Als je bedrijf goedkeuringsworkflows met jou als goedkeurder heeft ingesteld, worden goedkeuringstaken weergegeven in de widget Inbox op je startpagina. Er zijn drie belangrijke soorten goedkeuringsaanvragen die je kunt ontvangen:

• Aanwezigheidsaanvraag
• Verzoek om medewerkersattributen bij te werken
• Afwezigheidsaanvraag

Je kunt aanvragen niet goedkeuren via onze mobiele app. Je moet je bij Personio aanmelden in een browser. Als je goedkeurder bent en je kunt een aanvraag niet bekijken of uitvoeren, vraag dan een Personio-beheerder om je toegangsrechten te controleren.

Een afwezigheidsaanvraag goedkeuren

Zodra een medewerker afwezigheid aanvraagt, zoals vakantie, betaald verlof of ziektedagen, activeert Personio een goedkeuringsworkflow. Als je goedkeurder bent, wordt de taak weergegeven op je startpagina en in je inbox.

Klik op Inbox om meer details over de afwezigheidsaanvraag te bekijken. Je kunt het verzoek daar rechtstreeks goedkeuren of afwijzen. In beide gevallen ontvangt de medewerker een bevestigingsmail. Wanneer de aanvraag is goedgekeurd, verschijnt de afwezigheid in de kalender van de medewerker.

Een aanwezigheidsaanvraag goedkeuren

Je bedrijf heeft mogelijk een goedkeuringsproces ingesteld om ervoor te zorgen dat tijdregistraties als geldig worden bevestigd. Volg deze stappen als je goedkeurder bent voor aanwezigheidsaanvragen van andere medewerkers:

1. Ga naar de inbox.
2. Om alleen aanwezigheidsaanvragen te bekijken, filter je op Productgebied > Aanwezigheid.
3. Aanvragen worden gegroepeerd per medewerker. Je hebt drie opties:
   • Als je aanvragen in bulk wilt goedkeuren, klik je op Alles goedkeuren.
   • Klik op een aanvraag om alle details te bekijken.
   • Beweeg over een specifieke aanvraag om deze rechtstreeks in de inbox goed te keuren of af te wijzen. Een afgewezen aanvraag gaat terug naar de aanvrager, die de aanvraag vervolgens kan bewerken en opnieuw ter goedkeuring kan indienen.

Aanvragen voor het bijwerken van medewerkersattributen goedkeuren

Medewerkers kunnen wijzigingen van hun eigen attributen voorstellen. Je bedrijf heeft mogelijk een goedkeuringsproces ingesteld om deze wijzigingen te controleren voordat ze van kracht worden. Als je een goedkeurder bent voor het bijwerken van attributen, volg je deze stappen:

1. Ga naar de inbox en zoek de goedkeuringstaak.
2. Controleer de aanvraag en keur deze goed of af. 
3. Als de aanvraag is goedgekeurd, verschijnt er een melding voor de aanvrager.

Aanvragen controleren en goedkeuren als beheerder

Als je een beheerder bent, kun je alle openstaande goedkeuringsaanvragen van je organisatie bekijken in het gedeelte Automatiseringen. Dit helpt bij het bijhouden van de voortgang en het identificeren van mogelijke knelpunten. Indien nodig kun je goedkeuringen ook handmatig uitvoeren. Volg deze stappen:

1. Ga naar Automatiseringen > Overzicht. Zoek de widget Openstaande goedkeuringsverzoeken en klik op het goedkeuringstype. 
2. Alle openstaande goedkeuringsaanvragen verschijnen in een lijst. Gebruik filters om de resultaten te verfijnen.
   • Bekijk alle verzoeken en de details. Controleer de aanvrager, status, verantwoordelijke goedkeurder(s) en het type aanvraag.
3. In dringende gevallen kun je handmatig actie ondernemen op een verzoek, afhankelijk van het type:
   • Afwezigheden: via Profiel > tabblad Afwezigheid > Aanvragen in behandeling van de aanvrager.
   • Aanwezigheid: via Profiel > tabblad Aanwezigheid van de aanvrager. Klik op het item dat in behandeling is. 
   • Bijwerken van medewerkersattributen: via Profiel > Persoonlijke gegevens van de aanvrager. Zoek de sectie met het attribuut. Klik onder het attribuut op het waarschuwingssymbool > Aanvraag beoordelen.