In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de aanwezigheidsperiodes voor meerdere medewerkers in één keer in Personio importeert. Je kunt aanwezigheidsperiodes in bulk importeren in plaats van ze handmatig door je medewerkers te laten registreren via Medewerkersprofiel > Aanwezigheid.

Tips
▶︎ Je kunt importsjablonen nu rechtstreeks in Personio vinden en downloaden. Klik op Importeren
en kies het importtype om het bijbehorende sjabloon te bekijken.
▶︎ Je kunt zowel eerdere als toekomstige aanwezigheidsperiodes importeren. Als je eerdere aanwezigheidsperiodes importeert, kun je bijvoorbeeld de oude salarisgegevens van medewerkers die op uurbasis worden betaald automatisch door Personio laten berekenen.

Je importbestand voorbereiden

Voordat je je aanwezigheden in Personio importeert, moet je je importbestand voorbereiden. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Ga naar de sectie Importen in je Personio-account.
2. Selecteer het bestandstype Aanwezigheid en download het Excel-sjabloon.
3. Open het Excel-sjabloon en voer de vereiste informatie in de betreffende kolommen in.Elke regel komt overeen met een aanwezigheidsperiode voor één medewerker. Als je meerdere aanwezigheidsperiodes voor dezelfde medewerker wilt registreren, moet je meerdere regels aanmaken.
   

   Opmerking
   Alle medewerkers worden individueel geïdentificeerd door hun e-mailadres.

   De regels in de volgende kolommen moeten op deze manier worden opgemaakt:
   ▶︎ Datum: Datum dd.mm.jjjj
   ▶︎ Begintijd: mag alleen tekst bevatten (uu:mm) en mag niet als tijd zijn opgemaakt.
   ▶︎ Eindtijd: mag alleen tekst bevatten (uu:mm) en mag niet als tijd zijn opgemaakt.
   ▶︎ Opmerking: mag alleen tekst bevatten.

   Tip
   In de kolom Opmerking kun je notities toevoegen, bijvoorbeeld als een medewerker te laat op het werk was vanwege een doktersafspraak.

4. Sla het ingevulde Excel-bestand op.

Als de begin- en eindtijd zijn opgemaakt als uu:mm:ss, volg dan deze stappen:

1. Voeg twee lege kolommen toe aan de rechterkant van de kolom 'eindtijd'.
2. Voer de volgende formule in de tweede cel van de eerste lege kolom in: =TEXT(C2; "uu:mm")
3. Voer de volgende formule in de tweede cel van de tweede lege kolom in: =TEXT(D2; "uu:mm")
4. Je kunt nu de titels invoeren voor de nieuwe kolommen die je zojuist hebt aangemaakt.
5. De eerste lege kolom moet 'Begintijd' worden genoemd, de tweede 'Eindtijd'.

Opmerking
Controleer goed of je de juiste kolommen hebt geselecteerd bij het importeren van je gegevens.

Aanwezigheidsgegevens importeren

Als je het Excel-sjabloon hebt ingevuld, kun je deze stappen volgen om je bestand te importeren:

1. Ga naar de sectie Importen in je Personio-account.
2. Selecteer het bestandstype Aanwezigheid.
3. Klik op Bestand uploaden en selecteer het bestand dat je wilt importeren.
4. Bij Kolommen configureren kun je indien nodig de kolommen van je Excel-bestand handmatig toewijzen aan de bijbehorende attributen die in Personio zijn opgeslagen. Klik daarna op Volgende.

5. Controleer je importgegevens in Preview van import. 

   Tip
   Als je fouten opmerkt, kun je de import eenvoudig annuleren en de problemen in de Excel-spreadsheet oplossen. Ga daarna terug naar stap 1.Als er fouten optreden tijdens het importeren, raadpleeg dan ons artikel over het oplossen van problemen bij het importeren in het Helpcentrum.

6. Als de gegevens correct zijn, klik je op Importeren.

We helpen je graag bij het importeren van je gegevens.Als je onze hulp nodig hebt bij het importeren, kun je contact opnemen met onze klantenservice via de sectie Vind antwoorden in Personio (Help > Support en updates > Vind antwoorden).