De inbox is een centrale plek om je werk te beheren in Personio. Zo houd je op één plek overzicht over je notificaties en taken. Klik op een item voor meer details, neem de juiste beslissingen en voer taken uit zonder de inbox te verlaten.

Toegang krijgen tot de inbox

De widget Inbox

De widget Inbox op je startpagina geeft je vijf recentste werkitems weer. Je kunt ze rechtstreeks vanuit de widget bekijken en een actie uitvoeren, of op Alles weergeven klikken om de volledige inbox te openen.

De volledige inbox

Klik op het pictogram Inbox op de navigatiebalk om al je werkitems weer te geven. Er wordt een uitgebreide lijst weergegeven met de status en deadline van elk item, en markeringen voor urgente taken of taken waarvoor de deadline is verstreken. Ongelezen items, of items waarop niet is geklikt, hebben een lichtblauwe achtergrond. Gebruik sorteer- en filteropties om je te concentreren op specifieke soorten werk en rangschik de items zoals jij dat wilt.

Notificaties en taken

Notificaties

Met notificaties krijg je belangrijke informatie en word je op de hoogte gebracht van eenmalige gebeurtenissen. Er is geen actie vereist en ze worden doorgaans geactiveerd door herinneringen of workflows. Nadat je notificaties hebt bekeken, kun je ze negeren om ze uit je inbox te verwijderen.

Als de notificatie of herinnering naar een rol is verzonden, kan elke medewerker met deze rol de notificatie of herinnering afzonderlijk sluiten. Hierdoor wordt de herinnering niet verwijderd uit de inbox van andere medewerkers met die rol. Notificaties verdwijnen automatisch na 180 dagen.

Voorbeelden van notificaties: verjaardagen, een afwezigheidsaanvraag die is goedgekeurd, een rapport dat klaar is om te downloaden of een document dat naar je profiel is geüpload. 

Jouw verantwoordelijkheden

Voor taken zijn acties vereist en deze blijven in je inbox staan tot ze zijn voltooid of verwijderd. Er kunnen twee soorten acties vereist zijn: 

• Gegevens controleren en bijwerken: voor deze taken moet je gegevens invoeren of wijzigen in Personio. Ze worden vaak geactiveerd vanuit verschillende gebieden zoals Performance & ontwikkeling, Automatisering of Werving & selectie. Klik op een taak om alle details te bekijken en de taak te voltooien.
• Goedkeuringsbeslissingen nemen: voor deze taken moet je aanvragen met betrekking tot aanwezigheid, afwezigheden of wijzigingen in het medewerkersprofiel goedkeuren of afwijzen. Deze taken zijn alleen zichtbaar voor gebruikers die als goedkeurder zijn aangewezen. Je kunt belangrijke details bekijken en rechtstreeks in de inbox beslissingen nemen. In de inbox worden vergelijkbare goedkeuringsitems gegroepeerd voor bulkacties.

Als een taak is toegewezen aan een rol, hoeft slechts één medewerker met die rol de taak te voltooien. Zodra de taak als voltooid wordt gemarkeerd, wordt deze verwijderd uit de inboxen van alle andere medewerkers met de rol. 

De onderstaande tabel biedt een overzicht van de taken die gebruikers kunnen ontvangen vanuit de verschillende gedeelten van Personio.

Opmerking:
Als e-mailnotificaties zijn ingeschakeld onder Instellingen > Bedrijf, kunnen gebruikers ook e-mails ontvangen voor bepaalde taken of notificaties. Zie Triggers voor notificaties en taken voor meer informatie. 

Sorteren en filteren in de inbox

Sorteer en filter om specifieke soorten items te bekijken, en rangschik ze op een manier die voor jou handig is.

Tip:
De filterweergave wordt opgeslagen in de URL, zodat je deze kunt kopiëren en plakken, of er een bladwijzer van kunt maken om je inbox met vooraf ingestelde filters te openen. Dat is handig als je vaak bepaalde soorten aanvragen moet afhandelen.

Items in je inbox beheren

Bulkacties en groeperen

In de inbox worden items gegroepeerd op basis van het type en het personeelsnummer, zodat je bulkacties kunt uitvoeren. Je kunt bijvoorbeeld met één klik meerdere aanvragen voor tijdregistratie van dezelfde medewerker goedkeuren om je inbox opgeruimd te houden.

Acties uitvoeren voor een item in je inbox

1. Open de inbox. 
2. Als je wilt, kun je over een item bewegen en een van de snelle acties gebruiken die aan de rechterkant worden weergegeven.
3. Klik op de notificatie of taak om meer details te bekijken. 
4. Voeg de vereiste gegevens toe, of neem een beslissing en bevestig deze.

Als een taak is toegewezen aan een rol en een medewerker met die rol de taak als voltooid markeert, wordt de taak voor iedereen als voltooid gemarkeerd en verwijdert uit de inbox van alle medewerkers.

Bij rolherinneringen ontvangt elke medewerker met die rol de herinnering en kan de herinnering individueel worden gesloten. Hierdoor wordt de herinnering niet verwijderd uit de inbox van andere medewerkers met die rol.

Triggers voor notificaties en taken (inclusief e-mails)

Waardoor wordt een notificatie of taak in de inbox geactiveerd?

In de onderstaande tabel staan de mogelijke triggers voor een notificatie of taak die in de inbox verschijnt. Afhankelijk van hun toegangsrechten kunnen gebruikers beheren of ze sommige taken en notificaties wel of niet willen ontvangen.

• Alle Personio-gebruikers kunnen bepaalde notificaties beheren door linksonder in de navigatiebalk naar hun naam te gaan en vervolgens Persoonlijke instellingen > Herinneringen of Notificaties te selecteren. 
• Andere notificaties en taken kunnen alleen worden beheerd door beheerders. 

E-mails over notificaties en taken

Personio-gebruikers ontvangen ook e-mails voor bepaalde taken of notificaties als e-mailnotificaties zijn ingeschakeld onder Instellingen > Bedrijf. Beheerders kunnen deze instellingen voor hun hele organisatie bekijken en beheren:

1. Ga naar Instellingen. Zoek de sectie Organisatie en klik op Bedrijf.
2. Klik naast Bedrijfsgegevens op Bewerken.
3. Zoek de optie E-mailnotificaties geactiveerd. Vink het vakje aan om notificaties in te schakelen of verwijder het vinkje om ze uit te schakelen.
4. Sla de wijzigingen op.

Als je e-mailnotificaties uitschakelt, worden alle e-mailnotificaties voor het hele bedrijf gedeactiveerd. Personio stuurt dan geen e-mails naar mensen binnen het bedrijf. Personio stuurt wel altijd e-mails naar nieuwe gebruikers die zijn uitgenodigd voor Personio, of e-mails die handmatig worden geschreven en verzonden. Denk bijvoorbeeld aan e-mails aan nieuwe gebruikers met hun Personio-aanmeldgegevens, of welkomstmails voor onboarding. 

E-mails beheren als medewerker

Als medewerker kun je bepaalde e-mailnotificaties beheren. Volg deze stappen:

1. Beweeg linksonder in de navigatiebalk over je naam en klik op Persoonlijke instellingen. 
2. Klik op Notificaties. Selecteer of deselecteer in de kolom E-mail de vakjes voor elke gebeurtenis om aan te geven welke e-mails je wilt ontvangen.
3. Sla je wijzigingen op.