In dit artikel wordt uitgelegd waarom we stoppen met de oude systeemrapporten in Personio en hoe je soortgelijke rapporten kunt maken met de nieuwe analytics-ervaring (Report Builder).

 

Waarom stoppen we met de systeemrapporten?

Met behulp van jullie feedback hebben we eerder dit jaar een nieuwe anlaytics-methode (Report Builder) gelanceerd.

Deze nieuwe analytics-ervaring is een uniforme oplossing met een Report Builder, een tabblad Overzicht en verschillende rapportsjablonen. Binnenkort zal het ook een tabblad Belangrijke statistieken bevatten.

Sinds de release hebben we nieuwe gegevensbronnen en mogelijkheden toegevoegd om je rapportage-ervaring te verbeteren. Ook de oude systeemrapporten worden vervangen door de nieuwe analytics-ervaring.

Dit artikel biedt een overzicht van de tijdlijn en een gids om je voor te bereiden op deze overgang.

 

Wat zijn de voordelen van het nieuwe rapportagesysteem?

• Snellere performance: haal gegevens direct op met een geavanceerd rapportageplatform.
• Live rapporten: maak een rapport één keer aan en bekijk op elk moment realtime gegevens.
• Specifieke toegangsrechten: gebruik bestaande toegangsrechten op basis van rollen om gevoelige gegevens veilig te houden.
• Krachtige filters en berekeningen: pas filters toe en voer eenvoudig bewerkingen uit zoals optellen, tellen en middelen. 
• Flexibele visualisaties: bekijk gegevens in een lijn-, staaf- of distributiediagram.
• Aangepaste tijdsintervallen: deel resultaten op in dagen, weken, maanden, kwartalen of jaren.

Tijdlijnen

Toegang verlenen tot de nieuwe Report Builder

Alle functies die deel uitmaken van de nieuwe analytics-ervaring (de Report Builder, het tabblad Overzicht en de nieuwe sjablonen) vallen onder een ander toegangsrecht.

Volg deze stappen om medewerkers toegang te geven tot de nieuwe Report Builder om rapporten te maken:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen.
2. Selecteer de rol waarvan de medewerker lid is (naast de rol Alle Medewerkers ). Je kunt ook een nieuwe medewerkersrol maken specifiek voor die medewerker.
3. Klik op het tabblad Toegangsrechten van de medewerkersrol.
4. In Configuratie > Rapporten selecteer je Bewerken: Alle.

   Opmerking
   Alleen toegang verlenen tot de tabbladen Analytics en Rapporten is niet voldoende. Je moet ook toegang verlenen tot de relevante medewerkersattributen (bijvoorbeeld: salarisgegevens van medewerkers als je een salarisrapport aanmaakt). Ga hiervoor naar Persoonlijke informatie > Persoonlijke informatie en selecteer ten minste weergaverechten voor de medewerkers en secties waar de relevante attributen zich bevinden:

   Report Builder-sjabloon	Toegang op attribuut-/gegevensniveau vereist
   Aantal medewerkers	Status Aanstellingsdatum
   FTE	Status Aanstellingsdatum Werkuren per week Fulltime werkuren per week
   Afwezigheidsdagen	Status Toegang tot elk afwezigheidstype
   Afwezigheidspercentage	Status Toegang tot elk afwezigheidstype
   Personeelsverloop	Status Aanstellingsdatum
   Aanwezigheidsperioden	Status Aanwezigheidsgegevens
   Salaris	Status Salarisgegevens
   Verjaardag	Status Verjaardag
   Beëindigingen	Status
   Aanstellingen	Status Aanstellingsdatum
   Proeftijd	Status Aanstellingsdatum Einde van de proeftijd
   Uitlopende contracten	Status Einde contract
   Afwezigheidsverdeling	—
   Kanalen	Toegang tot Werving & selectie
   Sollicitaties	Toegang tot Werving & selectie
   Sollicitatiefunnel	Toegang tot Werving & selectie
   Uitgesloten kandidaten	—
   Snelheid van aanstellingen	Toegang tot Werving & selectie

5. Beoordeel de wijzigingen en sla de bewerkingen op.

De medewerker kan nu:

• Het tabblad Rapporten openen in het gedeelte Analytics.
• Het tabblad Overzicht openen in het gedeelte Analytics. 
• Maak een nieuw rapport aan via het tabblad Overzicht of het tabblad Rapporten.

Opmerking
De nieuwe Report Builder toont je alleen de rapporten die je zelf hebt gemaakt, niet de rapporten die door anderen zijn gemaakt. Zo heb je alleen toegang tot informatie die voor jou relevant is.

 

Rapporten van het oude systeem kopiëren met de nieuwe Report Builder 

 

Sjablonen

1. Ga naar Analytics > Rapporten en klik op Rapport maken.
2. Selecteer het bijbehorende rapportsjabloon op basis van het systeemrapport dat je gebruikte:
   
   

   Verouderd systeemrapport	Nieuwe Report Builder-sjabloon	Beschikbaar
   Aantal medewerkers	Aantal medewerkers	Vandaag
   FTE	FTE	Vandaag
   Afwezigheidsdagen	Afwezigheidsdagen Afwezigheidsuren	Vandaag
   Afwezigheidspercentage	Afwezigheidspercentage	Vandaag
   Personeelsverloop	Personeelsverloop	Vandaag
   Aanwezigheidsperioden	Aanwezigheidsperioden	Vandaag
   Salaris	Ontwikkeling van basissalaris	Vandaag
   Verjaardag	Verjaardag	Vandaag
   Beëindigingen	Beëindigingen	Vandaag
   Aanstellingen	Aanstellingen	Vandaag
   Proeftijd	Niet vervangen door een sjabloon. Je kunt de Report Builder gebruiken om dezelfde lijst met medewerkers die binnen een bepaalde periode aan het eind van hun proeftijd komen, opnieuw te maken.
   Uitlopende contracten	Niet vervangen door een sjabloon. Je kunt de Report Builder gebruiken om dezelfde lijst met medewerkers die binnen een bepaalde periode de einddatum van hun contract bereiken, opnieuw te maken.
   Afwezigheidsverdeling	De statistiek voor afwezigheidsverdeling wordt voor de nabije toekomst gedeactiveerd, zonder onmiddellijke vervanging in het nieuwe Analytics-platform.
   Kanalen	Het rapport Kanalen wordt verplaatst naar onze app Werving & selectie onder Inzichten.
   Sollicitaties	Het rapport Sollicitaties wordt verplaatst naar onze app Werving & selectie onder Inzichten.
   Sollicitatiefunnel	Het rapport Sollicitatiefunnel wordt verplaatst naar app Werving & selectie onder Inzichten.
   Uitgesloten kandidaten	Het rapport Afgekeurde sollicitaties wordt beëindigd zonder onmiddellijke vervanging in ons product Werving & selectie.
   Snelheid van aanstellingen	Het rapport Snelheid van aanstellingen wordt verplaatst naar onze app Werving & selectie onder Inzichten.

3. Configureer het rapport door een titel, diagramtype, periode, segmentatie en filters toe te voegen. In het volgende gedeelte vind je voorbeelden van de specifieke configuraties die nodig zijn om nieuwe rapporten in te stellen die oude systeemrapporten kopiëren.
4. Sla het rapport op. Het verschijnt nu in de lijst.
   
   

 

Nieuwe functies voor het samenstellen van rapporten 

 

Medewerkersstatistieken in een tabel en tabelgroepering

Systeemrapporten zoals het rapport FTE of Afwezigheidsdagen maken het mogelijk om op medewerker te groeperen om medewerkerspecifieke statistieken maandelijks te bekijken. Om aan vergelijkbare rapportagebehoeften in ons nieuwe systeem te voldoen, bieden we tabelgebaseerde rapporten waarmee je de onbewerkte gegevens tot in detail kunt onderzoeken en deze kunt groeperen. 

Vanaf nu kun je berekende statistieken toevoegen voor het selecteren van tabelkolommen en het groeperen van tijdsintervallen in tabellen. Houd er rekening mee dat visualisaties alleen worden ondersteund voor samengevoegde statistieken. Deze verbetering heeft betrekking op specifieke casussen zoals:

• FTE-waarde per medewerker per maand
• Aantal afwezigheidsdagen per medewerker per maand
• Basissalaris per medewerker per maand

 

 

Configuratievoorbeelden voor het repliceren van oude systeemrapporten

Hieronder staan enkele voorbeelden van de specifieke configuraties die nodig zijn om nieuwe rapporten in te stellen die rapporten van oude systemen kopiëren.

Maandelijks aantal medewerkers per juridische entiteit

• Sjabloon: aantal medewerkers
• Diagramtype: staafdiagram
• Periode: dit jaar
• X-as: periode, groeperen op maand
• Y-as: Aantal medewerkers, samenvatten per aantal
• Segmenteren op: juridische entiteit

Om te zien welke medewerkers zijn opgenomen in de segmenten met het aantal medewerkers, klik je op een getal in de tabel met medewerkersgegevens.

 

Maandelijkse fulltime equivalent (FTE) per team 

• Sjabloon: fulltime equivalent
• Diagramtype: staafdiagram
• Periode: dit jaar
• X-as: periode, groeperen op maand
• Y-as: FTE, samenvatten per aantal
• Gesegmenteerd op: team

Tip
Om de FTE-waarde voor individuele teamleden te bekijken, klik je op het getal in de tabel voor een gedetailleerde uitsplitsing.  

Aanwezigheidsperiodes voor dit kwartaal

• Sjabloon: aanwezigheidsperiodes
• Diagramtype: tabel
• Periode: dit kwartaal
• Rijen: Aanwezigheid
• Kolommen: voeg medewerkersgegevens toe, zoals Positie of Team, naast de vooraf gedefinieerde kolommen.
• Filteren: filter op de status van de aanwezigheidsperiode om bevestigde en in behandeling zijnde perioden te bekijken. Filter op medewerkersattributen om te bepalen welke groep medewerkers in het rapport moet worden weergegeven. 

 

Maandsalaris van medewerker

 

Begin helemaal opnieuw en selecteer het type tabeldiagram. Ga naar deze configuratie:

• Diagramtype: tabel
• Rijen: Medewerkers
• Unieke identificatie: selecteer de naam van de medewerker of het medewerkers-ID
• Kolommen: Basissalaris, Terugkerende compensaties, Eenmalige vergoeding, Betaalde bonus
  • Voeg eventuele extra kolommen toe, zoals Positie en Afdeling
• Tijdbereik: selecteer de gewenste periode. 
• Groeperen op: maanden
• Filteren: Filteren op status = Actief en eventuele extra filters om te verfijnen welke medewerkers in het rapport moeten worden opgenomen. 

 

 

 

Aankomende functies

Segmentatie in meerdere categorieën

Onze nieuwe Report Builder maakt het mogelijk om statistieken op een tijdlijn te segmenteren op één attribuut (bijvoorbeeld: per afdeling). Tegen het einde van het jaar zul je segmentatie kunnen toevoegen in tabelrapporten, om statistieken op te splitsen in 2 categorieën en tijdsintervallen. Dit lost specifieke situaties op, zoals:

• Aantal medewerkers gesegmenteerd per afdeling en team, ten opzichte van de vorige maand
• FTE gesegmenteerd per juridische entiteit en afdeling, ten opzichte van de vorige maand
• Basissalaris gesegmenteerd per kantoor en team, ten opzichte van de vorige maand

Merk op dat dit betrekking heeft op de rapportfunctie van het oudere systeem om te groeperen op twee attributen. 

 

Nieuw tabblad Statistieken

Het tabblad Belangrijke statistieken biedt een overzicht in dashboardstijl van belangrijke HR-KPI's, zoals aantal medewerkers, afwezigheidspercentages en verloop. Het bevat kant-en-klare diagrammen die kunnen worden aangepast op accountniveau en in de toekomst ook op gebruikersniveau.

 

 

Delen

Binnenkort kun je rapporten rechtstreeks vanuit de Report Builder delen met iedereen in de organisatie voor een naadloze samenwerking.

 

 

 

 

Veelgestelde vragen

Hoe geef ik medewerkers toegang tot de nieuwe analytics-ervaring?

We hebben ons toegangsrechtensysteem voor de nieuwe analytics-ervaring verbeterd, zodat de toegangsrechten van elke medewerker in Personio worden gerespecteerd. Medewerkers met beperkte toegang kunnen alleen rapporteren over medewerkers die ze kunnen bekijken. Lees meer over het toekennen van toegangsrechten in het gedeelte hierboven.

 

Zijn de gepersonaliseerde rapporten na deze update nog steeds beschikbaar?

Tijdens deze update blijven de gepersonaliseerde rapporten en de bijbehorende API beschikbaar omdat we de nieuwe analytics-ervaring verder doorontwikkelen ter ondersteuning van een superset van gegevensbereik en rapportage van gebruikscasussen. We zullen je van tevoren informeren over eventuele toekomstige wijzigingen in gepersonaliseerde rapporten en de API. 

Hebben alle systeemrapporten overeenkomstige sjablonen in de nieuwe versie van Report Builder? 

In deze update stoppen we met het rapport afwezigheidsverdeling en het rapport Afgewezen sollicitaties. Er zal geen sjabloon zijn voor aflopende contracten en proeftijden, maar je kunt de nieuwe Report Builder gebruiken om een vervangend rapport te maken als dat nodig is. Alle andere statistieken van systeemrapporten zijn beschikbaar op ons nieuwe tabblad Belangrijke statistieken of als sjabloon in de nieuwe Report Builder. 

 

Ik heb het nieuwe tabblad Belangrijke statistieken en de Report Builder bekeken, maar ik kan sommige van mijn rapportagetaken niet uitvoeren die ik wel kon uitvoeren met de oude systeemrapporten. Wat kan ik doen? 

Alle bijbehorende Report Builder-sjablonen vind je in dit artikel (Verouderde systeemrapporten repliceren met de nieuwe Report Builder-sjablonen) en de exacte configuratie van sommige rapporten (voorbeelden van configuraties voor het repliceren van rapporten van het oude systeem). Sommige sjablonen en functies zullen binnenkort beschikbaar zijn, zoals uitgelegd in de sectie Geplande functies. Als je nog vragen hebt, neem dan contact op via de sectie Help en feedback in je Personio-account.