Stap 5: Werkroosters configureren en toewijzen

 

Nadat je alle medewerkersgegevens en salarissen in Personio hebt geïmporteerd en de voorlopige loonadministratie hebt geconfigureerd, kun je werkroosters gaan maken. Werkroosters zijn onder meer een belangrijke voorwaarde om vakantiedagen correct te berekenen.

 

Waarom zijn werkroosters belangrijk?

  • Met werkroosters leg je in Personio de dagen van de week en de uren vast waarop je medewerkers werken.
  • Werkroosters zijn belangrijk omdat ze Personio in staat stellen om vakantiedagen correct te berekenen en overuren bij te houden.
  • Dagen die niet als werkdagen zijn gedefinieerd worden bij de berekening van bijvoorbeeld vakantie- of ziekteperiodes niet als vrije dagen beschouwd.
  • Als je overuren en minuren bijhoudt, kun je werkroosters gebruiken om de vereiste werkuren te definiëren. Hierdoor kunnen overuren en minuren correct worden berekend.

Werkroosters instellen

Bekijk eerst hoeveel verschillende werkroosters er in je bedrijf worden gebruikt. Stel jezelf de volgende vragen: Hebben we parttime medewerkers? en Zijn er onder onze medewerkers die bijvoorbeeld maar twee dagen per week werken, mensen die alleen op maandag en dinsdag werken, of zijn er ook nog andere systemen?
Zie ons Excel-sjabloon (onderaan) voor hulp bij mogelijke werkroosters. Let op: dit is niet bedoeld voor de import, maar alleen om je te helpen ervoor te zorgen dat er geen werkroosters worden vergeten.

Je leest hier welke instellingen je moet gebruiken om de werkroosters van je medewerkers correct in te stellen.

Voorbeeld van werkroosters

In het volgende voorbeeld gaan we ervan uit dat het bedrijf drie soorten medewerkers heeft, die allemaal 24 vakantiedagen per jaar krijgen:

  • Medewerker type A werkt fulltime, met een 5-daagse (ma, di, wo, do, vr), 40-urige werkweek
  • Medewerker type B werkt parttime, met een 3-daagse (ma, di, do), 24-urige werkweek
  • Medewerker type C werkt parttime, met een 3-daagse (ma, di, wo), 20-urige werkweek

Voor elk type medewerker maak je onder Instellingen > Aanwezigheid een apart werkrooster aan dat je vervolgens toewijst aan de betreffende medewerkers. Geef de werkroosters een naam zodat ze gemakkelijk te herkennen zijn (bijv. parttime, 20 uur (ma, di, do, vr)).

Medewerker A (Fulltime)

Medewerker B (Parttime)

Medewerker C (Parttime)

working-schedule-full-time_nl.png

working-schedule-part-time1_nl.png

working-schedule-part-time2_nl.png

Hoeveel vakantiedagen krijgt de medewerker op 1 januari?

5/5 × 24 = 24 3/5 × 24 = 14.4 3/5 × 24 = 14.4

Voorbeeld 1: al deze medewerkers vragen vakantie aan van zo tot za

-5 vakantiedagen

-3 vakantiedagen

-3 vakantiedagen

Voorbeeld 2: al deze medewerkers vragen vakantie aan van zo tot wo

-3 vakantiedagen

-2 vakantiedagen

-3 vakantiedagen

Voorbeeld 3: al deze medewerkers vragen vakantie aan van wo tot za

-3 vakantiedagen

-1 vakantiedag (do)

-1 vakantiedag (wo)

 

Als je parttime medewerkers hebt die flexibel werken op verschillende dagen, dan dien je voor hen toch een werkrooster in te voeren. Klik hier voor meer informatie over het instellen en vastleggen van hun verlofregeling.

 

Werkroosters toewijzen

Nadat je de werkroosters hebt geconfigureerd, is de volgende stap om ze toe te wijzen aan de juiste medewerkers. Onder Instellingen > Aanwezigheid kun je een werkrooster, meestal het rooster van 40 uur, selecteren als het rooster dat standaard aan alle medewerkers wordt toegewezen. Je kunt aparte werkroosters toewijzen aan de medewerkers die een ander rooster hebben, individueel of voor meerdere medewerkers tegelijk.

Houd er rekening mee dat verlofsaldo's herberekend worden als je een nieuw werkrooster toewijst nadat het saldo al is toegekend (meestal op 1 januari).

  1. Werkroosters individueel toewijzen
    Je kunt het juiste werkrooster aan een individuele medewerker toewijzen via Medewerkersprofiel > Aanwezigheid. Klik simpelweg op Rooster wijzigen en selecteer het gewenste rooster.
    employee-profile-attendance-working-schedule-change_nl.gif
  2. Werkroosters aan meerdere medewerkers toewijzen
    Het is ook mogelijk om een werkrooster aan meerdere medewerkers tegelijk toe te wijzen. Gebruik hiervoor de selectievakjes om alle medewerkers te markeren die hetzelfde werkrooster moeten krijgen. Selecteer vervolgens het juiste werkrooster (bijv. 20 uur parttime) en wijs dit toe aan de geselecteerde medewerkers via Acties > Werkrooster toewijzen of verwijderen.
    Workschedule-Assign_nl.gif

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.