In dit artikel wordt uitgelegd hoe je het saldo voor je afwezigheden kunt bekijken en hoe Personio-beheerders problemen met een onjuist saldo kunnen oplossen.
Je afwezigheidssaldo bekijken
Om te controleren hoeveel dagen je nog hebt, ga je naar Kalenders en selecteer je de weergave Ik in het vervolgkeuzemenu. Hier zie je het volgende:
- Een lijst met de verschillende afwezigheidstypes waartoe je toegang hebt.
- Een kalenderweergave om zowel eerdere als aankomende afwezigheden te controleren en nieuwe afwezigheden aan te vragen. Gebruik de filters om te schakelen tussen een weergave per maand of per jaar of om een specifiek afwezigheidstype te bekijken.
Het saldo van elke afwezigheid wordt weergegeven onder de naam. Klik voor meer informatie op de pijl rechts van het afwezigheidstype. Gebruik de onderstaande tabel om de verschillende items te begrijpen die hier worden weergegeven.
Deze tabel geeft je inzicht in je afwezigheidssaldo, maar elk bedrijf heeft andere beleidsregels en instellingen. Als je vragen hebt over je saldo of het bedrijfsbeleid, neem dan contact op met je HR-afdeling of leidinggevende.
| Titel | Beschrijving |
| Restverlof van voorgaande jaren |
Tijd die is meegenomen vanuit het vorige vakantiejaar en de hoeveelheid die nog beschikbaar is in het huidige vakantiejaar. Als je een negatief getal ziet, betekent dit dat je in het afgelopen jaar meer dagen hebt opgenomen dan er beschikbaar waren. Alleen beschikbaar als je bedrijf deze functionaliteit heeft geactiveerd. Je bedrijf heeft mogelijk een uiterste datum restverlof en een vervaldatum ingeschakeld. |
| Restverlof vervalt in huidige periode | Meegenomen tijd met een vervaldatum. Kan niet meer opgenomen worden na de aangegeven vervaldatum. |
| Aanspraak | Opgebouwde afwezigheid die je kunt aanvragen, exclusief restverlof. Het aantal kan veranderen op basis van hoeveel uur je werkt en van eventuele periodes van langdurig verlof. |
| Opgenomen afwezigheden | Tijd die dit jaar al is opgenomen. Je ziet ook of je tijd van je restverlof hebt gebruikt. |
| Aanstaande afwezigheden | Reeds gepland verlof binnen dit verlofjaar. |
| Gepland na [einde huidige periode] | Reeds geplande afwezigheid voor het volgende verlofjaar. Het systeem trekt dit af van het saldo van volgend jaar. |
| Beschikbaar saldo |
Verlof dat je nog kunt aanvragen in het lopende verlofjaar. Afhankelijk van het restverlofbeleid van je bedrijf, kun je misschien wat ongebruikte tijd meenemen naar volgend jaar. Voor dagelijkse afwezigheden kan het systeem voor het gemak een naar beneden afgerond getal weergeven. Als je het exacte aantal uren nodig hebt, beweeg dan met je muis over de tooltip. Daar zie je de uren die gelden als restverlof. |
Het afwezigheidssaldo van een medewerker is onjuist
Het saldo van een medewerker kan om verschillende redenen niet kloppen. Klik op de onderstaande stappen om te controleren op de meest voorkomende instellingsfouten die tot een onjuist afwezigheidssaldo kunnen leiden:
- De toegewezen verlofregeling controleren.
- Het landspecifieke sjabloon voor de verlofregeling controleren.
- Het tabblad Afwezigheidsactiviteit controleren.
- De pro rata instellingen voor parttime medewerkers in de verlofregeling controleren.
Benodigde toegangsrechten
Om de stappen in de komende secties te volgen, heb je het volgende nodig:
- Bewerkingsrechten voor afwezigheids-/saldogeschiedenis.
- Bewerkingsrechten voor Accountconfiguratie > Afwezigheden.
- Voorstelrechten voor het betreffende afwezigheidstype.
De toegewezen verlofregeling controleren
Mogelijk heeft de medewerker de verkeerde verlofregeling toegewezen gekregen of heeft hij de juiste regeling maar van een onjuiste datum. Volg deze stappen om te controleren of dat het geval is:
- Ga naar het profiel van de betreffende medewerker > Afwezigheid.
- Klik op de pijl naast het betreffende afwezigheidstype.
- Controleer op het tabblad Regeling of de verlofregeling die aan de medewerker is toegewezen correct is en of deze vanaf de juiste datum is toegewezen.
- Als dat niet het geval is, wijs dan vanaf de juiste datum de juiste verlofregeling toe.
- Als dat wel het geval is, noteer dan de naam van de regeling en ga naar de volgende sectie.
Het landspecifieke sjabloon voor de verlofregeling controleren
Aan verlofregelingen kunnen landspecifieke sjablonen worden toegewezen, waarmee specifieke instellingen mogelijk worden gemaakt. Als er geen sjabloon is toegewezen of als per ongeluk het verkeerde sjabloon is geselecteerd, zijn de saldo's van je medewerkers mogelijk onjuist. Volg deze stappen dit te controleren:
- Ga naar Instellingen > Afwezigheid.
- Selecteer het relevante afwezigheidstype en scrol omlaag naar de verlofregelingen.
- Klik op de regeling die aan de medewerker is toegewezen.
- Scrol omlaag naar de onderkant van het venster om te zien of de regeling landspecifieke regels bevat. Als dat niet het geval is, wordt deze sectie niet weergegeven.
- Als de toegepaste landspecifieke regels niet correct zijn, kopieer dan de verlofregeling, bewerk deze en wijs de nieuwe regeling toe.
- Als de regels correct zijn, ga dan naar de volgende sectie.
Het tabblad Afwezigheidsactiviteit controleren
Het tabblad Afwezigheidsactiviteit bevat een gedetailleerd logboek van alle activiteiten die van invloed zijn op het huidige saldo van de medewerker. Hier kun je ongebruikelijke activiteiten ontdekken en de oorzaak ervan achterhalen. Bijvoorbeeld: een onverwachte handmatige aanpassing of pro rata berekening van de aanspraak.
- Ga naar het profiel van de betreffende medewerker > Afwezigheid.
- Klik op de pijl rechts van het betreffende afwezigheidstype. Bijvoorbeeld: betaalde vakantie.
- Klik op het tabblad Activiteit.
- Controleer het logboek. In de onderstaande lijst wordt uitgelegd waar elk van de activiteiten naar verwijst en hoe je de oorzaak kunt achterhalen. Als dit gekoppeld is aan de verlofregeling, kopieer je deze om hem te bewerken en vervolgens wijs je de nieuwe verlofregeling toe.
- Als dit het probleem niet oplost, ga dan naar de volgende sectie.
| Activiteitstype | Uitleg | Oorzaak |
| Afwezigheidsperiode | Alle eerdere en geplande afwezigheden. | Als het aantal dagen voor de afwezigheid onjuist is, controleer dan de geldigheidsinstellingen van het afwezigheidstype. |
| Verlof | Aanspraak toegekend aan de medewerker op basis van de toekenningsinstellingen van de regeling. | Controleer de toekenningsinstellingen van de verlofregeling. |
| Saldoaanpassing |
Een handmatige aanpassing van het saldo. Elke invoer bevat meer details, waaronder:
De aanpassing kan een vervaldatum hebben. |
Verwijder de aanpassing handmatig en herhaal het proces. |
| Saldo ingesteld | Een volledige overschrijving van het saldo, waardoor:
|
|
| Restverlof vervallen | Een gebeurtenis die aangeeft dat niet-opgenomen dagen van het vorige jaar vanaf de aangegeven dag niet meer kunnen worden opgenomen. | Controleer de instellingen van de verlofregeling met betrekking tot restverlof. |
| Extra aanspraak toegekend | Extra dagen die worden toegekend na een bepaald aantal jaren in het bedrijf te hebben gewerkt. | Controleer de op dienstjaren gebaseerde regels van de verlofregeling . |
| Overuren omgezet | Extra verlof toegekend als compensatie voor overuren. |
Verwijder de compensatie-uren handmatig en herhaal het proces. |
| Pro rata verlof |
Dit gebeurt als een van deze situaties van toepassing is op de medewerker:
Afhankelijk van wanneer de medewerker in dienst is getreden bij het bedrijf, kan het zijn dat je gedurende het eerste jaar pro rata verlof ziet. |
Controleer de pro rata berekening van de verlofregeling aan het begin/einde van het dienstverband. |
De pro rata instellingen voor parttime medewerkers in de verlofregeling controleren
De pro rata-instellingen in de verlofregeling voor deeltijdwerk zijn mogelijk niet correct of de medewerker heeft mogelijk een onjuist aantal werkuren of -dagen. Dit kan van invloed zijn op hun aanspraak. Volg deze stappen:
- Ga naar Instellingen > Afwezigheid.
- Selecteer het relevante afwezigheidstype en scrol omlaag naar de verlofregelingen.
- Klik op de regeling die aan de medewerker is toegewezen.
- Controleer of de instelling voor pro rata berekening bij deeltijdwerk correct is ingesteld.
- Als dat niet het geval is, kopieer je de verlofregeling om hem te bewerken en vervolgens wijs je de nieuwe regeling toe.
- Als de instelling correct is, moet je controleren of de werkuren of dagen van de medewerker correct zijn:
- Als de instelling is gebaseerd op werkdagen per week, controleer dan het werkrooster van de medewerker.
- Als de instelling is gebaseerd op werkuren per week, controleer dan het attribuut werkuren van de medewerker.
Het werkrooster van de medewerker controleren
- Ga naar het betreffende medewerkersprofiel > Aanwezigheid.
- Klik rechtsboven op de titel van de widget Werkrooster.
- Het eerste werkrooster aan de linkerkant is het huidige rooster. Controleer of de pro rata berekening van afwezigheid gebaseerd op werkdagen overeenkomt met het aantal dagen dat de medewerker werkt.
- Zo niet, werk dan het rooster bij en maak een kopie.
- Als de gegevens juist zijn, neem dan contact op met onze klantenservice.
Het aantal uur per week van de medewerker controleren
- Ga naar het profiel van de betreffende medewerker > Persoonlijke informatie.
- Zoek naar het attribuut uur per week.
- Bewerk het attribuut als het aantal uren niet klopt.
- Als het aantal uren klopt, neem dan contact op met onze klantenservice.
Contact opnemen met de klantenservice
Als je probleem niet is opgelost met de stappen in dit artikel, neem dan contact op met onze klantenservice en laat ze weten dat je deze stappen al hebt doorlopen.