Dit is stap 1 van 5 van de implementatiemodule Aanwezigheid en Afwezigheid.

Lees hoe je werkroosters aanmaakt waarbij je bepaalt hoe de vakantiedagen, overuren en minuren van je medewerkers worden berekend.

Wat zijn de voordelen?

• Registreer de dagen van de week en de uren die je medewerkers werken in Personio.
• Bereken vakantiedagen correct en houd overuren bij in Personio.
• Dagen die niet als werkdagen zijn gedefinieerd worden bij de berekening van bijvoorbeeld vakantie- of ziekteperiodes niet als vrije dagen beschouwd.
• Bereken overuren en minuren correct. Gebruik werkroosters om de vereiste werkuren te definiëren als je overuren en minuren bijhoudt.
• Als je overuren en minuren bijhoudt, kun je ervoor kiezen om overuren uit te betalen of om te zetten in vrije tijd voor je medewerkers. Lees meer over het beheren van overuren.

Stap 1: Werkroosters definiëren

Bedenk voordat je werkroosters gaat instellen hoeveel verschillende werkroosters er in je bedrijf worden gebruikt.

Tip
Om de verschillende werkroosters te bepalen, kun je jezelf de volgende vragen stellen:
▶ ︎Hebben we parttime medewerkers?
▶ ︎ Zijn er parttime medewerkers die alleen bepaalde dagen werken, en op welke dagen werken ze (bijvoorbeeld maandag en dinsdag)?

Zie ons Excel-sjabloon (onderaan) voor hulp bij mogelijke werkroosters. Houd er rekening mee dat dit sjabloon niet bedoeld is voor de import, maar alleen om je te helpen zodat je geen werkroosters vergeet.

Bij het definiëren van werkroosters moet je ook rekening houden met de volgende concepten en de manier waarop je bedrijf daarmee omgaat:

Stap 2: Een werkrooster aanmaken

Nadat je de verschillende soorten werkroosters voor je bedrijf hebt gedefinieerd, kun je ze gaan instellen. Volg deze stappen om een nieuw werkrooster te maken:

1. Ga naar Instellingen> Werkuren en afwezigheden > Aanwezigheid.
2. Klik onder Werkroosters in het veld 'Rooster toevoegen' en geef je werkrooster een duidelijke naam (zoals 'fulltime; 40 uur; ma, di, wo, do, vr met tijdregistratie').
3. Klik vervolgens op  .
4. Werkdagen en -uren: om de werkdagen en -uren te definiëren, vul je in hoeveel uur je medewerkers elke werkdag moeten werken en hoe lang hun pauzes zijn.
   
   

   Opmerking
   De invoer van begin- en eindtijden is optioneel en dient alleen als leidraad. Medewerkers kunnen werkuren registreren buiten de opgegeven begin- en eindtijden.

5. Overuren en minuren bijhouden (optioneel): om overuren bij te houden, selecteer je Ja.
   ▶︎ Selecteer vervolgens of overuren op dag- of weekbasis moeten worden berekend.
   ▶︎ Onder Overurendrempel kun je aangeven of er al een bepaald aantal overuren is opgenomen in het maandsalaris en daarom niet moet worden meegenomen in de overurenberekening.
   ▶︎ Als de overuren op dagbasis worden berekend, kun je ervoor kiezen om minuren bij te houden.
   ▶︎ Kies of minuren moeten worden bijgehouden voor dagen waarop geen uren zijn geregistreerd.
   
   

   Opmerking
   Als je het bijhouden van minuren activeert voor dagen waarop geen uren zijn geregistreerd, dan worden de minuren meteen gegenereerd. Daarom raden we je aan:
   
   ▶︎ om automatische minuren pas te activeren als je medewerkers actief hun uren bijhouden;
   ▶︎ om bij het opslaan van het werkrooster te kiezen voor Duplicaat van werkrooster maken zodat de updates worden opgeslagen in een kopie van het werkrooster dat automatisch aan dezelfde medewerkers wordt toegewezen.

6. Pauzeregels (optioneel): Selecteer of medewerkers en goedkeurders moeten worden geïnformeerd als een medewerker onjuiste pauzes invoert in de tijdregistratie.
   
   

   Opmerking
   Je kunt maximaal twee regels toevoegen met de verplichte pauzetijd voor een bepaald aantal werkuren.

7. Afwezigheden: Kies Ja om verlofdagen pro rata toe te passen. Selecteer vervolgens in het vervolgkeuzemenu een referentiewaarde voor de pro rata berekening van verlofdagen.
8. Klik vervolgens op Werkrooster opslaan.

Meer informatie over het opstellen van werkroosters voor parttime medewerkers vind je in het artikel Deeltijdwerk configureren.

Voorbeeld: fulltime of parttime met vaste werkdagen en vaste vakantiedagen

In het volgende voorbeeld gaan we ervan uit dat het bedrijf drie soorten medewerkers heeft, die allemaal 24 vakantiedagen per jaar krijgen:

• Medewerker type A werkt fulltime, met een 5-daagse (ma, di, wo, do, vr), 40-urige werkweek
• Medewerker type B werkt parttime, met een 3-daagse (ma, di, do), 24-urige werkweek
• Medewerker type C werkt parttime, met een 3-daagse (ma, di, wo), 20-urige werkweek

Voor elk type medewerker maak je onder Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Aanwezigheid een apart werkrooster aan dat je vervolgens toewijst aan de betreffende medewerkers. Geef de werkroosters namen waarmee ze gemakkelijk te herkennen zijn (bijvoorbeeld 'parttime, 20 uur (ma, di, do, vr)').

Medewerker A (Fulltime)	Medewerker B (Parttime)	Medewerker C (Parttime)
Hoeveel vakantiedagen krijgt de medewerker op 1 januari?
5/5 × 24 = 24	3/5 × 24 = 14.4	3/5 × 24 = 14.4
Voorbeeld 1: al deze medewerkers vragen vakantie aan van zo tot za
-5 vakantiedagen	-3 vakantiedagen	-3 vakantiedagen
Voorbeeld 2: al deze medewerkers vragen vakantie aan van zo tot wo
-3 vakantiedagen	-2 vakantiedagen	-3 vakantiedagen
Voorbeeld 3: al deze medewerkers vragen vakantie aan van wo tot za
-3 vakantiedagen	-1 vakantiedag (do)	-1 vakantiedag (wo)

Stap 3: Werkroosters toewijzen

Nadat je de werkroosters hebt geconfigureerd, kun je vervolgens een standaard werkrooster selecteren de andere roosters individueel of in bulk aan de juiste medewerkers toewijzen.

Opmerking
Verlofsaldo's worden herberekend als je een nieuw werkrooster toewijst nadat het saldo is toegekend (meestal op 1 januari).

Standaard werkrooster

Onder Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Aanwezigheid kun je een werkrooster, meestal het rooster van 40 uur, selecteren als het werkrooster dat standaard aan alle medewerkers wordt toegewezen.

Opmerking
Als je niet een van je roosters als standaardrooster instelt, wijst Personio automatisch het eerste werkrooster in je lijst toe als standaard voor alle medewerkers.

Werkroosters individueel toewijzen

Volg deze stappen om het juiste werkrooster aan een individuele medewerker toe te wijzen:

1. Ga naar het betreffende medewerkersprofiel en vervolgens naar het tabblad Aanwezigheid.
2. Klik dan op de drie puntjes in het veld 'Werkuren & rooster' en kies Rooster wijzigen.
3. Hier kun je het gewenste rooster selecteren en bepalen vanaf welke datum dit rooster moet worden toegepast.
4. Klik vervolgens op Opslaan.
   
   

Werkroosters bulksgewijs toewijzen

Het is ook mogelijk om een werkrooster aan verschillende medewerkers tegelijk toe te wijzen. Volg hiervoor deze stappen:

1. Ga naar de Medewerkerslijst en gebruik de selectievakjes om alle medewerkers te markeren die hetzelfde werkrooster moeten krijgen.
2. Klik vervolgens op Acties en selecteer Werkrooster toewijzen of verwijderen.
3. Kies het juiste werkrooster en bepaal vanaf welke datum dit rooster moet worden toegepast.
4. Klik vervolgens op Opslaan.
   
   

Stap 4: Projecten aanmaken voor projectmatige tijdregistratie (optioneel)

Als medewerkers de tijd bijhouden die ze aan specifieke projecten hebben gewerkt, kun je projecten aanmaken en projectmatige tijdregistratie activeren. Volg deze stappen om projecten aan te maken:

1. Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Aanwezigheid.
2. Klik onder Projecten in het veld 'Project toevoegen' en voer de naam van je project in.
3. Klik vervolgens op  .
4. Vink het selectievakje voor Beschikbaar voor tijdregistratie aan om de uren bij te houden die je aan een project hebt gewerkt. Projecten waarvoor tijdregistratie geactiveerd is, worden aangeduid met een vinkje voor de projectnaam.

Lees meer over Projectmatige tijdregistratie instellen en gebruiken.

Volgende stap

Opmerking
Controleer in Kwaliteitscontrole: aanwezigheid of alles goed is ingesteld voordat je doorgaat naar de volgende stap.