Je kunt van elk apparaat met een internetverbinding en toegang tot een browser een tijdregistratiesysteem voor je medewerkers maken. Daarvoor heb je bewerkingsrechten voor Accountconfiguratie > Aanwezigheid nodig.

Je kunt het gedeelde apparaat bij de receptie of bij ingang plaatsen en bepalen welke medewerkers hun tijd op het apparaat kunnen of moeten bijhouden.

Om het apparaat te gebruiken, hoeven medewerkers niet in te loggen op hun Personio-account. In plaats daarvan gebruiken ze een pincode, een QR-code of beide. Het systeem vergelijkt de tijdinvoer met de instellingen in het werkrooster van de medewerker .

Bepalen wie het apparaat kan of moet gebruiken

1. Bepaal welke medewerkers het apparaat moeten gebruiken om hun tijd bij te houden.
2. Optioneel: Als je wilt dat medewerkers hun tijd alleen bijhouden met het apparaat, ga dan naar Instellingen > Medewerkersrollen. Selecteer de relevante rollen, klik op Toegangsrechten en stel hun eigen toegangsrechten voor Aanwezigheid in op Weergeven.
3. Ga naar Instellingen > Aanwezigheid > Tijdregistratieprofielen.
4. Schakel de optie Ingangs-app in voor de betreffende profielen.

Een apparaat koppelen met de Ingangs-app

1. Ga naar Instellingen > Aanwezigheid > Ingangs-app beheren.
2. Kies de authenticatiemethode die je medewerkers kunnen gebruiken. Als je QR-codes wilt gebruiken, moet het apparaat dat je wilt koppelen een camera hebben.
3. Voeg een nieuw apparaat toe en geef het een unieke naam. De naam wordt weergegeven op het apparaat als het in gebruik is.
4. Open een internetbrowser op het apparaat dat je wilt gebruiken en ga naar jouwhostnaam.personio.de/entrance-app. De juiste link staat in het informatievak dat na stap 2 op het scherm verschijnt.
5. Optioneel: Voeg de app toe aan het startscherm als je een van de volgende apparaten gebruikt:
   • Een Android-apparaat met een willekeurige browser.
   • Een laptop of desktopcomputer met Google Chrome.
6. Volg de instructies op het scherm en voer de apparaatkoppelingscode in die je vindt in je Personio-account onder Ingangs-app beheren. Als ze niet worden gebruikt, vervallen apparaatkoppelingscodes na 14 dagen. Verwijder in dat geval het apparaat en begin opnieuw.
7. Optioneel: Gebruik je eigen beheeroplossing voor mobiele apparaten om te voorkomen dat gebruikers toegang hebben tot andere apps. Als je geen beheeroplossing voor mobiele apparaten hebt, kun je de app vastzetten op Android of Guided Access gebruiken op iOS.

Medewerkerscodes delen

Medewerkers kunnen hun eigen QR- en pincode vinden in hun paneel Tijdregistratie. Als je de codes wilt delen als onderdeel van het installatieproces, kun je ook alle QR- of pincodes van medewerkers opzoeken in één document. Volg deze stappen:

1. Ga naar Instellingen > Aanwezigheid > Ingangs-app beheren.
2. Klik op Medewerkerscodes. Om de codes op te slaan, klik je erop met de rechtermuisknop en kies je voor pinten als PDF.

Een apparaat verwijderen

Als je een apparaat verwijdert, moeten medewerkers die het apparaat op dat moment gebruiken hun tijdregistratie voltooien in hun Personio-account. Volg deze stappen:

1. Ga naar Instellingen > Aanwezigheid > Ingangs-app beheren.
2. Selecteer het vakje links van de apparaten die je wilt verwijderen.
3. Bevestig de verwijdering.