Welkom bij Personio. In dit artikel leggen we uit hoe je voor de eerste keer inlogt bij Personio en essentiële functies binnen de app uitvoert.

Je Personio-account activeren

Om je Personio-account te activeren, klik je eerst op de link in de activeringsmail die we je gestuurd hebben. Registreer je met je e-mailadres en stel je persoonlijke wachtwoord in.

Let op: Je wachtwoord moet aan de volgende vereisten voldoen:

Nadat het activeren voltooid is, wordt in je browser de startpagina van je Personio-account geopend. Vanaf nu kun je via het inlogscherm van Personio inloggen met je e-mailadres en het wachtwoord dat je net ingesteld hebt.

Tip
Je inlog-URL is: mijnaccount.personio.de

Overzicht van functies

Lees verder voor een korte omschrijving van de belangrijkste functies in Personio.

Opmerking
Welke functies beschikbaar zijn in je Personio-account is afhankelijk van je toegangsrechten en de functionaliteiten die door je bedrijf gebruikt worden. Daardoor kunnen de volgende elementen er anders uitzien in je persoonlijke profiel.

Je startpagina

Nadat je ingelogd bent, wordt je startpagina geopend. Je kunt ook op elk moment op Startpagina klikken om naar de startpagina van je Personio-account te gaan.

• Taken
  De widget Taken biedt een overzicht van alle lopende taken. Sommige taken kun je direct in de widget beheren. Je kunt je herinneringen bekijken door op de knop Herinneringen te klikken om je Inbox te openen.
• Goedkeuringen
  De widget Alle goedkeuringen toont alle openstaande goedkeuringsverzoeken (tijdregistraties, afwezigheden, afwezigheidsattesten en personeelsgegevens).
• Tijdregistratie vandaag
  Met de widget Tijdregistratie vandaag kun je snel en efficiënt werk- en pauzetijden invoeren zonder naar het tabblad Aanwezigheid in je profiel te hoeven gaan.
  
  

  Let op:  
  ▶︎ Je kunt alleen volledige werkuren ingeven. Als je je tijd gedeeltelijk wilt invoeren, kan dat alleen in het tabblad Aanwezigheid.
  ▶︎ Als er pauzeregels gedefinieerd zijn, krijg je een waarschuwing te zien als er niet voldoende pauzes ingevoerd zijn.
  ▶︎ Als overuren en minuren ingeschakeld zijn, wordt de bijgehouden tijd in paars gemarkeerd en aangegeven met een kloksymbool.
  ▶︎ Met deze widget kun je alleen werk- en pauzetijden toevoegen. Projecttijden en opmerkingen kunnen alleen worden toegevoegd op het tabblad Aanwezigheid.

Persoonlijke instellingen

Om je persoonlijke instellingen aan te passen, klik je rechtsboven op je profielfoto en selecteer je Persoonlijke instellingen. Hier kun je het volgende doen:

• Onder Taal kun je je taalvoorkeur instellen. Personio is momenteel beschikbaar in het Nederlands, Duits, Engels, Spaans, Frans, Italiaans.
• Klik op Notificaties om te kiezen hoe je herinneringen wilt ontvangen: alleen in je dashboard of ook per e-mail. We raden je aan om e-mailnotificaties in te schakelen.
• Onder Herinneringen vind je een lijst met alle herinneringen die vooraf voor je zijn gedefinieerd. Hier kun je ook extra herinneringen opslaan.
• Onder E-mail kun je je persoonlijke handtekening aanmaken en opslaan. Die heb je nodig als je betrokken bent bij de wervingsprocessen van je bedrijf. Lees meer over het instellen van een e-mailhandtekening.

Je profiel

Je kunt je profiel rechtstreeks openen via Mijn profiel in de zijbalk. Je kunt je profiel ook openen via je profielfoto rechtsboven in het scherm. Klik op de afbeelding en vervolgens op Mijn profiel om een overzicht weer te geven van alle functies die beschikbaar zijn via je medewerkersprofiel.

Upload een profielfoto

Begin met het personaliseren van je profiel door een profielfoto te uploaden. Klik op de avatar, selecteer een foto en klik op Uploaden om je profielfoto op te slaan.

Persoonlijke informatie

Het gedeelte Persoonlijke informatie in je profiel bevat je persoonlijke en medewerkersgegevens. Afhankelijk van je toegangsrechten kun je hier wijzigingen voorstellen, bewerken of plannen.

Salaris

Klik op Salaris in je medewerkersprofiel om een overzicht weer te geven van de componenten waaruit je huidige salaris bestaat. Klik op Salarisgegevens om de geschiedenis van je salarisveranderingen te bekijken.

Documenten

Afhankelijk van je toegangsrechten kun je mogelijk persoonlijke documenten uploaden naar het gedeelte Documenten in je medewerkersprofiel en toegang krijgen tot documenten die daar zijn opgeslagen. Dit zijn bijvoorbeeld contracten, referenties en afwezigheids- of andere attesten.

Je bedrijf kan er ook voor gekozen hebben om je loonstroken op te slaan in de categorie Loonadministratie.

Aanwezigheid

Op het tabblad Aanwezigheid kun je een overzicht zien van je gewerkte uren, overuren en minuren, als die geregistreerd zijn, plus je werkdagen en je uren per week. Je kunt in het maandoverzicht je werkuren registreren. Klik daarvoor op een dag en voer de begin- en eindtijd van je werkdag en de duur van eventuele pauzes in. Optioneel kun je ook een project toewijzen en een opmerking toevoegen.

Opmerkingen

• Als er pauzeregels gespecificeerd zijn, geeft een oranje waarschuwingsdriehoek eventuele onvoldoende pauzes aan. Een paars klokpictogram geeft overuren en minuren aan.
• Als een ingevoerde aanwezigheid gemarkeerd is als In behandeling, dan moet die nog goedgekeurd worden. Goedgekeurde aanwezigheden worden gemarkeerd als Goedgekeurd en afgewezen aanwezigheden als Geweigerd. Je kunt geweigerde aanwezigheden bewerken en opnieuw ter goedkeuring indienen.
• Geregistreerde uren voor hele werkdagen kunnen ook naar andere dagen in dezelfde maand gekopieerd worden. Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van een dag die in behandeling of goedgekeurd is, en selecteer Uren kopiëren.

  

• Selecteer in het pop-upvenster Werkdagen van mijn werkrooster om de uren naar alle dagen van de maand te kopiëren of Bepaalde dagen van de week om ze alleen naar bepaalde weekdagen van de hele maand te kopiëren. Je kunt ook opmerkingen en projecten kopiëren. Nadat je je selectie hebt bevestigd, wordt er voor elke gekozen dag een nieuw item aangemaakt.

Opmerking
Uren kunnen niet gekopieerd worden naar officiële feestdagen, dagen met goedgekeurde afwezigheden of dagen waarop andere uren zijn geregistreerd.

Afwezigheid

Volg de onderstaande stappen om afwezigheden te bekijken of aan te vragen:

1. Ga naar Mijn profiel > Afwezigheid om je afwezigheidssaldo's te bekijken, zoals je aanspraak op betaald verlof.
2. Gebruik de functie Afwezigheid aanvragen of selecteer afwezigheidsdagen rechtstreeks in de kalender om afwezigheid aan te vragen.
3. Selecteer vervolgens het correcte afwezigheidstype, bijvoorbeeld 'Wettelijk verlof', de specifieke afwezigheidsperiode en een intern afgesproken vervanger (indien van toepassing).
4. Je kunt eventueel een opmerking aan je verzoek toevoegen.
5. Klik op Aanvragen om je afwezigheidsaanvraag te verzenden.

Nadat je aanvraag is goedgekeurd, wordt je saldo bijgewerkt en ontvang je een e-mailbevestiging. Het tabblad Afwezigheid toont ook eventuele meegenomen dagen van het voorgaande jaar, je verlofrechten van het lopende jaar, het totaal aan al opgenomen en geplande verlofdagen in het lopende jaar en het totaal aantal beschikbare verlofdagen in het lopende jaar.

Als voor een bepaalde afwezigheid na een opgegeven aantal dagen een afwezigheidsattest nodig is, bijvoorbeeld voor ziekteverlof, dan vraagt Personio zowel binnen de app als per e-mail om het attest. Klik op Attest uploaden om een certificaat te uploaden. Eenmaal geüpload, is het document te vinden op het tabblad Documenten in de categorie Attesten.

Toekomstige afwezigheden die al goedgekeurd zijn, kun je gemakkelijk wijzigen of verwijderen in de kalenderweergave. Klik op de verlofperiode die je wilt wijzigen en verander de begin- en einddatum of verwijder de hele periode. Alle wijzigingen moeten een nieuw goedkeuringsproces doorlopen en worden daarom pas in je account weergegeven als ze goedgekeurd zijn.

Performance

Opmerking
In deze sectie wordt verwezen naar de functie voor doelen op het tabblad Performance van het medewerkersprofiel. Deze functie zal vanaf 31 december 2022 niet meer beschikbaar zijn. Vanaf dan zal er een nieuwe, verbeterde functie voor doelen beschikbaar zijn voor alle klanten met het pakket Performance & ontwikkeling.

Het gedeelte Performance van je medewerkersprofiel geeft een overzicht van alle feedback, beoordelingsgesprekken en doelen voor de huidige periode. Klik op een item voor aanvullende informatie, zoals de inhoud van feedback, de details van het gesprek of de omschrijving van de doelen.

Opmerking
Om feedback te kunnen schrijven en te publiceren, zijn bewerkingsrechten voor het gedeelte Performance nodig. 

Onboarding

Het gedeelte Onboarding van je medewerkersprofiel bevat alle taken die je als nieuwe medewerker moet uitvoeren, afhankelijk van je toegangsrechten. De deadlines geven aan wanneer je de diverse taken moet voltooien. Personio stuurt e-mailberichten en maakt taken op je startscherm aan om je te herinneren aan lopende onboarding-processen.

Opmerkingen

In het gedeelte Notities in je medewerkersprofiel kun je notities en herrineringen opslaan in je Personio-account.

Opmerking
Medewerkers hebben ook ten minste weergaverechten voor het gedeelte Accounts beheren nodig om herinneringen te kunnen openen.

Kalenders

Tot slot biedt Personio een overzicht van de kalenders die in de software geïntegreerd zijn. Klik op Kalenders in de zijbalk om de kalenders te openen. Er zijn twee verschillende weergaves: de Afwezigheidstijdlijn en de Gebeurtenissenkalender. 

Afwezigheidstijdlijn

De afwezigheidstijdlijn toont een overzicht van alle afwezigheden die je mag bekijken. Je kunt deze weergave filteren op bijvoorbeeld afwezigheidstype, afdeling, kantoor of dochteronderneming. 

Gebeurtenissenkalender

De gebeurtenissenkalender toont het volgende:

• Sollicitatiegesprekken en feedbackgesprekken waarvoor je uitgenodigd werd.
• Je persoonlijke herinneringen en verjaardagen.
• Officiële feestdagen voor jouw kantoor.

Klik op de andere beschikbare kalenders om de betreffende items in de kalenderweergave te tonen. Je kunt deze weergave ook filteren op individuele dochterondernemingen, kantoren, afdelingen of teams.

Tip
Gebruik de iCAL-functie om de agenda te integreren met een externe applicatie, zoals een Google- of Outlook-agenda. Klik hiervoor op de knop exporteren en selecteer de kalender(s) die je wilt integreren met je eigen agenda. Als je wilt, kun je de iCAL-kalender filteren op een geselecteerde afdeling. Vervolgens selecteer je de link die zojuist is gegenereerd en plaats je deze in je externe agenda. Leer hoe je de Personio-kalender integreert via een iCal-link.