkalenders.

 

Werkuren definiëren

Maak een werkrooster om vast te leggen hoeveel uur je medewerkers moeten werken en op welke dagen. Je kunt een werkrooster maken via Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Aanwezigheid. Meer informatie over het maken en toewijzen van werkroosters.

 

Hoe kan ik de roosters van medewerkers beheren en hoe houd ik verlofdagen bij?

Beheerders

Om werkroosters van medewerkers te beheren, ga je naar Instellingen en dan naar Werkuren en afwezigheden > Aanwezigheid > Werkroosters. Hier kun je werkroosters voor je medewerkers maken, toewijzen en een standaard werkrooster instellen. Je kunt er ook bestaande werkroosters bijwerken of kopiëren. Meer informatie over het maken en toewijzen van werkroosters.

Ga naar Instellingen > Afwezigheid om je verlofregeling te bekijken. Selecteer een afwezigheidstype aan de linkerkant, bijvoorbeeld 'Wettelijk verlof', en scrol omlaag om de gerelateerde verlofregeling en het aantal toegewezen medewerkers te bekijken. Voor medewerkers met een parttime werkrooster kun je de verlofaanspraak pro rata berekenen.

 

Hoe implementeer ik een bedrijfsbreed verlofbeleid?

Beheerders

Als er een maximum geldt voor het aantal keren dat een medewerker een bepaald afwezigheidstype kan opnemen, dan moet je een verlofregeling maken. Het is bijvoorbeeld gebruikelijk om een bedrijfsbrede verlofregeling te hebben voor betaalde vakantie.

Om een verlofregeling te maken, ga je naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid. Selecteer het afwezigheidstype waarvoor je een verlofregeling wilt maken en klik op Nieuwe verlofregeling toevoegen om de aanmaakpagina te openen. Vul alle onderdelen in en klik op Bevestigen en maken.

Je kunt bepalen of en hoe de aanspraak voor parttime medewerkers pro rato worden berekend en of medewerkers niet-opgenomen aanspraak kunnen meenemen. Als je klaar bent, kun je de verlofregeling toewijzen aan je medewerkers. Om een verlofregeling aan één medewerker toe te kennen, ga je naar diens profiel en klik je op Afwezigheid > Relevante afwezigheid > Verlofregeling toewijzen. Je kunt de verlofregeling aan meerdere medewerkers tegelijk toewijzen via de medewerkerslijst. Lees meer over het maken van verlofregelingen.

 

Wat is het proces voor het afhandelen van verschillende afwezigheidstypes in Personio?

Beheerders

Om de afwezigheden van je medewerkers efficiënt te beheren, moet je in Personio verschillende afwezigheidstypes maken. Om een nieuw afwezigheidstype aan te maken, ga je naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid. Klik naast Afwezigheidstypes aan de linkerkant op Nieuwe toevoegen. Vul de verplichte velden in en creëer je nieuwe afwezigheidstype. Lees meer over het maken van afwezigheidstypes.

Nadat je een nieuw afwezigheidstype hebt aangemaakt, moet je ervoor zorgen dat je medewerkers het type kunnen zien en aanvragen. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen. Klik onder de rol Alle medewerkers op Toegangsrechten. Scrol naar beneden en klik op Afwezigheid. Zoek het zojuist aangemaakte nieuwe afwezigheidstype en vink Eigen aan onder Voorstellen. Controleer de wijzigingen en sla ze op.

Als je een limiet wilt instellen voor de hoeveelheid tijd die medewerkers krijgen voor een afwezigheidstype, kun je er een verlofregeling voor maken. Om een verlofregeling te maken, ga je naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid. Selecteer het afwezigheidstype waarvoor je een verlofregeling wilt maken en klik op Nieuwe verlofregeling toevoegen om het venster te openen. Vul alle onderdelen in en klik op Bevestigen en maken.

Als je een verlofregeling hebt aangemaakt, kun je deze aan medewerkers toewijzen. Je kunt een verlofregeling niet meer bewerken als deze is toegewezen. Om een verlofregeling aan één medewerker toe te wijzen, ga je naar ​hun profiel en klik je op Afwezigheid > Relevante afwezigheid > Verlofregeling toewijzen. Om een verlofregeling aan meerdere medewerkers tegelijk toe te wijzen, ga je naar de medewerkerslijst, selecteer daar de betreffende medewerkers en klik op Tijdregelingen bewerken. Selecteer de optie om de verlofregeling te wijzigen. Vervolgens kun je het betreffende afwezigheidstype en een verlofregeling kiezen. Lees meer over het maken van verlofregelingen.

 

Hoe beheer ik afwezigheidsaanvragen en -goedkeuringen in Personio?

Leidinggevenden

Als een medewerker afwezigheid aanvraagt, activeert Personio een goedkeuringsworkflow. Als je goedkeurder bent, wordt er een taak weergegeven op je startpagina. Ga naar je Inbox om de afwezigheid te bekijken en deze goed te keuren of af te wijzen. Lees meer over het goedkeuren van aanvragen van medewerkers.

 

Waarom kloppen de afwezigheidsberekeningen voor sommige medewerkers niet?

Beheerders

Controleer de afwezigheidsinstellingen van een medewerker door naar het medewerkersprofiel te gaan en op het tabblad Afwezigheid te klikken. Klik op de pijl naast het betreffende afwezigheidstype. Controleer op het tabblad Regeling of de verlofregeling die aan de medewerker is toegewezen correct is en of deze vanaf de juiste datum is toegewezen.

Als dit niet de oorzaak van het probleem is, controleer dan het landspecifieke sjabloon van de verlofregeling, het tabblad Activiteit van de medewerker en de pro rata-instellingen voor parttimers van de verlofregeling. Raadpleeg ons artikel over het afwezigheidssaldo voor een gedetailleerd overzicht van deze oplossingen.

 

Gegevensbeveiliging

Hoe zorgt Personio ervoor dat mijn gegevens veilig en vertrouwelijk zijn?

Beheerders
Medewerkers

Personio gebruikt geavanceerde versleuteling en toegangscontroles om je gegevens te beschermen. Personio als organisatie en onze software voldoen volledig aan de AVG. Er worden regelmatig audits en nalevingscontroles uitgevoerd om de beveiligingsnormen te handhaven. Lees meer over gegevensbeveiliging in Personio.

 

Medewerkersbeheer en toegangsrechten

Hoe registreer ik een nieuwe medewerker in Personio en hoe beheer ik diens HR-gegevens?

Leidinggevenden

Je kunt een nieuwe medewerker registreren in Personio via Medewerkers > Medewerkerslijst. Klik rechtsboven op de knop Mensen toevoegen en voer de relevante medewerkersgegevens in. Vink het vakje aan om een e-mail met een inloggegevens en een uitnodiging voor Personio naar de nieuwe medewerker te sturen. Vul de resterende velden in en selecteer een onboardingsjabloon, een werkrooster (inclusief geldigheidsdatum) en de verlofregeling voor de nieuwe medewerker. Lees meer over de medewerkerslijst.

Je kunt de HR-gegevens van een medewerker beheren vanuit diens medewerkersprofiel.

 

Hoe kan ik rollen beheren en rechten instellen in Personio?

Beheerders

Met rollen en toegangsrechten kun je aanpassen welke informatie beschikbaar is voor medewerkers om de veiligheid en vertrouwelijkheid van gegevens te waarborgen.

Om medewerkersrollen te beheren, ga je naar Instellingen > Medewerkersrollen. Je kunt rollen maken en toewijzen aan medewerkers op basis van hun functie. Personio wordt geleverd met twee soorten medewerkersrollen: vooraf ingestelde medewerkersrollen (waaronder de rollen Alle medewerkers en Beheerder) en aangepaste medewerkersrollen (bijvoorbeeld 'HR-manager', 'Stagiair', enz.). Lees meer over het beheren van medewerkersrollen.

Zodra je alle medewerkers hebt toegewezen aan hun bijbehorende rollen, kun je toegangsrechten instellen voor elke medewerkersrol.

 

Hoe kan ik medewerkersgegevens efficiënt beheren en bijwerken in Personio?

Beheerders

Er zijn verschillende manieren om medewerkersgegevens bij te werken in Personio. Je kunt medewerkersattributen bijwerken door naar het profiel van de medewerker te gaan en op het tabblad Persoonlijke informatie te klikken. Je kunt de Medewerkerslijst ook gebruiken om medewerkersgegevens efficiënt te beheren en bij te werken. Deze optie is handig voor bulkupdates. Een andere mogelijkheid is om een attribuut met terugwerkende kracht bij te werken via het tabblad Geschiedenis van de medewerker. Je kunt medewerkersgegevens ook bijwerken via andere functies, zoals import van medewerkers, de openbare API, een onboarding-stap of bij het accepteren van een kandidaat in de module Werving & selectie.

Lees meer over het bijwerken van medewerkersgegevens in Personio.

 

Mijn medewerkers krijgen de foutmelding 'Toegang geweigerd' als ze proberen bepaalde secties te bekijken. Hoe kan ik dit oplossen?

Beheerders

Controleer de rollen en toegangsrechten van je medewerkers in Instellingen > Medewerkersrollen. Zorg ervoor dat ze de benodigde toegangsrechten hebben voor de secties die ze proberen te bekijken. Pas indien nodig aan. Raadpleeg ons speciale artikel over toegangsrechten voor meer informatie.

 

Ik krijg de foutmelding 'Toegang geweigerd' als ik bepaalde secties probeer te bekijken. Hoe kan ik dit oplossen?

Medewerkers

Als je de foutmelding 'Toegang geweigerd' te zien krijgt, heb je niet de juiste rechten gekregen. Neem contact op met je Personio-beheerder voor meer informatie.

 

Ik krijg foutmeldingen bij het exporteren van medewerkersgegevens. Wat moet ik doen?

Beheerders

Controleer eerst of je de juiste toegangsrechten voor gegevensexport hebt. Je kunt dit vinden onder Instellingen en Medewerkersrollen > Toegangsrechten > Persoonsgegevens . Je mag alleen gegevens exporteren waartoe je toegang hebt.

Ga naar Medewerkers > Medewerkerslijst om medewerkersgegevens te exporteren. Klik op het pictogram met de drie puntjes in de rechterbovenhoek > Lijst exporteren. Controleer of je het juiste gegevensbereik en formaat voor de export hebt geselecteerd. Lees meer over exporteren vanuit de Medewerkerslijst.

Om alle bedrijfsgegevens en documenten te exporteren, ga je naar Instellingen > Organisatie > Bedrijf. Klik op Nieuwe gegevensexport maken. Download het bestand als een .zip -bestand zodra de export is voltooid. Klik met de rechtermuisknop op de .zip -map die op je computer is opgeslagen en klik op Alles uitpakken ... om de uitpakwizard te starten. Lees meer over het exporteren van bedrijfsgegevens.

Probeer indien nodig kleinere batches te exporteren om het probleem te isoleren. Als het probleem zich blijft voordoen, neem dan contact op met onze klantenservice via Help in je Personio-account.

 

Mijn medewerkers hebben geen toegang tot functies waarvoor ze wel rechten zouden moeten hebben. Wat kan ik doen?

Beheerders

Controleer de rollen en toegangsrechten van je medewerkers in Instellingen > Medewerkersrollen. Zorg ervoor dat ze de benodigde toegangsrechten hebben voor de secties die ze proberen te bekijken. Pas indien nodig aan. Raadpleeg ons speciale artikel over toegangsrechten voor meer informatie.

 

Integraties

Hoe maak ik sollicitatiegesprekken aan en hoe synchroniseer ik ze met Cronofy in Personio?

Beheerders
Recruiters

Eerst moet je bedrijfskalender integreren met Cronofy. Raadpleeg ons artikel over het integreren van je bedrijfskalender. Controleer of Cronofy actief is via Instellingen > Integraties > Kalenderintegratie.

Maak vervolgens een sollicitatiegesprek aan in Personio met behulp van Cronofy. Ga naar Werving & Selectie > Sollicitaties. Klik in de sollicitatie van de kandidaat op het tabblad Sollicitatiegesprekken, selecteer Nieuw sollicitatiegesprek en kies een gesprekstype. Selecteer de deelnemers. Klik in de kalender op Zoek een tijdstip in de kalender om het gesprek te plannen met Cronofy. Selecteer een tijdstip en voltooi het plannen van het sollicitatiegesprek. Lees meer over het plannen van een sollicitatiegesprek met de geïntegreerde kalender.

 

Welke stappen moet ik doorlopen om Personio te koppelen met externe tools zoals Microsoft Dynamics?

Beheerders

In de Marketplace vind je alle integraties die je met Personio kunt gebruiken. Klik op Marketplace in de zijbalk van je Personio-account. Gebruik de zoekbalk en het filter om een specifieke integratie te vinden. Selecteer een integratie, klik op Verbinden en volg de instructies op het scherm.

Microsoft Dynamics is momenteel niet beschikbaar in de Marketplace. Je kunt het wel aanvragen. Scrol op de pagina Marketplace naar beneden en klik op Integratie aanvragen. Als je een integratie niet kunt vinden, kun je ook een eigen integratie bouwen met onze openbare API's. Raadpleeg ons artikel over het bouwen van je eigen integraties.

 

Mijn kalendergebeurtenissen worden niet gesynchroniseerd met Cronofy. Hoe kan ik dit probleem oplossen?

Beheerders

Controleer of je Cronofy-integratie actief is. Ga naar Instellingen en integraties > Kalenderintegratie. Controleer vervolgens of je kalenderrechten correct zijn ingesteld. Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen > Toegangsrechten. Selecteer de medewerkersrol die is toegewezen aan de beheerder van je kalender of maak een nieuwe rol. Klik op Accountconfiguratie. Selecteer Alle naast Kalenders.

Als synchroniseren nog steeds een probleem is, kan het helpen om de kalendertoepassing te sluiten en opnieuw te openen. Als het probleem zich blijft voordoen, neem dan contact op met onze klantenservice via Help & Feedback in je Personio-account.

 

Ik kan geen integratie met een externe service instellen. Hoe kan ik dit probleem oplossen?

Beheerders

Controleer of de API-referenties voor de externe service correct zijn ingevoerd in Instellingen > Integraties > API-referenties. Zorg ervoor dat de externe service operationeel is en dat je de nodige toegangsrechten hebt voor Personio Marketplace en API. Ga hiervoor naar Instellingen > Medewerkersrollen > Toegangsrechten. Onder Accountconfiguratie kun je de benodigde rechten instellen. Als de verbinding mislukt, raadpleeg dan de integratiegids voor specifieke installatiestappen.

 

Inlogproblemen

Ik krijg een foutmelding wanneer ik probeer in te loggen bij Personio. Wat kan ik doen om dit op te lossen?

Medewerkers

• Als je een bericht ziet dat aangeeft dat de gebruikersnaam of het wachtwoord dat je hebt ingevoerd niet correct is:
  ▶︎ Het wachtwoord dat je hebt ingevoerd, komt niet overeen met het wachtwoord dat is opgeslagen in je Personio-account. Als je niet meer weet welk wachtwoord je hebt ingesteld, klik dan op Wachtwoord vergeten? Voer vervolgens het e-mailadres in dat je voor je account hebt gebruikt. We sturen je dan een e-mail met instructies om je wachtwoord opnieuw in te stellen.▶︎ Je hebt het e-mailadres in je Personio-account gewijzigd. Klik in dit geval op Wachtwoord vergeten? Voer vervolgens je nieuwe e-mailadres in.
• Als je een bericht ziet dat aangeeft dat er iets is misgegaan, is er mogelijk sprake van een storing bij Personio. Ga naar de statuspagina (https://status.personio.de/) om te zien of er een storing is en hoe omvangrijk deze is.

 

Performance en development

Hoe voer ik performancebeoordelingen uit en verzamel ik feedback met Personio?

Beheerders

Leidinggevenden

Je kunt beoordelingscycli gebruiken om het performancemanagement van je organisatie te structureren. Eerst moet je feedbackformulieren opstellen om gestandaardiseerde feedback te verzamelen in de hele organisatie. Dat kun je doen via Performance & ontwikkeling > Instellingen. Maak vervolgens een beoordelingscyclus aan via Performance & ontwikkeling > Cycli. Lees meer over het maken van een beoordelingscyclus.

Je kunt doorlopende feedback voor een medewerker verzamelen via Performance & ontwikkeling > Feedback. Je kunt in dit gedeelte ook performancenotities schrijven voor je directe ondergeschikten.

 

Werving en selectie

Wat zijn de stappen die ik moet doorlopen als ik Personio wil gebruiken voor de werving van een nieuwe medewerker?

Recruiters

Ga naar Werving & selectie > Vacatures en klik op Functie maken. Vul de verplichte velden in en publiceer de functie op je Personio-carrièrepagina. Vervolgens kun je alle sollicitaties bekijken en beheren in de Sollicitatielijst. Je kunt alle aspecten van de sollicitatie van een kandidaat beheren vanuit het kandidaatprofiel, bijvoorbeeld sollicitatiegesprekken plannen en de kandidaat van de ene wervingsfase naar een andere zetten. Zodra je een overeenkomst bereikt met een kandidaat en de kandidaat hebt aangenomen, wordt er automatisch een medewerkersprofiel aangemaakt.

 

Hoe kan ik een functie plaatsen en integreren op platformen zoals LinkedIn?

Recruiters

Zodra je een functie in Personio hebt gemaakt, kun je deze publiceren nop externe jobboards met behulp van onze feature Promoten. De feature Promoten biedt gratis en premium manieren om je functies te plaatsen.

Ga naar Werving & selectie > Vacatures en klik op de titel van de betreffende functie. Klik op het tabblad Promotie en Deze functie promoten om naar de lijst van beschikbare jobboards te gaan.

 

Workflows, herinneringen en notificaties

Hoe kan ik notificaties instellen voor goedkeuringen van verlof?

Beheerders

Activeer eerst de algemene levering van e-mailnotificaties via Instellingen > Bedrijf > E-mailnotificaties ingeschakeld. Tenzij dit is geactiveerd, worden er door Personio geen e-mails naar medewerkers verzonden.

Medewerkers kunnen er vervolgens voor kiezen om e-mailnotificaties te activeren via Persoonlijke instellingen > Notificaties. Hier kunnen medewerkers notificaties instellen voor goedkeuringen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Controleer of het juiste e-mailadres is vermeld op het tabblad Persoonlijke informatie.

 

Hoe kan ik e-mailwaarschuwingen configureren voor belangrijke updates in Personio?

Medewerkers

Beweeg de muis over je naam in de linkerbenedenhoek en ga naar Persoonlijke instellingen > Notificaties. Hier kun je e-mailnotificaties activeren. Controleer of het juiste e-mailadres is vermeld op je tabblad Persoonlijke informatie.

Om e-mailmeldingen beschikbaar te maken, moet je beheerder de algemene levering van e-mailnotificaties activeren in de Instellingen.

 

Waarom ontvang ik geen e-mailnotificaties van Personio?

Medewerkers

Controleer eerst je map met ongewenste e-mail op zoekgeraakte e-mails. Controleer of het e-mailadres in je medewerkersprofiel correct is.

Controleer vervolgens of je voorkeuren voor notificaties geactiveerd zijn in Persoonlijke instellingen > Notificaties. Controleer of je beheerder de algemene bezorging van e-mailnotificaties heeft geactiveerd in de instellingen. Tenzij dit is geactiveerd, worden er door Personio geen e-mails naar medewerkers verzonden.

Als het probleem zich blijft voordoen, raden we je aan om het e-mailadres 'info@m.personio.de' toe te voegen aan je contacten en de domeinen 'm.personio.de' en 'mailjet.com' te deblokkeren bij je e-mailprovider. Je kunt de verantwoordelijke ook vragen om de IP-adressen van Personio aan jouw kant op de lijst met toegestane adressen te zetten. Lees meer over deze opties in ons artikel over het ontvangen van e-mails vanuit het Personio-systeem.

 

Wat zijn de stappen voor het onboarding van nieuwe medewerkers in Personio?

Beheerders
HR-managers
Leidinggevenden

Je kunt een onboarding workflow aanmaken om het onboardingproces voor je medewerkers te automatiseren. Ga naar Instellingen > Automatisering > On-/Offboarding. Hier kun je onboardingstappen, -groepen en -sjablonen aanmaken. Als je een onboardingsjabloon hebt aangemaakt, is de volgende stap om deze toe te wijzen aan je medewerkers. Om een sjabloon toe te wijzen, ga je naar het profiel van de medewerker en klik je op het tabblad Onboarding.
Er wordt een lijst weergegeven met de sjablonen die je hebt aangemaakt. Selecteer het sjabloon dat je wilt toewijzen.