Stap 7: Afwezigheden importeren

 

Nadat je Stap 6: Afwezigheids- en opbouwbeleid configureren hebt voltooid, kun je eerdere en geplande afwezigheden vanuit het systeem dat je eerder gebruikte naar Personio importeren. 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je: 

 

Afwezigheidsperiodes in bulk importeren

Volg deze stappen om afwezigheidsperiodes in bulk te importeren:

  1. Download het Excel-sjabloon NL Afwezigheidsperiodes uploaden in het gedeelte Downloads van dit artikel. Je kunt ook je eigen sjabloon maken (ondersteunde formaten: .xlsx, .csv, .xls) dat dezelfde acht kolommen moet bevatten: 

  • e-mailadres, precies zoals opgeslagen in Personio
  • afwezigheidstype, precies zoals opgeslagen in Personio (hoofdlettergevoelig)
  • begindatum in het formaat DD.MM.JJJJ
  • einddatum in het formaat DD.MM.JJJJ
  • starttijd in het formaat UU:MM
  • eindtijd in het formaat UU:MM
  • halve dag eerste dag; als de eerste dag is opgenomen als een halve dag afwezigheid (1 voor ja, anders leeg laten)
  • halve dag laatste dag; als de laatste dag is opgenomen als een halve dag afwezigheid (1 voor ja, anders leeg laten)
  1. Vul het Excel-sjabloon in met de informatie over de afwezigheden van je medewerkers.
  • Als je een hele afwezigheidsdag wilt importeren, vul dan dezelfde datum in als startdatum en einddatum.
  • Als je een afwezigheid van een paar uur op een dag wilt importeren, vul dan dezelfde datum in als startdatum en einddatum, maar ook de bijbehorende starttijd en eindtijd voor die afwezigheid.
  • Als je een afwezigheid van een halve dag wilt importeren, typ dan 1 in de kolom Halve dag eerste dag voor de tweede daghelft, of in de kolom Halve dag laatste dag voor de eerste daghelft.

    Let op:
    Start- en eindtijden zijn alleen nodig voor afwezigheden die in uren worden bijgehouden (bijvoorbeeld een doktersafspraak van 10.00 uur tot 11.00 uur). Met deze kolom wordt geen rekening gehouden voor alle andere afwezigheden.

    Let op:
    Als je de gegevens kopieert naar het Excel-sjabloon, verander dan de opmaak van de kolommen Starttijd en Eindtijd naar Tekst (Klik met de rechtermuisknop > Celeigenschappen > Categorie > Tekst)

    Opmerking
    Wanneer je de gegevens in het Excel-sjabloon kopieert, moet je ervoor zorgen dat je de opmaak van zowel de kolommen Begindatum en Einddatum achteraf wijzigt naar tekst (Klik met de rechtermuisknop > Celeigenschappen > Categorie > Tekst). Zorg er ook voor dat het geschreven is als DD.MM.JJJJ

        1. Ga naar Importen > Afwezigheidsperiodes uploaden en upload het Excel-bestand. Selecteer het bestandstype Afwezigheidsperiodes uploaden.

          imports-absence-upload_nl.png
        2. Wijs de kolommen in je Excel-bestand toe aan de bijbehorende in Personio opgeslagen attributen. Zorg dat ze precies dezelfde naam hebben.
        3. Controleer de preview van de import en klik op Importeren als alles in orde is.

Tip
Je kunt afwezigheidsperiodes ook handmatig invoeren via Medewerkersprofiel > Afwezigheid. Meer informatie hierover vind je in het artikel Hoe kan ik afwezigheden invoeren voor andere medewerkers?

 

Verlofsaldo's in bulk importeren 

Zolang de verlofregelingen correct zijn gedefinieerd en toegewezen, en alle afwezigheidsperiodes zonder hiaten zijn geïmporteerd, zou het verlofsaldo voor elke medewerker in Personio overeen moeten komen met het accountsaldo uit het systeem dat je hiervoor gebruikte. 

Bij opgebouwde afwezigheden is het echter mogelijk dat het accountsaldo niet exact overeenkomt met het saldo in het systeem dat je eerder gebruikte. Hier kunnen verschillende redenen voor zijn. Zo kunnen de verlofdagen die worden berekend op basis van de gemaakte regels iets afwijken, of kunnen afwezigheidsperiodes ontbreken. Het probleem kan ook aan feestdagenkalenders en werkroosters liggen, aangezien Personio automatisch de dagen die in het rooster zijn opgeslagen als afwezigheidsdagen en officiële feestdagen zal negeren.

Het kan voorkomen dat je saldo's van medewerkers moet aanpassen. Volg de onderstaande stappen om dit te doen via een import:

  1. Download het Excel-sjabloon NL Verlofsaldo's uploaden in de sectie Downloads van dit artikel. Je kunt ook je eigen sjabloon maken (ondersteunde formaten: .xlsx, .csv, .xls) dat dezelfde vier kolommen moet bevatten:

  • e-mailadres, precies zoals opgeslagen in Personio
  • afwezigheidstype, precies zoals opgeslagen in Personio (hoofdlettergevoelig)
  • saldo in het formaat DD of UU, afhankelijk van de ingestelde tijdseenheid voor het afwezigheidstype. Als het saldo ook een halve dag of een half uur bevat, moet dit worden ingevoerd als DD.5 of UU.5.
  • saldodatum (optioneel) in het formaat DD.MM.JJJJ.
  1. Vul het Excel-sjabloon in met de informatie over de verlofsaldo's van je medewerkers.
  2. Ga naar Importen > Verlofsaldo uploaden en upload het Excel-bestand. 
  3. Wijs de kolommen in je Excel-bestand toe aan de bijbehorende in Personio opgeslagen attributen. Zorg dat ze dezelfde namen hebben.
  4. Controleer de preview van de import en klik op Importeren als alles in orde is.

Opmerking
Als je het verlofsaldo aanpast door in bulk te importeren, kun je het aanpassingstype niet kiezen. Het saldo wordt dan automatisch op een bepaalde waarde gezet. Als je het met een aantal dagen wilt aanpassen, raadpleeg dan het artikel Verlofsaldo's aanpassen.

We helpen je graag bij het importeren van je gegevens. Als je van plan bent om een import uit te voeren en onze hulp nodig hebt, ga dan naar de sectie Vind antwoorden in Personio via Help > Support en updates > Vind antwoorden en neem contact op met onze klantenservice.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.