Stap 1: Medewerkersgegevens importeren

 

De eerste stap bij het instellen van je Personio-account is het opslaan van de stamgegevens van je medewerkers. Voordat je gegevens importeert, moet je eerst nadenken over welke medewerkersgegevens je precies in Personio wilt beheren.

R

 

Attributen van medewerkers configureren in Personio

Medewerkersgegevens worden weergegeven in het medewerkersprofiel en zijn opgesplitst in verschillende secties en in attributen. Attributen die thematisch gerelateerd zijn, worden gegroepeerd in secties. In het systeem vind je een aantal vooraf gedefinieerde secties en attributen. Hieraan kun je zoveel secties en attributen toevoegen als je wilt om de gegevens te documenteren die je organisatie nodig heeft.

Let op: Secties en attributen moeten altijd worden ingevoerd in de bedrijfstaal die je hebt ingesteld onder Instellingen > Organisatie > Bedrijf. Daarna kun je vertalingen voor attributen opslaan in de talen die beschikbaar zijn in Personio: Duits, Engels, Spaans, Frans, Italiaans en Nederlands.

Voordat je begint met het importeren van je gegevens in Personio, moeten alle aanvullende medewerkersattributen worden aangemaakt. Volg deze stappen om dit te doen:

reorder-attributes-move-section_nl.gif

  1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersgegevens.
  2. Bewerk de afzonderlijke Secties (links) en de bijbehorende Attributen (rechts).
  3. Klik op Sectie creëren om zo nodig meer secties toe te voegen en klik op Attribuut toevoegen om eigen attributen aan de sectie toe te voegen.
  4. Geef het attribuut een naam en selecteer een geschikte attribuutsoort.
    Opmerking: de soort is belangrijk voor de opmaak en de werking van de attributen.

 

In de onderstaande tabel worden de verschillende soorten attributen uitgelegd:

Soort attribuut Uitleg
Standaard Een eenvoudig tekstveld voor korte stukjes tekst.
Voorbeeld: namen, e-mailadressen en telefoonnummers
Lijst van opties

Met een lijst van opties kun je de attribuutwaarde opvragen. Je kunt van tevoren de mogelijke waarden bepalen.
Voorbeeld: ja/nee-vragen

Getal (geheel getal)

Getallen zonder decimalen.
Voorbeeld: personeelsnummer of het polisnummer van een zorgverzekering

Getal (tot twee decimalen) Getallen met één of twee cijfers achter de komma (het aantal cijfers achter de komma bepaal je zelf bij het aanmaken van het attribuut).
Voorbeeld: kinderbijslag en geldbedragen, of percentages
Datum Deze attribuutwaarde is een datum.
Voorbeeld: verjaardag
Link Dit attribuut is een link.
Voorbeeld: een LinkedIn-profiel
Tekstveld met meerdere regels

Vrij tekstveld voor langere teksten.
Voorbeeld: berichten of opmerkingen

Tags 

Je definieert attribuutwaarden op dezelfde manier als met een Lijst van opties, maar hier kun je meerdere waarden tegelijk kiezen.
Voorbeeld: lijst met talen die een medewerker spreekt

In ons Helpcentrum-artikel over Best Practices: Secties en attributen vind je een overzicht van aanvullende secties en attributen voor medewerkers die hun nut hebben bewezen, samen met voorbeelden.

 

Ons Excel-sjabloon gebruiken om medewerkersgegevens te verzamelen

Het Excel-sjabloon NL Import van medewerkersgegevens (dat je ook uit de lijst rechts kunt downloaden) is gebaseerd op je account in de testfase en bevat alle inbegrepen attributen.

Opmerking
De titels van de attributen en opties in de tabel moeten hetzelfde zijn als in je Personio-account. Anders werkt de import niet.
Het attribuut Nationaliteit heet in oudere accounts Staatsburgerschap.

Tip: In de importsjablonen worden de kolomtitels van attributen die in Personio staan als een Lijst van opties cursief weergegeven.
Aan de hand van een vervolgkeuzelijst kun je de toegestane opties bekijken.

  1. Download eerst het Excel-sjabloon en lees het werkblad met de naam Richtlijnen voor het invullen van het uploadbestand voor medewerkersgegevens.
  2. Vul vervolgens de kolommen in met de gegevens van je medewerkers. Elke rij vertegenwoordigt één medewerker, die wordt geïdentificeerd aan de hand van een e-mailadres. Verplichte kolommen zijn geel gemarkeerd en moeten worden ingevuld.
    employee-import-template_nl.png
  3. Om de medewerkersattributen die je zelf hebt ingesteld te importeren, kun je ook meer kolommen toevoegen.
  4. Sla het ingevulde Excel-bestand op.

Opmerking: E-mailadressen dienen als unieke identificatiegegevens in het systeem. Daarom moet voor elke medewerker een e-mailadres worden ingevoerd. Dit is vooral belangrijk voor latere imports, zoals salarisgegevens. Bij importbestanden die zowel het e-mailadres als een ander identificatiemiddel bevatten (bijvoorbeeld het personeelsnummer), gebruikt Personio standaard het e-mailadres voor het importeren van de gegevens. We raden echter niet aan om meerdere identificatiemiddelen tegelijk te importeren.


Als je nog meer attributen met terugwerkende kracht wilt invullen door deze te importeren, hoeft het Excel-sjabloon slechts één unieke ID te bevatten, bijvoorbeeld het e-mailadres, en het betreffende attribuut of de attributen die je wilt importeren. Je hoeft de attributen of systeemattributen die al ingevuld zijn niet nog eens te importeren.

Uitleg van kolommen (alleen vooraf gedefinieerde attributen)

Kolomnaam Vereiste kolom  Toegestane waarden Uitleg
Voornaam ja Tekst  
Achternaam ja Tekst  
Geslacht ja 'man', 'vrouw' of 'divers'  
E-mailadres ja E-mailadres E-mailadres
Status ja 'actief, 'inactief' of 'onboarding'

actief = een medewerker die momenteel in het bedrijf werkt

inactief = een voormalige medewerker

onboarding = een nieuwe medewerker, voorafgaand aan de datum van indiensttreding

Opmerking: Een extra status is 'Verlof'. Deze status kan niet worden geïmporteerd. Lees hoe je een verlofperiode inplant voor een medewerker.

Type dienstverband ja 'intern', 'extern'

intern = een echte medewerker van het bedrijf

extern = externe medewerkers zoals freelancers of accountants (die toegang nodig hebben tot het loonadministratiegedeelte)

Aanstellingsdatum ja Datum De startdatum van het contract/dienstverband
Leidinggevende Aanbevolen E-mailadres

Het e-mailadres van de direct leidinggevende van de medewerker

Belangrijk: De leidinggevende moet ook als medewerker zijn toegevoegd aan het sjabloon.

Dochteronderneming Aanbevolen, indien beschikbaar Tekst De naam van de dochteronderneming
Kantoor Aanbevolen Tekst Het kantoor/de locatie van de medewerker, bijv. 'Amsterdam'
Afdeling Aanbevolen Tekst De afdeling van de medewerker, bijv. 'Management'
Functie Aanbevolen Tekst De titel/functie van de medewerker, bijv. 'Boekhouder'
Einde contract Optioneel Datum

De einddatum van het contract (bij contracten voor bepaalde tijd)

Beëindigingsdatum Optioneel Datum

De datum waarop de medewerker het bedrijf officieel heeft of zal verlaten

Kostenplaats  Optioneel  Tekst

De naam van de kostenplaats van de medewerker

Lengte proeftijd Optioneel Aantal De duur van de proeftijd van de medewerker in maanden (leeg als er geen proeftijd is)
Uur per week Aanbevolen Aantal Het aantal werkuren per week

 

Medewerkersgegevens importeren

Je kunt medewerkersgegevens importeren zodra je alle stappen ter voorbereiding hebt doorlopen.

import-employee-bulk-import_nl.gif

 

Het proces waarmee je attributen in Personio importeert, bestaat uit de volgende stappen:

  1. Bestand uploaden: upload het bestand in het gedeelte Importen in je Personio-account. Selecteer het bestandstype Massa-upload van medewerkers.
  2. Kolommen configureren: wijs in de volgende stap de kolommen in je Excel-bestand toe aan de bijbehorende attributen die zijn opgeslagen in Personio. Het is handig als deze dezelfde of tenminste vergelijkbare benamingen hebben.
  3. Preview van import weergeven: vervolgens zie je een preview van de import. Als je fouten opmerkt, kun je de import eenvoudig annuleren en deze in het Excel-spreadsheet verbeteren.
  4. Revisiebestand: als het bestand niet correct is opgemaakt, verschijnt er een waarschuwingsvenster. Klik op de knop Revisiebestand downloaden om een bestand in het formaat .xls te downloaden waarin aangegeven wordt welke kolommen of velden fouten bevatten. Corrigeer deze en importeer opnieuw. Lees Waarom werkt de import niet? voor meer informatie over fouten bij het importeren en hoe je ze kunt verhelpen.

We helpen je graag bij het importeren van je gegevens. Als je van plan bent om een import uit te voeren en onze hulp nodig hebt, ga dan naar de sectie Vind antwoorden in Personio via Help > Support en updates > Vind antwoorden en neem contact op met onze klantenservice.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.