Eerdere aanwezigheidsperiodes importeren

 

In dit artikel wordt beschreven hoe je de tijdregistraties van je medewerkers in Personio kunt importeren in een batchproces.

De aanwezigheid van je medewerkers in Personio kan eenvoudig worden geregistreerd via de menuoptie Medewerkersprofiel > Aanwezigheid, waarbij alle medewerkers hun werkuren handmatig kunnen invoeren, mits ze over de vereiste toegangsrechten beschikken. De tijdregistraties worden vervolgens permanent in Personio opgeslagen, zoals vastgelegd is in de accountinstellingen, bijvoorbeeld nadat ze door een leidinggevende zijn bevestigd.

Je kunt ook eerdere tijdregistraties in Personio opslaan door een bulkimport uit te voeren. Hiermee kun je onder meer de oude salarisgegevens van medewerkers die op uurbasis worden betaald automatisch door Personio laten berekenen.

Importeer aanwezigheidsperiodes in Personio door de volgende stappen uit te voeren:

 

Aanwezigheid registreren in het Excel-sjabloon van Personio

  • Download eerst het Excel-sjabloon Aanwezigheidsperiodes importeren (zie de link onderaan dit artikel).
  • Voer de nodige informatie over de aanwezigheidsperiodes van je medewerkers in de relevante kolommen in. Elke regel komt overeen met een tijdregistratie van een medewerker. Als je meerdere aanwezigheidsperiodes voor een medewerker wilt registreren, moet je daarvoor meerdere regels aanmaken. Elke medewerker wordt individueel geïdentificeerd door zijn of haar e-mailadres.

historical-attendances-excel-template_nl.png

  • De regels in de volgende kolommen moeten worden opgemaakt zoals hieronder aangegeven:
    • Datum: dd.mm.jjjj
    • Begintijd: mag alleen tekst (uu:mm) bevatten en mag niet als tijd worden genoteerd.
    • Eindtijd: mag alleen tekst (uu:mm) bevatten en mag niet als tijd worden genoteerd.
    • Opmerking: mag alleen tekst bevatten.
  • Gebruik de kolom Opmerking om opmerkingen toe te voegen, bv. als een medewerker te laat op het werk was vanwege een doktersafspraak.
  • Sla het ingevulde Excel-bestand op.

Houd er rekening mee dat alleen het e-mailadres kan worden gebruikt als uniek identificatiemiddel bij het importeren van aanwezigheden.

Als je begin- en eindtijd zijn opgemaakt als uu:mm:ss, volg dan de volgende stappen:

  1. Voeg twee lege kolommen toe aan de rechterkant van de kolom 'eindtijd'.
  2. Voer de volgende formule in de tweede cel van de eerste lege kolom in: =TEXT(C2; "uu:mm")
  3. Voer de volgende formule in de tweede cel van de tweede lege kolom in: =TEXT(D2; "uu:mm")
  4. Je kunt nu de titels invoeren voor de nieuwe kolommen die je zojuist hebt aangemaakt.
  5. De eerste lege kolom moet 'Begintijd' worden genoemd, de tweede 'Eindtijd'.

historical-attendances-excel-template-edit_nl.png

Controleer zorgvuldig dat je de juiste kolommen selecteert bij het importeren van je gegevens.

 

Medewerkersgegevens importeren

Importeer de aanwezigheidsgegevens zodra je alle voorbereidende stappen hebt doorlopen. Het proces waarmee je salarisgegevens in Personio importeert, bestaat uit drie stappen:

  1. Bestand uploaden: upload het bestand in het gedeelte Importen in je Personio-account. Selecteer het bestandstype Aanwezigheidsperiodes uploaden.
  2. Kolommen configureren: wijs in de volgende stap de kolommen in je Excel-bestand toe aan de bijbehorende attributen die zijn opgeslagen in Personio.

    historical-attendances-assign-attributes_nl.png
  3. Preview van import weergeven: in de laatste stap zie je een preview van de import. Als je fouten opmerkt, kun je de import eenvoudig annuleren en de relevante problemen in het Excel-spreadsheet oplossen.

We helpen je graag bij het importeren van je gegevens. Als je van plan bent om een import uit te voeren en onze hulp nodig hebt, ga dan naar de sectie Vind antwoorden in Personio via Help > Support en updates > Vind antwoorden en neem contact op met onze klantenservice.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.