In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een cyclus kunt instellen en starten via het tabblad Planningscycli in het gedeelte Planning, en hoe je de cyclus kunt sluiten zodra alle medewerkersplannen zijn beoordeeld en goedgekeurd.

Het tabblad Planningscycli is een van  de drie belangrijkste functies in Personio's personeelsplanning. Hiervoor heb je een abonnement op de Personio Core + Workforce Planning- app nodig.

Toegangsrechten verlenen

Als Personio-beheerder kun je toegang verlenen tot het tabblad Planningscycli in het gedeeltePlanning zodat andere medewerkers betrokken kunnen worden bij de Personeelsplanning.

De toegang moet worden verleend via Toegangsrechten > Configuraties > Planning > Personeelsplanning.

Medewerkers met:

• bewerkingsrechten kunnen planningscycli instellen, starten en sluiten via het tabblad Planningscycli.
  
  
• weergaverechten kunnen alleen de planningscycli bekijken via het tabblad Planningscycli.

Opmerking
Medewerkers kunnen de attributen van andere medewerkers alleen zien via het tabblad Planningscycli als ze daar toegang toe hebben in het Medewerkersprofiel. Als een manager het team van een medewerker bijvoorbeeld niet kan zien via het medewerkersprofiel, kan diegene dit ook niet zien via het tabblad Planningscycli.

Een planningscyclus instellen en starten 

Volg deze stappen om een planningscyclus in te stellen en te starten via het tabblad Planningscycli:

1. Ga naar Planning > Planningscycli en klik op Nieuwe cyclus. 
   
   
2. Geef de cyclus een naam.
         Voorbeeld: Bedrijfsbreed personeelsbestand 2025.
   
   
3. Voer een deadline in waarop alle planeigenaren hun voorstellen voor een medewerkersplan moeten indienen. De deadline staat in de e-mail en notificatie in inbox die naar planeigenaren wordt gestuurd wanneer de cyclus wordt gestart.
         Voorbeeld: 1 december 2024. 
   
4. Voer de fiscale periode in waarin het pakket relevant is.
        Voorbeeld: 1 januari 2025 - 21 december 2025.
   
   
5. Selecteer een planeigenaar. Dit zijn de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het indienen van de voorstellen voor een medewerkersplan (meestal leidinggevenden, directeuren of executives). Voeg zoveel planeigenaren toe als nodig is.
        Voorbeeld: Lauren Smith, directeur marketing.
   
   
6. Configureer de goedkeuringsketen. Dit zijn de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het beoordelen en goedkeuren van de voorgestelde medewerkersplannen. Voeg zoveel beoordelaars toe als nodig is, en voeg ook een eindgoedkeurder toe.
        Voorbeeld: Jane Doe, vicepresident Marketing. 
        Voorbeeld: John Smith, CMO.
   
   
7. Klik op Volgende om naar het concept te gaan en een overzicht te krijgen van alle configuraties van het pakket. 
   
8. Start de cyclus zodat planeigenaren op de hoogte worden gebracht en beginnen met hun voorstellen voor een medewerkersplan. Naast de planeigenaren worden ook beoordelaars en de eindgoedkeurder op de hoogte gebracht van de start van de cyclus.
   
   

   Opmerking
   Je kunt de configuratie van het medewerkersplan niet bewerken zodra het is gestart. 

Wachten tot belanghebbenden voorstellen doen en beoordelen

Zodra de cyclus is gestart, kunnen pakketeigenaren naar de cyclus gaan en een medewerkersplan voorstellen.

Planeigenaren kunnen nieuwe openstaande posities voor hun teams creëren, maar ook bestaande posities bijwerken of verwijderen. Zodra ze klaar zijn, kunnen ze hun plannen ter beoordeling en definitieve goedkeuring indienen.

Je kunt de voortgang van planeigenaren, beoordelaars en goedkeurders bekijken in het overzicht van de planningscyclus. Ook kun je een gedetailleerde uitsplitsing bekijken in de widgets Posities en Plannen.

Je kunt ook altijd alle nieuw aangemaakte posities zien via het subtabblad Geplande posities in het overzicht van de planningscyclus, zodat je niet elk medewerkersplan afzonderlijk hoeft te controleren.

Gegevens synchroniseren met het tabblad Actieve posities

Zodra de voorstellen voor een medewerkersplan zijn goedgekeurd, kun je de gegevens synchroniseren met het tabblad Actieve posities in het gedeelte Planning.

Bij het synchroniseren van positiegegevens worden alle wijzigingen uit het voorstel voor een medewerkersplan toegepast, inclusief het starten, beëindigen of wijzigen van posities. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. 

Volg hiervoor deze stappen:

1. Ga naar Planning > Planningscycli en open de betreffende planningscyclus.
   
   
2. Ga naar het tabblad Geplande functies en selecteer alle positie(s) die je wilt synchroniseren.
   
   
3. Synchroniseer de positiegegevens nu of plan de synchronisatie in voor de ingangsdatum. Indien nodig kun je later de planning ongedaan maken of de ingangsdatum wijzigen. 
   
4. Na het synchroniseren van de positiegegevens worden alle updates weergegeven in het tabblad Actieve posities en kun je de gesynchroniseerde gegevens uitsplitsen in de widget.

De planningscyclus sluiten

Zodra de positiegegevens zijn gesynchroniseerd, kun je de planningscyclus afsluiten.

Als je een planningscyclus sluit, worden de gegevens van de voorstellen voor een medewerkersplan vergrendeld en kunnen ze niet meer worden gesynchroniseerd met het tabblad Actieve posities. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. 

Volg hiervoor deze stappen:

1. Ga naar Planning > Planningscycli en open de betreffende planningscyclus.
   
   
2. Sluit de cyclus. Als je de synchronisatie van de positiegegevens na de sluitingsdatum hebt gepland, worden ze niet gesynchroniseerd omdat de cyclus dan gesloten is. Indien nodig kun je de planning ongedaan maken en de gegevens onmiddellijk synchroniseren.