Dit is stap 4 van 5 van de implementatiemodule Aanwezigheid en afwezigheid.

Nadat je je afwezigheden hebt geconfigureerd en je verlofregelingen hebt ingesteld, kun je alle eerdere en geplande afwezigheden in Personio importeren. Hiervoor kun je afwezigheidsperiodes en -saldo's importeren.

Wat zijn de voordelen?

Afwezigheidsperiodes in bulk importeren

Het importeren van afwezigheidsperiodes voor medewerkers zorgt ervoor dat:

• HR een duidelijk overzicht heeft van eerdere en geplande afwezigheden van alle medewerkers. Met betrouwbare gegevens over afwezigheden kunnen rapporten worden geanalyseerd om relevante inzichten te verzamelen over afwezigheden in teams en afdelingen.
• medewerkers een overzicht hebben van hun eerdere en toekomstige geplande afwezigheden, direct in hun afwezigheidskalender.

Verlofsaldo's in bulk importeren

Nadat je je verlofregelingen aan medewerkers hebt toegewezen, moet je misschien nog wat aanpassingen doen om ervoor te zorgen dat de resultaten 100% nauwkeurig zijn. Met deze aanpassing kun je:

• ervoor zorgen dat het aantal dagen restverlof van het vorige jaar correct is. (We importeren bijvoorbeeld het verlofsaldo op 31.12.2022 om het totale aantal dagen restverlof van dat jaar weer te geven).
• ervoor zorgen dat de verlofsaldo's van je medewerkers vanaf een bepaalde datum kloppen. (Dit is vereist voor vakantieaanspraak die niet op 1 januari of op het werkjubileum van een medewerker begint).

Afwezigheidsperiodes in bulk importeren

Volg deze stappen als je wilt dat de afwezigheden van je medewerkers voor het huidige jaar worden weergegeven in hun persoonlijke afwezigheidskalenders.

1. Download het Excel-sjabloon NL Import van afwezigheidsperiodes in het gedeelte Downloads van dit artikel. Je kunt ook je eigen sjabloon maken (ondersteunde formaten: .xlsx, .csv, .xls) dat dezelfde acht kolommen moet bevatten: 

   ▶︎ E-mailadres van medewerker: precies zoals opgeslagen in Personio
   ▶︎ Afwezigheidstype: precies zoals opgeslagen in Personio (inclusief hoofdletters)
   ▶ Begindatum: in het formaat DD.MM.JJJJ
   ▶ Einddatum: in het formaat DD.MM.JJJJ
   ▶ ︎Starttijd: in het formaat UU:MM
   ▶ Eindtijd: in het formaat UU:MM
   ▶ Halve dag eerste dag: als de eerste dag is opgenomen als een halve dag afwezigheid (1 voor ja, anders leeg laten)
   ▶ Halve dag laatste dag: als de laatste dag is opgenomen als een halve dag afwezigheid (1 voor ja, anders leeg laten)
2. Vul het Excel-sjabloon in met de informatie over de afwezigheden van je medewerkers. Voor het importeren van:
   ▶ een volledige dag afwezigheid voer je dezelfde datum in als de begin- en einddatum.
   ▶︎ een afwezigheid van een paar uur op een dag vul je dezelfde datum in als begindatum en einddatum, maar ook de bijbehorende starttijd en eindtijd voor die afwezigheid.
   ▶ een afwezigheid van een halve dag typ je 1 in de kolom Halve dag eerste dag voor de tweede daghelft, of in de kolom Halve dag laatste dag voor de eerste daghelft.

   Let op:
   ▶︎ Start- en eindtijden zijn alleen nodig voor afwezigheden die in uren worden bijgehouden (bijvoorbeeld een doktersafspraak van 10.00 uur tot 11.00 uur). Met deze kolommen wordt geen rekening gehouden voor alle andere afwezigheden. 
   ▶︎ Wanneer je de gegevens kopieert en in het Excel-sjabloon plakt, moet je ervoor zorgen dat de opmaak van zowel de kolommen Begindatum/starttijd als Einddatum/eindtijd achteraf wordt gewijzigd naar tekst (klik met de rechtermuisknop > Celeigenschappen > Categorie > Tekst). Zorg er ook voor dat het geschreven is als DD.MM.JJJJ.

3. Ga naar Importen > Afwezigheidsperiodes uploaden en upload het Excel-bestand. Selecteer het bestandstype Import van afwezigheidsperiodes.
   
   
4. Wijs de kolommen in je Excel-bestand toe aan de bijbehorende in Personio opgeslagen attributen. Zorg dat ze precies dezelfde naam hebben.
5. Controleer de preview van de import en klik op Importeren als alles in orde is.

Tip
Je kunt afwezigheidsperiodes handmatig invoeren via Medewerkersprofiel > Afwezigheid. Meer informatie hierover vind je in het artikel Hoe kan ik afwezigheden invoeren voor andere medewerkers?

Verlofsaldo's in bulk importeren 

Als je het saldo van een medewerker moet aanpassen, volg dan deze stappen om dit te doen via een import:

1. Download het Excel-sjabloon NL Import van verlofsaldo's in de sectie Downloads van dit artikel. Je kunt ook je eigen sjabloon maken (ondersteunde formaten: .xlsx, .csv, .xls), dat dezelfde vier kolommen moet bevatten:
   ▶ ︎E-mailadres van de medewerker: precies zoals opgeslagen in Personio
   ▶ Afwezigheidstype: precies zoals opgeslagen in Personio (inclusief (hoofdletters)
   ▶︎ Saldo: in het formaat DD of UU, afhankelijk van de tijdseenheid die voor het afwezigheidstype is ingesteld. Als het saldo ook een halve dag of een half uur bevat, moet dit worden ingevoerd in het formaat DD.5 of UU.5.
   ▶︎ Saldodatum (optioneel): in het formaat DD.MM.JJJJ.
   

2. Vul het Excel-sjabloon in met de informatie over de verlofsaldo's van je medewerkers.
3. Ga naar Importen > Import van verlofsaldo's  en upload het Excel-bestand. 
4. Wijs de kolommen in je Excel-bestand toe aan de bijbehorende in Personio opgeslagen attributen. Zorg dat ze precies dezelfde naam hebben.
5. Controleer de preview van de import en klik op Importeren als alles in orde lijkt.

Opmerking
Als je het verlofsaldo aanpast door in bulk te importeren, kun je het aanpassingstype niet kiezen. Het saldo wordt dan automatisch op een bepaalde waarde gezet. Als je het met een aantal dagen wilt aanpassen, raadpleeg dan het artikel Verlofsaldo's aanpassen.

Tip:
We helpen je graag bij het importeren van je gegevens. Als je van plan bent om een import uit te voeren en onze hulp nodig hebt, ga dan naar de sectie Vind antwoorden in Personio via Help > Support en updates > Vind antwoorden en neem contact op met onze klantenservice.

Volgende stap

Gefeliciteerd 🎉
Je bent klaar om verder te gaan met het instellen van de bedrijfskalender in Personio.