Dit artikel gaat over workflows. Je kunt al je workflows aanmaken en opvolgen vanuit de Workflow Hub.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je goedkeuringsworkflows of herinneringen instelt voor bepaalde medewerkers of volledige teams in je bedrijf die meerdere leidinggevenden hebben.

Aanvullende leidinggevenden instellen

Je medewerkers kunnen standaard slechts één officiële leidinggevende hebben. Deze heb je in hun profiel ingevoerd op het moment dat je hun medewerkersgegevens importeerde. Hoewel er geen optie is om meerdere leidinggevenden te registreren, kun je wel een aangepaste medewerkersrol aanmaken om een projectmanager of andere leidinggevende toe te voegen. Volg hiervoor deze stappen:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen > Nieuwe rol maken.
2. Voeg een nieuwe rol toe voor elke projectmanager of aanvullende leidinggevende.
3. Voeg de projectmanagers of extra leidinggevenden aan de rollen toe.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Als je een aangepaste medewerkersrol aanmaakt voor aanvullende leidinggevenden, kun je de medewerkers die aan deze rol zijn toegewezen in de toekomst sneller bijwerken.

Teams maken

De volgende stap bestaat uit het maken van teams om te gebruiken voor filters, speciale goedkeuringsprocessen (regelsets) en herinneringen. Je hebt twee opties om medewerkers toe te wijzen aan specifieke teams. De stappen in het vervolg van dit artikel zijn afhankelijk van de optie die je kiest:

Optie A: aangepaste medewerkersrol

Maak de verschillende projectteams aan als afzonderlijke medewerkersrollen. Hiervoor volg je dezelfde instructies als voor het aanmaken van rollen voor leidinggevenden in de vorige stap. Voeg zoveel projectteams toe als je nodig hebt. Vervolgens wijs je alle medewerkers die bij een bepaald projectteam horen toe aan de juiste teamrol en sla je je wijzigingen op. In dit voorbeeld noemen we deze medewerkersrol 'Projectteam'.

Optie B: aangepast attribuut

Je kunt het onderscheid tussen verschillende teams ook aangeven door een attribuut aan te maken met het attribuuttype Lijst met opties. Volg deze stappen om het teamattribuut aan te maken:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkersgegevens > Attributen.
2. Voeg een nieuw attribuut toe aan de gewenste sectie. In dit voorbeeld noemen we het attribuut 'Projectteam'.
3. Kies het attribuuttype Lijst met opties en voeg de opties toe waaruit je later wilt kiezen.
4. Klik op Opslaan.
5. Vul het attribuut in voor elke medewerker die je aan de teams wilt toewijzen. Als je dit voor meerdere medewerkers tegelijk wilt doen, kun je de gegevens importeren of gebruikmaken van de bulkbewerkingsfunctie in de medewerkerslijst.

Regelsets maken voor goedkeuringsworkflows

Nu moet je de juiste regelsets aanmaken voor goedkeuringsworkflows voor je medewerkers. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat medewerkers hun verlofaanvragen moeten laten goedkeuren door zowel hun leidinggevende als hun projectmanager.

Optie A: aangepaste medewerkersrol

1. Ga naar Instellingen > Goedkeuringen > Medewerkersfilters beheren.
2. Klik op Nieuw filter toevoegen en voer een naam in voor je filter. Bijvoorbeeld: 'Projectteam'.
3. Klik op + > Bewerken > Regel toevoegen.
4. Gebruik de drie velden om het volgende in te voeren: 'Medewerkersrollen' 'gelijk aan' 'Projectteam'.
5. Klik op Opslaan > Terug naar goedkeuringsregels.
6. Klik op Nieuwe regelset toevoegen en selecteer de medewerkersfilter die je zojuist hebt gemaakt.
7. Voeg de relevante goedkeuringsstappen toe met gebruik van de medewerkersrol die je hebt gemaakt voor de aanvullende leidinggevenden of projectmanagers.

Raadpleeg ons artikel Regelsets configureren voor uitgebreide informatie over het aanmaken van goedkeuringsworkflows met speciale regelsets.

Optie B: aangepast attribuut

1. Ga naar Instellingen > Goedkeuringen > Medewerkersfilters beheren.
2. Klik op Nieuw filter toevoegen en voer een naam in voor je filter. Bijvoorbeeld: 'Projectteam'.
3. Klik op + > Bewerken > Regel toevoegen.
4. Gebruik de eerste twee velden om het volgende in te voeren: 'Projectteam' 'gelijk aan', en kies het betreffende team
5. Klik op Opslaan > Terug naar goedkeuringsregels.
6. Klik op Nieuwe regelset toevoegen en selecteer de medewerkersfilter die je zojuist hebt gemaakt.
7. Voeg de relevante goedkeuringsstappen toe met gebruik van de medewerkersrol die je hebt gemaakt voor de aanvullende leidinggevenden of projectmanagers.

Raadpleeg ons artikel Regelsets configureren voor uitgebreide informatie over het aanmaken van goedkeuringsworkflows met speciale regelsets.

Herinneringsworkflows aanmaken

Je kunt ook herinneringen voor de aanvullende leidinggevenden of projectmanagers instellen met betrekking tot hun teams. Voor afwezigheidsaanvragen wordt standaard een herinnering geactiveerd, dus gebruik deze optie om andere herinneringen in te stellen.

Net als bij de voorgaande speciale regelsets voor goedkeuringen, zijn de filterinstellingen afhankelijk van welk van de bovenstaande opties je hebt gekozen voor het identificeren van projectteams (medewerkersrol of attribuut).

Herinneringen die zijn ingepland om vóór of op dezelfde dag als een gebeurtenis te worden verzonden, blijven standaard op het dashboard staan tot één dag na de betreffende gebeurtenis. Herinneringen die zijn ingepland om na een gebeurtenis te worden verzonden, worden een week na de datum waarop ze voor het eerst werden weergegeven automatisch uit het dashboard verwijderd.

Optie A: aangepaste medewerkersrol

Als je optie A hebt gekozen, volg je deze stappen om een herinnering in te stellen:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen > Herinneringen > Herinnering voor rol toevoegen.
2. Kies bij Herinner de medewerkersrol van leidinggevende die aan het begin van het proces is gemaakt.
3. Kies bij aan voor welke gebeurtenis je de herinnering wilt sturen.
4. Kies bij van de optie Specifieke medewerkers.
5. Klik op Filter toevoegen en voer in de twee velden die worden weergegeven Medewerkersrollen en Projectteam in.
6. Vul de overige opties in, indien nodig.
7. Klik op Toevoegen om de nieuwe herinnering op te slaan.

Raadpleeg ons artikel Herinneringen configureren voor uitgebreide informatie over het aanmaken van herinneringsworkflows.

Optie B: aangepast attribuut

Als je optie B hebt gekozen, volg je deze stappen om een herinnering in te stellen:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkersrollen > Herinneringen > Herinnering voor rol toevoegen.
2. Kies bij Herinner de medewerkersrol van leidinggevende die aan het begin van het proces is gemaakt.
3. Kies bij aan voor welke gebeurtenis je de herinnering wilt sturen.
4. Kies bij van de optie Specifieke medewerkers.
5. Klik op Filter toevoegen en voer in de twee velden die worden weergegeven Projectteam en het betreffende team in.
6. Kies de optie Specifieke in het gedeelte van en voer 'Team' is gelijk aan 'ingevoerde waarde' in.
7. Vul de overige opties in, indien nodig.
8. Klik op Toevoegen om de nieuwe herinnering op te slaan.

Raadpleeg ons artikel Herinneringen configureren voor uitgebreide informatie over het aanmaken van herinneringsworkflows.