Dit artikel geeft een overzicht van de Sollicitatielijst in Personio. Met deze functie kun je al je sollicitaties van kandidaten centraal bekijken en beheren.

De Sollicitatielijst biedt verschillende belangrijke voordelen. Je kunt het volgende doen:

• Sollicitaties efficiënt screenen: pas de lijst aan door kolommen te configureren en filters toe te passen. Zo kun je alleen relevante sollicitaties weergeven.
• Een specifieke lijstweergave gebruiken indien nodig: gebruik standaardweergaven en aangepaste weergaven waarnaar je op elk moment kunt terugkeren. Met deze functie kun je een specifieke weergave opvragen zonder handmatig werk.
• Taken in bulk uitvoeren: bespaar tijd door taken voor veel applicaties tegelijk te beheren. Je kunt ook gemakkelijk van de ene naar de andere wervingstaak overschakelen.

Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties om toegang te krijgen tot de Sollicitatielijst. De lijst is beschikbaar voor beheerders en medewerkers met volledige toegangsrechten tot de app Werving & selectie.

 

Ingelezen kandidaatgegevens bekijken

Alle binnenkomende sollicitaties met een cv worden automatisch ingelezen. Dit omvat sollicitaties van alle kanalen. Vervolgens kun je de ingelezen attributen bekijken in de Sollicitatielijst en het kandidaatprofiel.

Dit versnelt de screening en vermindert de noodzaak om profielen te openen en cv's te lezen. Lees meer over automatisch cv's inlezen.

 

Selecteren welke gegevensset je wilt weergeven

Je kunt de knop Functies gebruiken om te bepalen welke sollicitaties worden weergegeven. Deze knop bevindt zich bovenaan de pagina, naast Kolommen. Je kunt Mijn functies, Alle functies of Gearchiveerde functies bekijken. Zie de onderstaande tabel voor een beschrijving van elk van deze opties.

Gegevensset	Beschrijving
Mijn functies	Geeft sollicitaties weer voor functies waarvoor jij lid bent van het wervingsteam.
Alle functies	Geeft alle sollicitaties weer voor functies waarvoor je weergave- of bewerkingsrechten hebt.
Gearchiveerde functies	Geeft sollicitaties weer voor eerdere functies die gearchiveerd zijn.

 

Kolommen aanpassen

De sollicitatiegegevens in de sollicitatielijst zijn gerangschikt in kolommen. Je kunt de sollicitatielijst aanpassen door kolommen toe te voegen, te verwijderen en te verplaatsen.

Hieronder vind je de volledige lijst met beschikbare kolommen.

Kolom	Beschrijving
Ontvangstdatum sollicitatie	De datum waarop de sollicitatie is ontvangen.
Beschikbaar vanaf	De datum waarop de kandidaat beschikbaar is om te beginnen.
Locatie van kandidaat	De locatie van de kandidaat.
Categorie	Dit is gebaseerd op de categorieën die je hebt aangemaakt. Bijvoorbeeld: 'Stagiair' of 'Vaste medewerker'.
Kanaal	Het wervingskanaal waaruit een sollicitatie afkomstig is.
Huidige werkgever	De huidige werkgever van de kandidaat.
Huidige titel	De huidige functietitel van de kandidaat.
Dagen in de fase	Het aantal dagen dat een sollicitatie zich in een bepaalde wervingsfase bevindt. Als een kandidaat het maximale aantal dagen voor die fase overschrijdt, wordt dit in rood aangegeven. Lees meer over het maken van aangepaste wervingsfasen.
Evaluaties	De status van de evaluatieaanvragen voor elke sollicitatie. Je ziet onder meer hoeveel evaluaties er zijn aangevraagd en hoeveel daarvan er al zijn ingediend of in behandeling zijn. Lees meer over kandidaatevaluaties.
Verwacht salaris	Het verwachte salaris van de kandidaat.
Ervaring	Het aantal jaren ervaring van de kandidaat.
Bestanden	De documenten die zijn aangeleverd, zoals een cv en sollicitatiebrief.
Functieomschrijving	De functie waarop de kandidaat heeft gesolliciteerd.
Juridische entiteit	De juridische entiteit van de functie waarop de kandidaat heeft gesolliciteerd.
Naam	De naam van de kandidaat.
Kantoor	De hoofdlocatie van de functie
Geprioriteerd	Sollicitaties die als prioriteit zijn gemarkeerd.
Openbaar profiel	Een link naar het openbare profiel van de kandidaat, bijvoorbeeld een LinkedIn-profiel.
Fase	De huidige wervingsfase waarin de kandidaat zich bevindt. Lees meer over wervingsfasen.
Tags	Labels die je hebt toegevoegd aan het profiel van de kandidaat. Lees meer over kandidaatlabels.
Updates	Updates met betrekking tot een sollicitatie, aangeduid met gekleurde stippen: ▶︎ Blauwe stip: een onbeantwoord bericht in het profiel van de kandidaat. ▶︎ Paarse stip: een nieuwe opmerking in het kandidaatprofiel die je nog niet hebt gelezen. Klik op de stip om het tabblad Opmerkingen in het kandidaatprofiel te openen. ▶︎ Oranje stip: een nieuwe evaluatie in het kandidaatprofiel. Klik op de stip om de nieuwe evaluatie te bekijken. ▶︎ Blauwe stip met waarschuwingsbord: het systeem kon het bericht niet afleveren. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als het e-mailadres van de kandidaat ongeldig is. Dit kan ook een storing zijn in de SMTP-verbinding met de mailbox van je bedrijf.

 

Kolommen toevoegen of verwijderen

Je kunt de weergave van de sollicitatielijst instellen door kolommen toe te voegen of te verwijderen. Zo kun je in één oogopslag specifieke informatie over sollicitaties bekijken.

Volg deze stappen om kolommen toe te voegen of te verwijderen:

1. Ga naar Werving & Selectie > Sollicitaties.
2. Klik op het tabblad Kolommen. Er wordt een lijst met attributen weergegeven.
3. Klik op het schakelpictogram rechts van een attribuut om het toe te voegen of te verwijderen. Je kunt items slepen en neerzetten om de kolommen in de gewenste volgorde te zetten.

De sollicitatielijst bevat nu alleen de kolommen die je hebt geselecteerd.

Tip
De eerste kolom wordt standaard vastgezet en blijft zichtbaar terwijl je door de lijst scrolt. Daarom raden we je aan het attribuut Naam als eerste kolom in te stellen.

 

Kolommen sorteren

Klik op de kolomnaam om de volgorde te sorteren waarin de informatie wordt weergegeven. Afhankelijk van de geselecteerde kolom is de sortering alfabetisch of chronologisch. Deze functionaliteit is handig als je sollicitanten bijvoorbeeld wilt sorteren op aantal jaar ervaring.

• In de kolom Updates staat de nieuwste update bovenaan. Je kunt filteren op type update.
• De kolommen Huidige werkgever, Huidige titel en Locatie van kandidaat worden standaard alfabetisch gesorteerd. Deze kunnen worden gefilterd door de eerste paar letters in te typen en alle resultaten te filteren die deze letters bevatten.
• In de kolom Evaluaties worden eerst openstaande en daarna ingediende aanvragen weergegeven. Je kunt filteren op aanvragen die ingediend of in behandeling zijn.
• De kolom Ervaring is gesorteerd op oplopend of aflopend aantal jaar. Je kunt filteren op het gewenste aantal jaar.

 

Filters toepassen

Met de filterfunctie kun je de sollicitatiegegevens verfijnen op basis van allerlei attributen.

Je kunt filterregels combineren om precies de informatie te krijgen die je nodig hebt. Je kunt bijvoorbeeld de regels 'Locatie van kandidaat bevat München' en 'Kanaal bevat LinkedIn' combineren om alleen sollicitaties weer te geven die aan deze criteria voldoen.

Volg deze stappen om filters toe te passen:

1. Ga naar Werving & Selectie > Sollicitaties.
2. Klik op het tabblad Filter.
3. Geef je regels op. Je kunt meerdere regels toevoegen om de weergegeven gegevens te verfijnen.

Je kunt alle sollicitaties bekijken met gegevens die de geselecteerde waarden bevatten.

Tip
Alle standaard- en aangepaste attributen kunnen als filters worden gebruikt. Je kunt de sollicitatielijst bijvoorbeeld filteren op basis van systeemattributen zoals Beschikbaar van en Locatie.

 

Kandidatenpijplijn

Je kunt bepaalde filters gebruiken om de kandidatenpijplijn weer te geven. De pijplijn verschijnt bovenaan de lijst met sollicitaties. Het geeft een visuele weergave van het wervingsproces. Aan de hand van de pijplijn kun je zien hoeveel kandidaten zich in elke wervingsfase bevinden.

Filter met het attribuut Categorie om de kandidatenpijplijn weer te geven. Je kunt ook filteren op het attribuut Functie: de pijplijn zal kandidaten voor functies in dezelfde wervingscategorie weergeven.

Voorbeeld:

1. Je wilt controleren hoeveel kandidaten er in de pijplijn zitten voor alle stagiairfuncties. Je hebt al een wervingscategorie
'Stagiairs' aangemaakt. ▶︎ Stel je filter in op 'Categorie bevat stagiairs'.
▶︎ Je kunt zien hoeveel kandidaten er in de pijplijn zitten voor alle stagiairfuncties. Je kunt ook het aantal in elke wervingsfase zien.

2. Je hebt een vacature voor een junior softwareontwikkelaar en een senior softwareontwikkelaar. Deze functies behoren beide tot de wervingscategorie 'Vaste medewerkers'. Je wilt controleren hoeveel kandidaten voor deze functies in de pijplijn zitten.
▶︎ Stel je filter in op 'Functie bevat junior softwareontwikkelaar, senior softwareontwikkelaar'.
▶︎ Je kunt zien hoeveel kandidaten er voor deze specifieke functies in de pijplijn zitten en het aantal in elke wervingsfase.

 

Weergaven beheren

In de balk Weergaven aan de linkerkant van de pagina kun je specifieke weergaven van de sollicitatielijst bekijken en maken. Zo kun je indien nodig terugkeren naar een specifieke weergave. Er zijn twee soorten weergaven van de sollicitatielijst: standaardweergaven en aangepaste weergaven.

 

Standaardweergaven

De standaardweergaven zijn vooraf gedefinieerd en klaar voor gebruik. Raadpleeg de onderstaande tabel voor een overzicht van de beschikbare standaardweergaven.

Standaardweergave	Details
Alle sollicitaties	Alle sollicitaties in je account.
Nieuwe sollicitaties	Alle sollicitaties die moeten worden gescreend.
Feedback in behandeling	Alle sollicitaties waarbij ten minste één evaluatieaanvraag onvolledig is.
Achterstallige sollicitaties	Alle sollicitaties die zich langer in een bepaalde wervingsfase bevinden dan de verwachte limiet.
Beslissing in behandeling	Alle sollicitaties waarvoor: alle aangevraagde evaluaties zijn ingevuld (er zijn geen openstaande aanvragen), en de wervingsfase niet is gewijzigd sinds de laatste evaluatie werd ingevuld.
Nieuwe updates	Alle sollicitaties met een: Nieuw bericht Nieuwe opmerking nieuwe evaluatie, of een combinatie van bovenstaande.

Tip
Als je de lijst wijzigt door kolommen te verwijderen of te rangschikken in de standaardweergave Alle sollicitaties, blijven je wijzigingen van kracht totdat je ze opnieuw aanpast.

 

Aangepaste weergaven

Je kunt aangepaste weergaven van de Sollicitatielijst maken door de kolommen en filters in te stellen. Je aangepaste weergaven worden weergegeven onder Mijn weergaven op het tabblad Weergaven. Aangepaste weergaven zijn vooral handig voor terugkerende taken.

Volg deze stappen om een aangepaste weergave van de sollicitatielijst op te slaan:

1. Ga naar Werving & Selectie > Sollicitaties.
2. Stel de weergave in door kolommen toe te voegen en filters toe te passen.
3. Klik op het tabblad Weergaven en selecteer Huidige weergave opslaan.
4. Voer een naam in voor je weergave in het venster dat verschijnt.
5. Sla je nieuwe weergave op.

Tips
▶︎ Je kunt een onbeperkt aantal aangepaste weergaven aanmaken.
▶︎ Om een aangepaste weergave te verwijderen, ga je naar de balk Weergaven en klik je op Weergaven beheren. Selecteer de aangepaste weergave die je wilt verwijderen.

 

Taken rechtstreeks vanuit de Sollicitatielijst uitvoeren

Veel taken kun je rechtstreeks vanuit de Sollicitatielijst uitvoeren. Dat is vooral handig als je wijzigingen moet aanbrengen in meerdere sollicitaties.

 

Taken in bulk uitvoeren

Volg deze stappen om een taak op meerdere sollicitaties uit te voeren:

1. Ga naar Werving & Selectie > Sollicitaties.
2. Vink het vakje links van de namen van de betreffende kandidaten aan.
3. Selecteer de taak die je wilt uitvoeren in de menubalk, bijvoorbeeld kandidaten uitsluiten.
4. Volg de instructies op het scherm om de taak te voltooien.

 

Een taak uitvoeren voor een individuele sollicitatie

Volg deze stappen om een taak uit te voeren voor een individuele sollicitatie:

1. Ga naar Werving & Selectie > Sollicitaties.
2. Vink het vakje links van de naam van de betreffende kandidaat aan.
3. Selecteer de taak die je wilt uitvoeren in de menubalk, bijvoorbeeld de kandidaat uitsluiten.
4. Volg de instructies op het scherm om de taak te voltooien.

 

Taken die beschikbaar zijn via de menubalk

In de onderstaande tabel staan de taken die je kunt uitvoeren via de menubalk.

Taak	Details
Uitsluiten	Kandidaten uit het wervingsproces verwijderen. Meer informatie hierover vind je in ons artikel over uitsluiting tijdens het sollicitatieproces.
Doorgaan	Kandidaten naar een andere wervingsfase verplaatsen.
Doorsturen	Sollicitaties doorsturen naar een ander lid van het wervingsteam. Dit wordt weergegeven als taak in hun inbox. Voor deze functie moeten je gekozen ontvangers toegangsrechten hebben voor alle sollicitaties die je hebt geselecteerd. Tip Je kunt een opmerking toevoegen om uit te leggen wat je precies van de ontvanger nodig hebt. Als je bijvoorbeeld niet zeker weet of je een groep kandidaten naar de volgende fase wilt verplaatsen, kun je een opmerking toevoegen waarin je de ontvanger om feedback vraagt.
E-mail	Een e-mail sturen naar kandidaten. Je kunt een bestaand e-mailsjabloon selecteren en ook plannen dat de e-mail op een later tijdstip wordt verzonden.
Anonimiseren	De sollicitaties anonimiseren. Lees meer over het anonimiseren van kandidaten.
Onbeantwoorde berichten afsluiten	Wervingsberichten afsluiten waarop je nog geen antwoord hebt ontvangen.
Verplaatsen naar functie	Kandidaten aan een andere functie toewijzen.
Verwijderen	Een sollicitatie uit het wervingsproces verwijderen. Opmerking Deze actie is definitief. Als je een sollicitatie verwijdert, worden alle bijbehorende gegevens verwijderd.

 

Andere functies

In de sollicitatielijst zoeken

Gebruik de zoekbalk rechtsboven op de pagina om een kandidaat te zoeken.

 

Een nieuwe sollicitatie aanmaken

Volg deze stappen om een nieuwe sollicitatie aan te maken vanuit de sollicitatielijst:

1. Ga naar Werving & Selectie > Sollicitaties.
2. Klik op de knop Sollicitatie creëren.
3. Voer de details van de kandidaat in en upload eventuele relevante sollicitatiedocumenten.
4. Maak de sollicitatie aan.

 

De sollicitatielijst exporteren

Je kunt de gegevens van de sollicitatielijst exporteren in csv- of xlxs-indeling.

1. Ga naar Werving & Selectie > Sollicitaties.
2. Klik op het pictogram met drie puntjes aan de rechterkant van de pagina en selecteer Exporteren.
3. Vul de volgende velden in: bestandsnaam, tabelkolommen en periode.
4. Exporteer de gegevens.

Lees meer over het exporteren van sollicitatiegegevens of het importeren van kandidaatgegevens.