In dit artikel leggen we uit welke stappen je moet nemen om de basisgegevens van je medewerkers in Personio te importeren.

Wat zijn de voordelen?

• Sla de meest relevante medewerkersgegevens voor je bedrijf op. Met aangepaste secties en attributen kun je de digitale bestanden van je medewerkers configureren aan de hand van de interne vereisten van je organisatie.
• Creëer een centrale database voor al je medewerkersgegevens, zodat iedereen weet welke informatie opgeslagen is en waar ze die kunnen vinden.
• Zorg ervoor dat de informatie altijd up-to-date is. Medewerkers kunnen indien nodig hun persoonlijke informatie of bepaalde delen van hun persoonlijke informatie zelf bijwerken.

Stap 1: Secties en attributen configureren in Personio

Het medewerkersprofiel in Personio bevat verschillende belangrijke secties, zoals HR-informatie, persoonlijke gegevens en informatie voor de loonadministratie. Elke sectie bevat verschillende attributen die bepalen welke gegevens in die sectie moeten worden opgeslagen (zoals type dienstverband, werkuren per week, aanstellingsdatum). Er zijn een aantal vooraf gedefinieerde secties en attributen, waaraan je nieuwe secties en attributen kunt toevoegen.

Opmerkingen
▶ Voordat je begint met de daadwerkelijke import van medewerkersgegevens, moet je alle secties en attributen aanmaken en configureren op basis van je behoeften. 
▶︎ Secties en attributen moeten altijd worden ingevoerd in de bedrijfstaal die je is ingesteld onder Instellingen > Organisatie > Bedrijf > Taalvoorkeur.Vervolgens kun je vertalingen voor attributen opslaan in de talen die beschikbaar zijn in Personio: Nederlands, Duits, Engels, Spaans, Frans, Italiaans, Zweeds of Fins.

Volg deze stappen om secties aan te maken en te configureren:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersgegevens.
2. Bewerk de afzonderlijke secties (links) en de bijbehorende attributen (rechts).
3. Klik op Sectie creëren om zo nodig meer secties toe te voegen en klik op Attribuut toevoegen om eigen attributen aan de sectie toe te voegen.
4. Geef het attribuut een naam en selecteer een geschikt attribuuttype.
   

Opmerking:
Het type is belangrijk voor de opmaak en de werking van de attributen.

In de onderstaande tabel worden de verschillende soorten attributen uitgelegd:

In onze Helpcentrum-artikelen Best practices: secties en attributen en Belangrijke vooraf gedefinieerde attributen en hun functionaliteiten vind je een overzicht van aanvullende secties en attributen voor medewerkers die hun waarde hebben bewezen.

Stap 2: Het Excel-sjabloon gebruiken om medewerkersgegevens te verzamelen

Het Excel-sjabloon NL Import van medewerkersgegevens (beschikbaar in de sectie Downloads van dit artikel) is gebaseerd op je account in de testfase en bevat alle inbegrepen attributen. 

Opmerking
De titels van de attributen en opties in de tabel moeten exact hetzelfde zijn als in je Personio-account. Anders werkt de import niet.

Tip
In de importsjablonen worden de kolomtitels van attributen die in Personio staan als een Lijst met opties cursief weergegeven.
Aan de hand van een vervolgkeuzelijst kun je de toegestane opties bekijken.

1. Download eerst het Excel-sjabloon en lees het werkblad met de naam Richtlijnen voor het invullen van het uploadbestand voor medewerkersgegevens.
2. Vul vervolgens de kolommen in met de gegevens van je medewerkers. Elke rij vertegenwoordigt één medewerker, die wordt geïdentificeerd aan de hand van een e-mailadres. De kolommen die geel gemarkeerd zijn, zijn verplichte velden voor nieuwe medewerkersprofielen, terwijl je voor bestaande medewerkers alleen het e-mailadres hoeft in te vullen. 
3. Om de medewerkersattributen die je zelf hebt ingesteld te importeren, kun je ook meer kolommen toevoegen.
4. Sla het ingevulde Excel-bestand op.

Opmerking
E-mailadressen dienen als unieke identificatiegegevens in het systeem. Daarom moet voor elke medewerker een e-mailadres worden ingevoerd. Dit is vooral belangrijk voor latere imports, zoals salarisgegevens. Bij importbestanden die zowel het e-mailadres als een ander identificatiemiddel bevatten (bijvoorbeeld het personeelsnummer), gebruikt Personio standaard het e-mailadres voor het importeren van de gegevens. We raden echter niet aan om meerdere identificatiemiddelen tegelijk te importeren.

Stap 3: Aanvullende informatie voor de import

Houd bij het invullen van je importsjabloon rekening met de onderstaande best practices:

▶ Vooraf gedefinieerde attributen zijn systeemattributen die niet kunnen worden hernoemd of verwijderd, omdat ze gekoppeld zijn aan andere processen in Personio.
Tip: je kunt bepaalde vooraf gedefinieerde attributen verbergen voor je medewerkers. Maak een nieuwe sectie aan en verplaats de attributen daarheen. Nieuw aangemaakte secties zijn niet zichtbaar voor medewerkers, tenzij je hen er toegangsrechten toe geeft.

▶︎ Het Excel-sjabloon kan achteraf worden ingevuld met extra attributen. Hierin moet je een uniek identificatiemiddel en de attributen die je wilt importeren opnemen. Je hoeft de attributen die al geïmporteerd zijn niet nog eens te importeren.

▶ Twee medewerkers kunnen niet als elkaars leidinggevende worden geregistreerd. Als een medewerker geen leidinggevende heeft, zoals bijvoorbeeld de CEO, dan laat je de betreffende kolom gewoon leeg.

Opmerking
Als medewerkers binnen je bedrijf aan meerdere leidinggevenden rapporteren, moet je tenminste één leidinggevende importeren. Hoe je meerdere leidinggevenden toevoegt, lees je in ons artikel Aanvullende leidinggevenden instellen.

Stap 4: Medewerkersgegevens importeren

Je kunt medewerkersgegevens importeren zodra je alle stappen ter voorbereiding hebt doorlopen.

Het proces waarmee je attributen in Personio importeert, bestaat uit de volgende stappen:

1. Bestand uploaden: Upload het bestand naar de sectieImporten in je Personio-account.Selecteer het bestandstype Import van medewerkers.
2. Kolommen configureren: wijs in de volgende stap de kolommen in je Excel-bestand toe aan de bijbehorende attributen die zijn opgeslagen in Personio. Het is handig als deze dezelfde of tenminste vergelijkbare benamingen hebben.
3. Preview van import weergeven: vervolgens zie je een preview van de import. Als je fouten opmerkt, kun je de import eenvoudig annuleren en deze in het Excel-spreadsheet verbeteren.
4. Revisiebestand: als het bestand niet correct is opgemaakt, verschijnt er een waarschuwingsvenster. Klik op de knop Revisiebestand downloaden om een bestand in het .xls-formaat te downloaden waarin aangegeven wordt welke kolommen of velden fouten bevatten. Corrigeer deze en importeer opnieuw. 

Tip
Lees Waarom werkt de import niet? voor meer informatie over fouten bij het importeren en hoe je ze kunt verhelpen.

Opmerking
Controleer in Kwaliteitscontrole: medewerkersprofiel of alles goed is ingesteld voordat je doorgaat naar de volgende module.