Dit is stap 2 van 5 van de implementatiemodule Aanwezigheid en Afwezigheid.

In dit artikel lees je hoe je afwezigheidstypes in Personio aanmaakt, zodat je medewerkers verschillende soorten afwezigheden kunnen aanvragen, zoals ziekte, vakantie en ouderschapsverlof.

Wat zijn de voordelen?

• Kom tegemoet aan de interne vereisten voor afwezigheid binnen je organisatie. Je kunt zo veel afwezigheidstypes maken als nodig is voor je bedrijfsbeleid (afhankelijk van de markt moet je bijvoorbeeld onderscheid maken tussen een afwezigheid om op afstand te werken vanuit een ander land en een afwezigheid om thuis te werken).
• Maak een centrale database voor alle afwezigheidsgegevens van je medewerkers, zodat medewerkers gemakkelijk hun geplande afwezigheden kunnen bijhouden en, afhankelijk van hun toegangsrechten voor de bedrijfskalender, ook de geplande afwezigheden van andere medewerkers kunnen zien.
• Zorg dat afwezigheidsgegevens altijd up-to-date zijn. Medewerkers kunnen zelf naar eigen inzicht afwezigheden aanvragen en na goedkeuring wordt deze informatie direct in Personio weergegeven. 

Stap 1: een nieuw afwezigheidstype aanmaken

1. Ga naar Instellingen> Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid.
2. Klik op Nieuwe toevoegen en voer een naam in (bijvoorbeeld 'Betaalde vakantie', 'Ziekteverlof, 'Werk op afstand' enzovoort).
3. Klik op de knop Bewerken om het afwezigheidstype dat je net hebt aangemaakt te configureren.
4. Kies bij de optie Kleur een kalenderkleur voor het afwezigheidstype.
5. Bij de optie Categorie selecteer je de afwezigheidscategorie waaraan het nieuwe afwezigheidstype moet worden toegewezen. Selecteer bijvoorbeeld de categorie Vakantie (betaald) voor het afwezigheidstype Wettelijk verlof of de categorie Werk op afstand voor het afwezigheidstype Thuiswerk. 
6. Kies bij de optie Tijdseenheid voor Dagen of Uren. Houd er rekening mee dat je de tijdseenheid niet meer kunt veranderen nadat je het afwezigheidstype hebt aangemaakt.
   

   Opmerking
   Je kunt in uren bijgehouden afwezigheden niet alleen gebruiken om afwezigheden van een deel van een dag bij te houden (bijvoorbeeld een afwezigheid van twee uur gedurende een dag), maar ook om afwezigheden van een hele dag (bijvoorbeeld een afwezigheid van acht uur gedurende een dag) of meerdaagse afwezigheden (bijvoorbeeld een afwezigheid van acht uur gedurende twee dagen) bij te houden.

7. Alleen van toepassing op in dagen bijgehouden afwezigheden: met de optie Aanvragen voor halve dagen toestaan? bepaal je of medewerkers halve dagen kunnen aanvragen voor dit afwezigheidstype.

8. Bij de optie Vervanging vereist? bepaal je of medewerkers een collega als vervanger moeten vermelden. De naam van de vervanger wordt weergegeven in de bedrijfskalender.

   Let op:
   De importfunctie voor afwezigheden is alleen beschikbaar als het aanvragen van vervangers in het systeem niet is ingesteld als verplicht.

9. Bij de optie Attest vereist? bepaal je of medewerkers een attest moeten uploaden wanneer ze dit afwezigheidstype aanvragen en zo ja, vanaf welke dag. 
10. Alleen van toepassing op in dagen bijgehouden afwezigheden: bepaal met de optie Wil je toestaan dat medewerkers die iemand vervangen, deze afwezigheid kunnen aanvragen? of medewerkers die gedurende een bepaalde periode als vervanger zijn vermeld, dit afwezigheidstype alsnog kunnen aanvragen.

    Opmerking
    We raden je aan deze optie alleen te activeren voor afwezigheidstypes die als ongepland worden beschouwd (zoals ziekte) en uit te zetten voor afwezigheidstypes die als gepland worden beschouwd (zoals betaalde vakantie). Dat zorgt ervoor dat een medewerker die een andere medewerker vervangt, niet op vakantie kan gaan tijdens de vervangingsperiode.

11. Bij de optie Geldig op kies je welke dagen van de week moeten worden meegeteld bij de berekening van de verlofdagen. Het aantal verlofdagen wordt berekend op basis van de overlap tussen het toegewezen werkrooster en de dagen die bij deze optie zijn geselecteerd.

12. Activeer de optie Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidsperiode van dit type als overuren beschouwen?als je wilt dat alle gewerkte uren tijdens een periode die in Personio als afwezigheid is gemarkeerd, als overuren worden beschouwd. Dit vereist dat medewerkers hun werkuren bijhouden in Personio.
    

    Opmerking
    We raden aan deze optie alleen te activeren voor afwezigheidstypes die in je bedrijf als echte afwezigheidsperiodes worden beschouwd (zoals betaalde vakantie of ziekteverlof). Schakel deze optie uit voor afwezigheidstypes die als informatief worden beschouwd (zoals werk op afstand).

13. Activeer de optie Verlofregelingen activeren?, indien van toepassing. Ga naar het volgende gedeelte van dit artikel voor meer informatie over hoe je bepaalt of een verlofregeling nodig is.
14. Klik op Afwezigheidstype toevoegen om je instellingen op te slaan.

Stap 2: beoordelen of een verlofregeling nodig is 

Of je de optie Verlofregelingen activeren? moet inschakelen en dus een verlofregeling moet aanmaken, hangt af van hoe vaak de afwezigheid kan worden opgenomen:

• Een onbeperkt aantal keren (zoals ziekteverlof of werk op afstand)
  Je hoeft geen verlofregeling te maken, omdat je alleen het aantal dagen/uren bijhoudt zonder ze af te trekken van een totaal. In dit geval hoef je de optie Verlofregelingen activeren? niet in te schakelen, maar kun je gewoon op Afwezigheidstype toevoegen klikken om het afwezigheidstype aan te maken.

• Een beperkt aantal keren (zoals betaalde vakantie of ouderschapsverlof)
  Je moet een verlofregeling aanmaken zodat het systeem automatisch het aantal opgenomen dagen/uren aftrekt van een totaal. Ga naar het volgende artikel om te lezen hoe je dat doet. 

Gefeliciteerd🎉
Je bent klaar om verder te gaan met het aanmaken van verlofregelingen voor afwezigheidstypes in Personio.