In dit artikel wordt uitgelegd hoe je medewerkersgegevens bijwerkt (of, met andere woorden, hoe je een attribuut op het tabblad Persoonlijke informatie van de medewerker bijwerkt, zodat het een andere waarde bevat). Je moet het attribuut van een medewerker bijwerken wanneer deze een nieuw adres, een nieuwe account of een nieuwe belastingcategorie krijgt.

Opmerking
Afhankelijk van de toegangsrechten van je medewerkers, kunnen ze mogelijk een nieuwe waarde invoeren voor hun eigen attributen (of die van andere medewerkers) en deze ter goedkeuring naar je verzenden. Ze kunnen dit alleen doen als je ze voorstelrechten geeft voor de betreffende sectie op het tabblad Persoonlijke informatie.

Een attribuut bijwerken via het tabblad Persoonlijke informatie van de medewerker

1. Ga in het betreffende medewerkersprofiel naar het tabblad Persoonlijke informatie.
2. Klik onderaan het scherm op Bewerken.
3. Zoek het attribuut dat je wilt bijwerken.
4. Selecteer een andere waarde voor het attribuut of voer de waarde in, afhankelijk van het soort attribuut.
5. Klik op Stel ingangsdatum in en selecteer de datum waarop de huidige waarde moet worden gewijzigd in de nieuwe waarde:
   
   

   Wanneer	Actie	Effect	Voorbeeld
   Een attribuut bijwerken met onmiddellijke ingang	Selecteer de huidige datum	De nieuwe waarde wordt onmiddellijk weergegeven op het tabblad Persoonlijke informatie van de medewerker	Een medewerker krijgt vandaag een andere functie
   Een attribuut met terugwerkende kracht bijwerken	Selecteer een datum in het verleden	De nieuwe waarde wordt onmiddellijk weergegeven op het tabblad Persoonlijke informatie van de medewerker, en de update wordt weergegeven op het tabblad Geschiedenis van het medewerkersprofiel	Je krijgt bericht dat een medewerker een paar maanden geleden naar een nieuw adres is verhuisd
   Een attribuut bijwerken met een ingangsdatum in de toekomst Met uitzondering van de attributen Beëindiging, Aanstellingsdatum en Einde contract.	Selecteer een datum in de toekomst	De nieuwe waarde wordt volgens planning weergegeven op het tabblad Persoonlijke informatie van de medewerker en wordt op die datum om 03.00 uur bijgewerkt	Je weet het nieuwe adres al van een medewerker die volgende maand gaat verhuizen
   Een attribuut slechts tijdelijk bijwerken	Selecteer een datum, maar schakel ook de optie Instellen als tijdelijke wijziging in, en selecteer de datum waarop de nieuwe waarde moet worden teruggezet naar de oude waarde	De nieuwe waarde wordt gedurende een bepaalde periode weergegeven op het tabblad Persoonlijke informatie van de medewerker	Je hebt een werkstudent met regelmatig veranderende werkuren

6. Beoordeel in hetzelfde venster zowel de oude als de nieuwe attribuutwaarden.
7. Klik op Wijzigingen bevestigen.
   

   Opmerking
   Wijzigingen worden met terugwerkende kracht toegepast zolang er geen andere wijziging is met een latere ingangsdatum. We raden ook af om de aanstellingsdatum van de medewerker met terugwerkende kracht bij te werken, omdat dit aanzienlijke gevolgen heeft voor de medewerkersgegevens.

Een attribuut bijwerken via de medewerkerslijst

1. Ga naar Medewerkers > Medewerkerslijst.
2. Selecteer de medewerker van wie je de gegevens wilt bewerken. Als je een attribuut voor meerdere medewerkers tegelijk wilt bijwerken, selecteer je alle relevante medewerkers in de lijst.
3. Klik op de actieknop die verschijnt en selecteer profiel bewerken.
4. Selecteer het attribuut dat je wilt wijzigen en kies een nieuwe waarde.
5. Klik op Stel ingangsdatum in en selecteer de datum waarop de huidige waarde moet worden gewijzigd in de nieuwe waarde:
   
   

   Wanneer	Actie	Effect	Voorbeeld
   Een attribuut bijwerken met onmiddellijke ingang	Selecteer de huidige datum	De nieuwe waarde wordt onmiddellijk weergegeven op het tabblad Persoonlijke informatie van de medewerker	Een medewerker krijgt vandaag een andere functie
   Een attribuut met terugwerkende kracht bijwerken	Selecteer een datum in het verleden	De nieuwe waarde wordt onmiddellijk weergegeven op het tabblad Persoonlijke informatie van de medewerker, en de update wordt weergegeven op het tabblad Geschiedenis van het medewerkersprofiel.	Je krijgt bericht dat een medewerker een paar maanden geleden naar een nieuw adres is verhuisd
   Een attribuut bijwerken met een ingangsdatum in de toekomst Met uitzondering van de attributen Beëindiging, Aanstellingsdatum en Einde contract.	Selecteer een datum in de toekomst	De nieuwe waarde wordt volgens planning weergegeven op het tabblad Persoonlijke informatie van de medewerker en wordt op die datum om 03.00 uur bijgewerkt	Je weet het nieuwe adres al van een medewerker die volgende maand gaat verhuizen
   Een attribuut slechts tijdelijk bijwerken	Selecteer een datum, maar schakel ook de optie Instellen als tijdelijke wijziging in, en selecteer de datum waarop de nieuwe waarde moet worden teruggezet naar de oude waarde	De nieuwe waarde wordt gedurende een bepaalde periode weergegeven op het tabblad Persoonlijke informatie van de medewerker	Je hebt een werkstudent met regelmatig veranderende werkuren

6. Klik op Opslaan
   

   Opmerking
   Wijzigingen worden met terugwerkende kracht toegepast mits er geen andere wijziging is met een latere ingangsdatum.

Een attribuut met terugwerkende kracht bijwerken via het tabblad Geschiedenis van de medewerker

1. Ga in het betreffende medewerkersprofiel naar het tabblad Geschiedenis.
2. Klik op Gedetailleerde weergave. De volgende informatie wordt weergegeven: 
   • Attribuut: toont alle wijzigingen in attributen en salarissen van een medewerker.
   • Toepassingsdatum: geeft aan wanneer de attribuutwijziging is doorgevoerd in het medewerkersprofiel.
   • Bewerker: geeft een overzicht van alle personen die de wijziging hebben bewerkt.
   • Oude waarde: de waarde vóór de wijziging.
   • Nieuwe waarde: de waarde na de wijziging.
   • Aangevraagd: geeft aan welke medewerker de attribuutwijziging heeft aangevraagd.
   • Goedgekeurd: geeft aan welke medewerker de attribuutwijziging heeft goedgekeurd.
   • Aanmaakdatum: geeft aan wanneer de attribuutwijziging voor het eerst is geïnitieerd.
3. Klik op Geschiedenisitem toevoegen en zoek naar het attribuut dat je wilt bijwerken. 
4. Selecteer in het pop-upvenster een datum in het verleden waarop de huidige waarde moet worden gewijzigd in de nieuwe waarde.
5. Selecteer in hetzelfde venster een andere waarde voor het attribuut of voer de waarde in, afhankelijk van het attribuuttype.
6. Klik op Toevoegen.

Opmerking
▶︎ Geschiedenisitems kunnen niet worden verwijderd. Als je een onjuiste datum invoert, klik je op Datum van attribuutwijziging veranderen om de datum bij te werken. Als je een onjuiste waarde voor het attribuut invoert, voeg je een nieuw item voor dezelfde datum toe. Het systeem gebruikt de waarde die het laatst is ingevoerd.
▶︎ Wijzigingen in attributen zijn van invloed op rapporten. Als het attribuut Afdeling van een medewerker bijvoorbeeld te laat wordt gewijzigd, wordt de medewerker nog weergegeven in diens oude afdeling in rapporten die op Afdeling worden gegroepeerd. Je kunt deze wijzigingen met terugwerkende kracht corrigeren door de kolom Nieuwe waarde te bewerken en de juiste datum voor de attribuutwijziging in te voeren.
▶︎ Bij het importeren van het vaste salaris en het uurloon wordt de geldigheidsdatum van de salarisbetaling ingesteld op de datum in de kolom Toepassingsdatum.

Een attribuut bijwerken via een andere functionaliteit

Je kunt medewerkersgegevens ook bijwerken via andere functionaliteiten:

Via een medewerkersimport

Je kunt gegevens voor meerdere medewerkers tegelijk bewerken via het gedeelte Importen in Personio.

Via de openbare API

Je kunt gegevens voor meerdere medewerkers tegelijk bewerken via de personeelsgegevens-API van Personio.

Via onboardingtaken

Je kunt gegevens van medewerkers invoeren terwijl ze het onboardingproces doorlopen door een speciale onboardingstap toe te voegen

Via de module Werving & selectie bij de aanstelling van nieuwe kandidaten

Als je kandidaten accepteert, kun je medewerkersgegevens invoeren in hun kandidaatprofiel in de module Werving & selectie.

Bijvoorbeeld: een medewerker krijgt een nieuwe functie binnen het bedrijf

Volg deze stappen als een medewerker van functie verandert binnen het bedrijf: 

1. Ga in het betreffende medewerkersprofiel naar het tabblad Persoonlijke informatie.
2. Klik onderaan het scherm op Bewerken.
3. Zoek de attributen Functie en Afdeling en voer daarvoor een nieuwe waarde in. Werk indien nodig ook andere attributen bij, zoals Type dienstverband, Wekelijkse werkuren of Salaristype.
4. Klik op Stel ingangsdatum in en selecteer een datum in het verleden.
5. Sla de bewerkingen op.
6. Ga naar Medewerkersgeschiedenis om de ingangsdatum voor de functiewijziging te bevestigen.
7. Als de werkuren van de medewerker veranderen door de nieuwe functie, bewerk dan ook het werkrooster.
8. Als het salaris van de medewerker verandert door de nieuwe functie, bewerk dan ook het vaste salaris.
9. Als het afwezigheidssaldo van de medewerker verandert door de nieuwe functie, bewerk dan ook de verlofregeling.