In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de gegevens van medewerkers in Personio importeert met behulp van ons importbestand.

Tip:
Gebruikers kunnen medewerkers aanmaken of bijwerken als ze toegangsrechten hebben voor het importeren van medewerkersgegevens. Ze kunnen medewerkers en attributen alleen bijwerken in profielsecties waarvoor ze bewerkingsrechten hebben. Om medewerkers aan te maken, moeten gebruikers ook toegangsrechten hebben om nieuwe medewerkers toe te voegen.

Secties en medewerkersattributen instellen voor het importeren van gegevens

Configureer voordat je gegevens importeert de aangepaste secties en attributen die je nodig hebt voor je personeelsbeheer. Het medewerkersprofiel van Personio bevat secties met attributen die aangeven welke gegevens zijn opgeslagen. Lees meer over attributen en aangepaste secties.

Opmerkingen:
▶︎ Je moet aangepaste secties en attributen aanmaken in de standaardtaal van het account. De standaardtaal is de taal die werd geselecteerd bij de eerste configuratie van de bedrijfsinformatie. Je kunt later vertalingen voor deze attributen in andere relevante talen toevoegen.
▶︎ De opmaak en functie van attributen zijn afhankelijk van het type.

Volg deze stappen om secties te maken en te configureren:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkersgegevens.
2. Bewerk de secties aan de linkerkant en de bijbehorende attributen aan de rechterkant.
3. Optioneel: Voeg meer secties toe door op Sectie maken te klikken. Klik vervolgens op Attribuut toevoegen om aangepaste attributen binnen de secties aan te maken.
4. Geef het attribuut een naam en kies het juiste attribuuttype.
5. Optioneel: Voeg indien nodig vertalingen voor de aangepaste attributen toe in alle relevante talen.

Importsjabloon downloaden en invullen met medewerkersgegevens

Het Excel-sjabloon Medewerkers wordt tijdens de testfase afgestemd op je account en bevat alle relevante attributen. Deze taal komt overeen met de taalinstellingen van je bedrijf en eventuele foutmeldingen worden gesteld in de taal van je persoonlijke account. Ga als volgt te werk om het sjabloon te downloaden:

1. Log in op je Personio-account en ga naar Importen.
2. Selecteer het bestandstype Medewerkers.
3. Klik op dit sjabloon naast Sjabloon downloaden om het bestand te downloaden.

Zodra je het Excel-sjabloon Medewerkers hebt, volg je deze stappen om het sjabloon in te vullen:

1. Open het Excel-sjabloon en lees het werkblad Richtlijnen .
2. Voer de gegevens van je medewerkers in de kolommen in volgens onze best practices hieronder.
3. Voeg extra kolommen in om aangepaste medewerkersattributen toe te voegen. Het bestand kan maximaal zestig kolommen bevatten.
4. Sla het ingevulde Excel-bestand op.

Beste werkwijzen voor het voorbereiden van je sjabloon

Gebruik deze best practices bij het invullen van je importsjabloon:

• Elke rij is voor één medewerker, die wordt geïdentificeerd aan de hand van zijn of haar e-mailadres. Vul de geel gemarkeerde kolommen in, want deze zijn vereist voor nieuwe medewerkersprofielen. 
• E-mailadressen zijn unieke identificatiegegevens. Je moet voor elke medewerker een e-mailadres opgeven, want Personio gebruikt dit voor het importeren van gegevens. Vermijd het tegelijk importeren van meerdere identificatiemiddelen.
• De attribuutnamen en -waarden in de tabel moeten overeenkomen met die in je Personio-account; anders mislukt de import.

  Opmerking: Geef voor attributen van het type Lijst met opties de oorspronkelijke namen van elke optie (databasewaarden) op in het importbestand. Als je Personio-account bijvoorbeeld in het Engels is en je hebt een attribuut van het type Lijst met opties voor 'Favoriete kleur', dan moet je de namen van de opties voor alle medewerkers in het Engels vermelden ('Red', 'Blue', 'Green'), ongeacht eventuele vertalingen die je hebt ingesteld.

• Als je in eerste instantie niet alle kolommen kunt invullen, kun je het sjabloon later bijwerken. Je hoeft alleen een unieke ID en de attributen die je wilt importeren op te geven. Het is niet nodig om attributen of systeemattributen op te nemen die al zijn ingevuld.
• In de importsjablonen worden de kolomtitels van attributen die in Personio staan als een Lijst met opties cursief weergegeven.
• Om relatieattributen (bijvoorbeeld meerdere leidinggevenden) te importeren, moet je het e-mailadres van de gerelateerde medewerker toevoegen. Als je meerdere gerelateerde medewerkers wilt importeren, gebruik dan een puntkomma om de e-mails te scheiden.
• Je kunt niet aangeven dat twee medewerkers elkaars leidinggevenden zijn. Als een medewerker (zoals een CEO) geen leidinggevende heeft, laat die kolom dan leeg. Als een medewerker meerdere leidinggevenden heeft, maak dan een nieuw attribuut voor het relatietype aan in Personio en voeg een kolom met dezelfde attribuutnaam toe aan het werkblad.
• Per medewerker kan slechts één kostenplaats worden geïmporteerd. Je kunt op een later moment handmatig meerdere kostenplaatsen toevoegen in het profiel van de medewerker.
• Om inactieve werknemers te importeren, voeg je de volgende attributen toe: status, datum uit dienst en type beëindiging. Om fouten bij stap drie te voorkomen, moet je zowel de datum uit dienst als het type beëindiging toevoegen. 
• Scheid de afzonderlijke waarden met een komma om tagattributen te importeren. Gebruik geen puntkomma.

Medewerkersgegevens importeren met het ingevulde sjabloon

Na het voltooien van de eerste twee stappen, kun je medewerkersgegevens importeren. Dat doe je als volgt:

1. Ga naar Importen.
2. Kies het importtype Medewerkers en klik op Bestand selecteren.
3. Klik om een bestand te selecteren of sleep je bestand naar het venster.
4. Kies het werkblad dat je wilt importeren en klik op Openen.
5. Mogelijk moet je de eerste rij van je werkblad selecteren om de attributen te matchen met Personio. Klik op Volgende.
6. Match de kolommen in je Excel-bestand met de overeenkomstige attributen in Personio en klik daarna op Volgende.
7. Als er fouten zijn, verschijnt er rechts een pop-upvenster. Bekijk alle fouten en los ze op. Eenmaal opgelost, verschijnt er een bericht om te bevestigen dat het bestand klaar is om te worden geïmporteerd.

   Tip: Als je cel vereist aandacht ziet, klik dan op het veld om het te markeren en dubbelklik vervolgens om de waarde te bewerken.

8. Klik op Importeren om het proces te voltooien.

Lees Kwaliteitscontrole: medewerkersprofiel voordat je doorgaat naar de volgende module om er zeker van te zijn dat je alles goed hebt ingesteld.