In dit artikel wordt uitgelegd welke stappen je moet nemen voordat je je medewerkers in Personio kunt importeren.
Wat zijn de voordelen?
Het configureren van de basisonderdelen van je account is belangrijk om de volgende redenen:
- Door je bedrijfsinformatie en een logo toe te voegen, personaliseer je Personio voor je organisatie. Het logo wordt weergegeven in de linkerbovenhoek van je Personio-account en in e-mailnotificaties.
- Door afdelingen te configureren, zorg je ervoor dat de juiste fulltime uren per week voor elke afdeling worden opgeslagen. Op basis hiervan worden het fulltime-equivalent (FTE) en het salaris van parttime medewerkers berekend.
- Door je kantoren te configureren, zorg je ervoor dat de juiste tijdzone, feestdagen en valuta voor elke medewerker worden opgeslagen.
Stap 1: Algemene bedrijfsinformatie instellen
Volg deze stappen om je algemene bedrijfsinformatie te configureren:
- Ga naar Instellingen > Organisatie > Bedrijf.
- Klik op Bewerken.
- Vul vervolgens je bedrijfsgegevens in en upload je logo.
Opmerking
De geselecteerde instellingen voor standaardvaluta, tijdzone en officiële feestdagen zijn de vooraf gedefinieerde standaardwaarden voor een bedrijf, maar kunnen voor elk kantoor worden overschreven.
Lees meer over het configureren van je bedrijfsgegevens.
Stap 2: Afdelingen en teams aanmaken
Afdelingen
Afdelingen worden gebruikt om de wekelijkse fulltime werkuren te bepalen. Dit vormt de basis om het fulltime-equivalent van medewerkers te bepalen, en om te definiëren welke medewerkers parttime werken zodat je hun salaris op basis daarvan kunt berekenen.
Volg deze stappen om je afdelingen te configureren:
- Ga naar Instellingen > Organisatie > Afdelingen en teams.
- Voer op het tabblad Afdelingen bij Nieuwe afdeling de naam van de afdeling in en klik op
.
- Klik naast je nieuw aangemaakte afdeling op Bewerken en voer de werkuren per week van de afdeling in. De werkuren per week zijn standaard ingesteld op 40 uur.
Tip
Als de fulltime uren per week van je afdelingen afhankelijk zijn van de locatie van de medewerkers, dan kun je verschillende afdelingen aanmaken om deze verschillen te weerspiegelen.
Voorbeeld
John werkt op de verkoopafdeling in het Verenigd Koninkrijk, waar de fulltime uren per week voor de afdeling verkoop 37,5 uur zijn. Louise werkt op de verkoopafdeling in Nederland, waar fulltime medewerkers 40 uur per week werken. In dit geval moeten er twee afdelingen worden aangemaakt in Personio:
Afdeling 1 = Verkoop VK
Afdeling 2 = Verkoop Nederland
Teams
Met teams kun je medewerkers groeperen om complexe organisatiestructuren in Personio in kaart te brengen.
Volg deze stappen om teams aan te maken:
- Ga naar Instellingen > Organisatie > Afdelingen en teams.
- Voer op het tabblad Teams bij Nieuw team de teamnaam in en klik op
Nadat je je medewerkersgegevens hebt geïmporteerd, kun je deze teams via de medewerkerslijst toewijzen aan de betreffende medewerkers. Het getal dat naast de teamnaam op het tabblad Teams staat, geeft het aantal actieve medewerkers aan dat momenteel aan het team is toegewezen. Lees meer over het configureren van afdelingen en teams.
Stap 3: Kantoren aanmaken
Voor elke locatie waar je een kantoor hebt, moet er in Personio een apart kantoor worden ingesteld. Zo kun je voor elk kantoor een adres, valuta, tijdzone en, indien nodig, een gepersonaliseerde feestdagenkalender instellen. Volg deze stappen om een kantoor aan te maken:
- Ga naar Instellingen > Organisatie > Kantoren.
- Voer in het veld Nieuw kantoor de naam in van het kantoor dat je wilt aanmaken en klik op
- Klik naast de kantoornaam op Bewerken en voeg de valuta, de tijdzone, het adres en de feestdagenkalender toe.
Lees meer over het configureren van feestdagenkalenders in de volgende stap.
Stap 4: Feestdagenkalenders instellen
De juiste en volledige inrichting van de feestdagenkalender is essentieel voor de berekening van het verlofsaldo. Als je in Personio een dag als feestdag vastlegt, wordt die niet als afwezigheidsdag beschouwd, zelfs niet als een medewerker voor die dag een afwezigheid aanvraagt.
Voorbeeld
Je bedrijf heeft een interne regel dat medewerkers, in aanvulling op de officiële feestdagen, op 24 en 31 december slechts een halve dag hoeven te werken. Deze halve dagen moeten in Personio worden ingevoerd in je eigen feestdagenkalender. Als een medewerker een vakantieaanvraag indient voor 24 tot en met 31 december, wordt dit berekend als slechts vier vakantiedagen omdat de officiële feestdagen niet of slechts als halve dagen worden geteld (zie afbeelding hieronder).
Als je bedrijf meerdere kantoren in verschillende landen heeft, kan er voor elk kantoor een aparte feestdagenkalender worden ingesteld en toegewezen. Lees meer over het instellen van feestdagenkalenders.
Opmerking
Controleer in Kwaliteitscontrole: basisonderdelen van je account of alles goed is ingesteld voordat je doorgaat naar de volgende module.