Stap 6: Afwezigheden en verlofregelingen configureren

 

 

⚠️ Dit artikel richt zich op afwezigheden die in dagen worden bijgehouden. Voor afwezigheden die in uren worden bijgehouden, zie dit artikel.

 

Zodra je alle werkroosters hebt aangemaakt en toegewezen, kun je de afwezigheden en verlofregelingen configureren. Onder afwezigheid valt bijvoorbeeld vakantie, ziekte of ouderschapsverlof. In dit artikel lees je eerst hoe je afwezigheden die niet opbouwen (zoals ziekte) kunt aanmaken. Vervolgens leer je hoe je opbouwende afwezigheden (zoals vakantie) kunt instellen.

 

Niet-opbouwende afwezigheid (bijv. ziekte)

Voor niet-opbouwende afwezigheidstypes moet je het aantal dagen registreren in plaats van ze af te trekken van een vastgestelde hoeveelheid. Om afwezigheid als gevolg van ziekte in te stellen, ga je naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid. Daar kun je een nieuw afwezigheidstype aanmaken of een bestaand type hernoemen en naar wens configureren.

Bepaal eerst de categorie waaraan het afwezigheidstype dat je hebt aangemaakt, moet worden toegewezen. Lees meer over de effecten en functies van afwezigheidscategorieën.

Let op: Je moet een afwezigheidscategorie definiëren als je de algemene instellingen van je afwezigheidstype opslaat.

Vervolgens kun je bepalen of medewerkers halve dagen mogen invoeren, en of het aanvragen van vervangers optioneel, verplicht of niet nodig is. Met de optie Wil je toestaan dat medewerkers die iemand vervangen, deze afwezigheid kunnen aanvragen? geef je aan of de gekozen vervanger tijdens de afwezigheid van de medewerker ook afwezigheid mag aanvragen, voor bijvoorbeeld vakantie, thuiswerken of ziekte.

absence-type-sickness_nl.png

 

Geldigheidsinstellingen

In het gedeelte Geldig op kun je je werkrooster gebruiken om te bepalen voor welke dagen van de week de afwezigheid geldt. Afwezigheidsdagen worden berekend op basis van de overlap tussen het werkrooster en de dagen waarop het afwezigheidstype geldt.

 

Afwezigheden die gelden als verlof

Als je de functie Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidsperiode van dit type als overuren beschouwen? inschakelt, worden alle gewerkte uren gedurende een periode die in Personio gemarkeerd is als afwezigheid, beschouwd als overuren. We raden je aan deze functie in te schakelen voor alle afwezigheidstypen die binnen je bedrijf worden beschouwd als echte afwezigheidsperioden (bijv. Betaalde vakantie, Ziekte en Speciaal verlof).

settings-absence-validitysettings_nl.png

Je vindt meer informatie over de functie Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidsperiode van dit type als overuren beschouwen? en de effecten ervan in ons artikel Werkuren tijdens afwezigheidsperiodes als overuren beschouwen.

 

Opgebouwde afwezigheid (bijv. betaalde vakantie)

Zorg voor afwezigheidstypes die opbouwen dat je Verlofregelingen activeren? inschakelt. Zodra je dat gedaan hebt, kun je instellen of dagen uit een bepaald jaar wel of niet kunnen worden overgedragen naar het volgende jaar, of alleen kunnen worden overgedragen tot een bepaalde datum (meestal 31 maart) in het volgende jaar. Dit is een bedrijfsspecifieke beslissing die je maar één keer hoeft te nemen. Je kunt dan ook beslissen of het aanvragen van vervangers optioneel of verplicht moet zijn, of dat deze functie uitgeschakeld moet worden.

settings-absence-accrualsettings_nl.png

Let op: dD importfunctie voor afwezigheden is alleen beschikbaar als het aanvragen van vervangers in het systeem niet is ingesteld als verplicht. Zodra je de afwezigheid hebt geïmporteerd in Personio, kun je de optie 'verplicht' selecteren.

 

Verlofrechten integreren in verlofregelingen

Zodra je verlofregelingen hebt geactiveerd voor een afwezigheidstype, moet je minimaal één regeling aanmaken. Je kunt regels toevoegen aan de verlofregeling. Welke regels je toewijst, hangt af van hoe vakantiedagen in je bedrijf worden toegewezen. Stel jezelf de volgende vragen:

  • Hoeveel verschillende verlofrechten zijn er in het bedrijf?
  • Krijgen medewerkers het totaal aantal vakantiedagen altijd aan het begin van het jaar toegewezen, of begint de cyclus op de dag waarop ze in dienst treden?
  • Ontvangen medewerkers hun totale verlof in één keer of maandelijks naar rato?

 

Verlofregelingen aanmaken

Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid om een verlofregeling aan te maken. Klik op Nieuwe verlofregeling en voer de volgende gegevens in.

 

Stap 1: Basisinformatie

Bepaal in de eerste stap hoeveel vakantiedagen je in de regeling wilt opnemen, de periode waarin de regeling geldig zal zijn en vanaf wanneer vakantiedagen moeten worden opgebouwd. Als je bedrijf altijd aan het begin van het jaar verlofdagen toekent, heeft een medewerker die bijvoorbeeld op 1 november 2018 begint, recht op 2:12 x 24 dagen = 4 dagen, en vervolgens nog eens 24 dagen vanaf 1 januari 2019.

Je kunt ook de optie Wachttijd activeren? selecteren. Deze optie verschijnt alleen als je de optie Aanspraak toekennen per jaar geselecteerd hebt. In het bovenstaande screenshot zou een medewerker met 24 vakantiedagen per jaar recht hebben op 2 vakantiedagen per maand. Je kunt dit aantal desgewenst bewerken of de getoonde suggestie accepteren. Lees meer over de berekening van verlofdagen tijdens de wachttijd.

 

Stap 2: Pro rata berekening 

Als we ervan uitgaan dat een medewerker pas op 2 november begint, zou deze medewerker volgens de instellingen in het bovenstaande screenshot eigenlijk 1:12 x 24 dagen = 2 vakantiedagen krijgen. Per maand pro rata betekent dat een medewerker alleen recht heeft op vakantie voor elke volledige maand in dienst van het bedrijf. In dit voorbeeld kan deze medewerker geen vakantie nemen in november.

Bij de instelling Einde dienstverband kun je bepalen of de toegekende verlofdagen van een medewerker automatisch moeten worden verminderd als de einddatum van het contract of het dienstverband van deze medewerker in de eerste helft van het jaar valt.

Valt de einddatum van het contract/dienstverband in de tweede helft van het jaar, dan ontvangen medewerkers altijd het volledige verlof waar ze recht op hebben. Een verlofregeling op jaarbasis (stap 1: Aanspraak toekennen per 'jaar') is hiervoor een vereiste.

Opmerking: Als de einddatum van het contract/dienstverband binnen de eerste zes maanden van het dienstverband valt, zullen de verlofdagen pro rata berekend worden, ongeacht of je de wachttijdfunctie hebt ingeschakeld.

Stap 3: Extra dagen

In de laatste stap bepaal je of verlofrechten moeten worden uitgebreid naarmate een medewerker langer bij het bedrijf in dienst is.

Als je hier Ja selecteert, voer je het aantal extra dagen per jaar in vanaf het begin van het dienstverband. Je kunt zelf kiezen hoeveel regelingen je toevoegt. Door middel van het selectievakje Extra dagen bij begin van de daaropvolgende aanspraakperiode toekennen. kun je de begindatum van de volgende aanspraakperiode bepalen als de datum vanaf wanneer de extra dagen worden toegekend, in plaats van de aanstellingsdatum De verlofregeling Toevoeging van 1 dag(en) 1 jaar na aanstellingsdatum zou er in dit geval toe leiden dat een medewerker die op 1 oktober 2017 bij je bedrijf is begonnen, op 1 januari 2019 een extra vakantiedag krijgt.

 

Verlofregelingen individueel toewijzen

Zodra je al je verlofregelingen hebt opgesteld, kun je ze toewijzen aan je medewerkers. Ga om te beginnen naar het tabblad Afwezigheid op het Medewerkersprofiel en selecteer de optie Nu regeling instellen/Verlofregeling wijzigen in het bijbehorende afwezigheidstype, bijv. betaalde vakantie.

absence-assign-accrual_nl.gif

Opmerking: Als je een regeling voor het eerst toewijst, selecteer je de optie Van toepassing vanaf aanstellingsdatum. Lees meer over het toewijzen van afwezigheidsregelingen.

 

Verlofregelingen aan meerdere medewerkers toewijzen

Het is ook mogelijk om een bepaalde verlofregeling tegelijkertijd aan verschillende medewerkers toe te wijzen.
Gebruik daarvoor simpelweg de selectievakjes om aan te geven aan welke medewerkers de regeling moet worden toegewezen (meestal toegekend verlof). Vervolgens kun je het gewenste afwezigheidstype selecteren (bijv. betaalde vakantie) via Acties > Verlofregeling wijzigen en de gewenste regeling toewijzen aan de geselecteerde medewerkers.

setup-absence-accrual-policy_nl.gif

Deze afwezigheidsregeling wordt vervolgens toegewezen aan alle geselecteerde medewerkers, waardoor ze allemaal de bijbehorende verlofdagen krijgen toegekend.

Onder Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid > [afwezigheidstype] kun je vervolgens zien aan hoeveel medewerkers een regeling is toegewezen.

 

Verlofregelingen archiveren en verwijderen

Mocht je willen voorkomen dat een bepaalde regeling wordt toegewezen aan medewerkers of als basis geldt voor toegekend verlof, verwijder deze regeling dan in de instellingen, onder Afwezigheid > [afwezigheidstype].

absence-accruals_nl.png

Verlofregelingen kunnen niet verwijderd worden zolang ze aan een of meer medewerkers zijn toegewezen. Wil je de regeling in de toekomst nog kunnen selecteren, dan kun je deze archiveren.

Gearchiveerde regelingen zijn niet meer zichtbaar als beschikbare opties en je kunt ze niet aan medewerkers toewijzen. Je kunt gearchiveerde regelingen terugvinden in Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid > [afwezigheidstype] > Verlofregelingen > Archief. Het archief bevat ook gegevens over wanneer en door wie de regeling is gearchiveerd, en aan hoeveel medewerkers deze nog altijd is toegewezen.

Let op: Gearchiveerde verlofregelingen kunnen niet hersteld worden. Wil je dat toch doen, dan zul je de verlofregeling opnieuw moeten aanmaken via Nieuwe verlofregeling.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel