In dit artikel wordt de nieuwe goedkeuringsprocedure in Automatiseringen beschreven. Controleer voordat je verder leest of je toegang hebt tot de nieuwe procedure. Stel standaardgoedkeuringen in als je geen toegang hebt.

Beheerders kunnen workflows aanmaken om te bepalen welke wijzigingen in medewerkersgegevens handmatig moeten worden goedgekeurd en welke automatisch kunnen worden goedgekeurd. Om een goedkeuringsworkflow aan te maken, voeg je voorwaarden toe om aan te geven welke wijzigingen handmatig moeten worden goedgekeurd op basis van de sectie van het medewerkersprofiel die wordt bewerkt. Vervolgens voeg je regels toe om te bepalen op wie de workflow van toepassing is.

Het systeem vergelijkt nieuwe ingediende wijzigingen in medewerkersgegevens vervolgens met alle actieve workflows. Als een ingediende wijziging voldoet aan de voorwaarden van een workflow, wordt er een goedkeuringstaak naar de aangewezen goedkeurders verzonden. Goedkeurders die in de workflow zijn ingesteld, ontvangen deze aanvragen ter beoordeling in hun inbox, waar ze deze in bulk kunnen afhandelen.

Als een indiening niet aan de voorwaarden van een workflow voldoet, wordt de indiening automatisch goedgekeurd.

Toegangsrechten

Voordat je begint

Houd rekening met het volgende voordat je begint:

• Als je een goedkeuringsworkflow activeert, wordt deze toegepast op alle nieuwe indieningen. Nieuwe goedkeurders krijgen hiervan een notificatie.
• Alleen indieningen van gebruikers met voorstelrechten activeren workflows.
• Als een medewerkersrol de goedkeurder is, ontvangt iedereen met die rol goedkeuringsaanvragen. Zodra een van de medewerkers de aanvraag goedkeurt, verdwijnt de taak voor alle anderen.
• Als een aanvraag op enig moment in de goedkeuringsketen wordt afgewezen, wordt de workflow als voltooid weergegeven en wordt de goedkeuringsaanvraag afgewezen. 
• Goedkeurders moeten weergaverechten hebben voor de sectie(s) van het medewerkersprofiel die ze moeten beoordelen.
• Als meerdere goedkeuringsworkflows voor medewerkersgegevens op dezelfde medewerker van toepassing zijn, wordt alleen de laatst geactiveerde workflow uitgevoerd. Daarom raden we aan eerst algemene workflows in te stellen, en daarna workflows voor specifieke groepen medewerkers.

Een goedkeuringsworkflow voor wijzigingen in medewerkersgegevens instellen

Volg deze stappen om een goedkeuringsworkflow in te stellen voor ingediende wijzigingen in medewerkersgegevens:

1. Ga naar Automatisering > Workflow creëren > Goedkeuring.
2. Kies het sjabloon Regel voor goedkeuring van wijziging in medewerkersgegevens.
3. Klik op het triggervak bovenaan om de voorwaarden aan te passen. Als je geen voorwaarden instelt, wordt de workflow altijd geactiveerd als er een wijziging in medewerkersgegevens wordt ingediend.
4. Voeg eventueel regels toe om te bepalen op welke medewerkers deze workflow van toepassing is. Hiervoor kun je gebruikmaken van vooraf gedefinieerde attributen en eigen attributen. Voeg regels toe om aanvullende leidinggevenden bij het goedkeuringsproces te betrekken.
5. Klik op Bijwerken om de bewerkingen op te slaan.
6. Klik op het goedkeuringsvak om de goedkeurder van de aanvragen te kiezen. Je kunt maximaal vier goedkeurders per stap selecteren.
   • Voeg meerdere stappen toe om een goedkeuringsketen te maken. Zodra een van de goedkeurders een stap heeft afgehandeld, gaat de aanvraag naar de volgende stap in de workflow.
   • Als er aanvullende leidinggevenden zijn ingesteld voor je organisatie, kun je die zo nodig toevoegen. 
7. Voeg eventueel stappen toe voor goedgekeurde of afgewezen aanvragen. 
8. Sla de workflow op en activeer deze.

Opmerking:
In organisaties met actieve loonadministratie-integraties worden bepaalde loonadministratieattributen (zoals IBAN en loonadministratie-ID) systeemattributen die niet kunnen worden geselecteerd in regels of voorwaarden.

Voorwaarden

Bij het maken van goedkeuringsworkflows voor medewerkersgegevens kun je de profielsecties selecteren die na bewerking moeten worden goedgekeurd. Alle wijzigingen in deze secties activeren een goedkeuringstaak.

Maak aparte workflows om goedkeurders voor bepaalde secties toe te wijzen. Bijvoorbeeld:

• Eén workflow voor wijzigingen in loonadministratiegegevens, goedgekeurd door leden met de rol van de afdeling Finance.
• Eén workflow voor wijzigingen in HR-informatie en contactpersonen bij noodgevallen, goedgekeurd door HR-managers.

Als een ingediende wijziging in medewerkersgegevens aan de voorwaarden van meerdere workflows voldoet, is alleen de laatst geactiveerde workflow van toepassing. Als je een workflow bewerkt en opnieuw activeert, wordt deze beschouwd als de laatst geactiveerde workflow. 

Aanvullende leidinggevenden aan een goedkeuringsworkflow toevoegen

Als er aanvullende leidinggevenden zijn ingesteld voor je organisatie, kun je die toevoegen aan goedkeuringsworkflows. Volg deze stappen:

1. Maak een goedkeuringsworkflow voor gegevenswijzigingen aan, zoals hierboven beschreven.
2. Voeg een regel toe in het triggervak. 
3. Kies het juiste attribuut Aanvullende leidinggevende en geef aan of de workflow van toepassing is op medewerkers met of zonder dit attribuut. Werk je wijzigingen bij 
4. Voeg in het vak Goedkeuring aanvragen een goedkeuringsstap toe. 
5. Klik op Vanuit deze workflow en selecteer het juiste attribuut Aanvullende leidinggevende. Werk je wijzigingen bij.
6. Voltooi de configuratie, en activeer de workflow of sla de workflow op. 

Goedkeuringsworkflows voor wijzigingen in medewerkersgegevens bewerken

Als je een goedkeuringsworkflow voor wijzigingen in medewerkersgegeven bewerkt, gebeurt het volgende:

• Openstaande aanvragen die nog moeten worden goedgekeurd, blijven in de inbox van de oorspronkelijke goedkeurder staan.
• Wijzigingen in medewerkersgegevens die worden ingediend nadat de workflow is bewerkt en geactiveerd, doorlopen de nieuwe workflow.
• Als er meerdere goedkeuringsworkflows voor wijzigingen in medewerkersgegevens van toepassing zijn op dezelfde medewerker, voert het systeem alleen de laatst bewerkte en geactiveerde workflow uit.

Goedkeuringen van wijzigingen in medewerkersgegevens monitoren

Om te controleren welke ingediende medewerkersgegevens moeten worden goedgekeurd, kunnen beheerders naar het tabblad Automatiseringen > Activiteit gaan. Meer details vind je in het artikel Workflows monitoren en beheren.