Dit artikel bevat informatie over attribuuttypen voor het medewerkersprofiel en hoe je ze in secties kunt aanmaken en opslaan. Daarnaast biedt het een overzicht van alle secties en attributen voor medewerkers die nuttig zijn gebleken, samen met handige voorbeelden.
Om informatie over je medewerkers op te slaan in Personio, kun je individuele medewerkersattributen aanmaken in je account en deze indelen in secties. De attributen worden dan op het tabblad Persoonlijke informatie van het medewerkersprofiel weergegeven.
Secties en attributen toevoegen
Je kunt secties en attributen aanmaken, bewerken of verwijderen via Instellingen > Medewerkers > Medewerkersgegevens. Aan de linkerkant van het scherm staat een lijst met alle secties. Je kunt meer secties aanmaken met de knop Sectie creëren.
De attributen die aan de geselecteerde sectie zijn toegewezen, worden weergegeven aan de rechterkant. Attributen met de grijze tekst 'Vooraf gedefinieerd attribuut' zijn systeemattributen die niet kunnen worden verwijderd en waarvan de naam niet kan worden gewijzigd. Alle andere attributen zijn door de gebruiker gedefinieerd en kunnen worden bewerkt en verwijderd.
Als je een nieuw attribuut wilt aanmaken, doe je dit via Attribuut toevoegen in de geselecteerde sectie. Let op: deze actie kan alleen worden uitgevoerd in de bedrijfstaal die is ingesteld via Instellingen > Organisatie > Bedrijf > Bedrijfsgegevens. Geef het attribuut een naam en selecteer een attribuuttype.
Soorten attributen
Je kunt kiezen uit de volgende soorten attributen:
| Soort attribuut | Beschrijving |
| Standaard | Een eenvoudig tekstveld voor korte teksten zoals namen, e-mailadressen, postcodes en telefoonnummers. |
| Tekstveld met meerdere regels | Een invoerveld van meerdere regels waarin je langere teksten zoals notities kunt invoeren. De maximale lengte is 2000 tekens. |
| Getal (geheel getal) | Getallen zonder decimalen, zoals het personeelsnummer. |
| Getal (tot twee decimalen) | Getallen met één of twee cijfers achter de komma, zoals de kinderbijslag en geldbedragen, of percentages (het aantal cijfers achter de komma bepaal je zelf in de instellingen). |
| Datum |
Voor de belangrijke datums van medewerkers, zoals geboortedatums of vervaldatums van studiecertificaten, kun je een attribuut aanmaken in de vorm van een datum. Je kunt ook herinneringen instellen voor alle attributen van dit type. Hier kun je de optie 'Jaar niet openbaar maken' inschakelen. |
| Link |
Met links kun je bijvoorbeeld het LinkedIn-profiel van medewerkers bewaren. Correct opgeslagen links worden rechtstreeks in het browservenster geopend via een hyperlink. |
| Lijst met opties | Gebruik een lijst met opties om mogelijkheden voor het geselecteerde attribuut in te stellen. Met een lijst voorkom je fouten omdat attributen niet willekeurig kunnen worden ingevuld. Bij attributen van dit type kan slechts één van de opties worden geselecteerd. Dit is bijvoorbeeld handig voor ja/nee-vragen. |
| Tags | Hier kun je ook beschikbare opties instellen voor attributen met meerdere keuzemogelijkheden. Let wel op dat er meerdere opties tegelijk kunnen worden geselecteerd. Hiermee kunnen bijvoorbeeld vaardigheden zoals talen worden ingevoerd. |
Tip
Voor de attribuuttypen Algemeen, Getal (geheel getal) en Getal (tot twee decimalen) kun je ook aangeven of het aangemaakte attribuut moet worden gebruikt als unieke ID van medewerkers. Vink hiervoor het bijbehorende selectievakje aan. Let op: het systeem gebruikt de e-mailadressen van medewerkers al als unieke ID.
Secties en attributen rangschikken
Je kunt de volgorde van attributen veranderen of ze naar een andere sectie verplaatsen door ze te verslepen. Zo kun je medewerkersgegevens naar eigen inzicht indelen.
Opmerking
Let bij het verplaatsen van attributen naar een andere sectie op de toegangsrechten die van toepassing zijn op de nieuwe sectie. Als je een attribuut bijvoorbeeld naar de sectie Openbaar profiel verplaatst, kan dit zichtbaar worden voor alle medewerkers.
Secties en attributen vertalen
Vooraf gedefinieerde secties en attributen zijn beschikbaar in het Nederlands, Engels, Duits, Spaans, Frans, Italiaans, Zweeds en Fins.Voor zelfgemaakte secties en attributen kun je indien nodig je eigen vertalingen in de bovenstaande talen uploaden.
Opmerking
Het is momenteel nog niet mogelijk om vertalingen voor beschikbare opties voor de attribuuttypen Lijst met opties en Tags op te slaan. Deze functionaliteit wordt in de toekomst toegevoegd.
De accounttaal van je bedrijf vormt altijd de basis voor vertalingen. Je accounttaal wordt aangeduid met (standaard) in de rechterbovenhoek van het talenmenu. Als er nog geen vertaling is toegevoegd voor een attribuut, wordt het attribuut in medewerkersprofielen weergegeven in de standaardtaal.
Om vertalingen voor aangepaste attributen toe te voegen, selecteer je eerst de relevante taal in het vervolgkeuzemenu. Attributen waarvoor nog geen vertaling is ingevoerd, worden aangeduid met een geel waarschuwingspictogram.
Klik op het attribuut waarvoor je een vertaling wilt toevoegen, voer de vertaling in het tekstveld in en klik op Opslaan. De vertaling wordt vervolgens weergegeven in de betreffende taalselectie boven de oorspronkelijke tekst in de taal van je bedrijf. Voor medewerkers wordt het attribuut weergegeven in de taal die ze hebben geselecteerd in Mijn profiel > Persoonlijke instellingen.
Opmerking
Secties en attributen kunnen alleen in de standaardtaal worden toegevoegd, verplaatst of verwijderd. Als er een andere taal is ingesteld, worden zowel 'Sectie creëren' als 'Attribuut toevoegen' grijs weergegeven en kunnen deze acties niet worden uitgevoerd.
Best practices
De volgende tabel biedt een overzicht van veelgebruikte medewerkerssecties en -attributen, met bijbehorende voorbeelden.
| Sectie | Attribuut | Soort attribuut | Voorbeeld |
|
Openbaar profiel |
Voornaam Achternaam Geslacht Dochteronderneming Kantoor Afdeling Functie Werktelefoon Mobiele telefoon |
Vooraf gedefinieerd Vooraf gedefinieerd Vooraf gedefinieerd Vooraf gedefinieerd Vooraf gedefinieerd Vooraf gedefinieerd Vooraf gedefinieerd Vooraf gedefinieerd Standaard Standaard |
Jan Jansen Man jan.jansen@personio.de Personio Professionals Amsterdam Klantenservice Manager klantenservice 089 123789456 089 123789456 |
|
HR-informatie |
Status Type dienstverband Aanstellingsdatum Einde contract Kostenplaats Leidinggevende Lengte proeftijd Uur per week Kinderen Opzegtermijn Personeelsnummer Nationaliteit |
Vooraf gedefinieerd Vooraf gedefinieerd Vooraf gedefinieerd Vooraf gedefinieerd Vooraf gedefinieerd Vooraf gedefinieerd Vooraf gedefinieerd Vooraf gedefinieerd Vooraf gedefinieerd Standaard Nummer Lijst met opties |
Actief Intern 01-01-2017 31-12-2022 125 Erika Peeters 6 maanden 40/40 (100%) Mark, Julia 3 maanden 189 Nederlands |
| Persoonsgegevens |
Verjaardag Geboortenaam Geboorteplaats Geboorteland Straat Nummer Toevoeging adres Postcode Stad Persoonlijk e-mailadres Skypenaam Privételefoonnummer Dieetvoorkeur Voedselallergieën |
Datum Standaard Standaard Lijst met opties Standaard Standaard Standaard Standaard Standaard Standaard Link Link Standaard Standaard Lijst met opties Standaard |
01-01-1980 Jansen Amsterdam Nederland Voorbeeldstraat 10 3e verdieping links AM 1010 Amsterdam jan.jansen@voorbeeld.com https://www.linkedin.com/ https://www.xing.com jan_jansen 089 123456789 Vegetariër Gluten |
|
Gegevens loonadministratie |
Burgerservicenummer Rijksregisternummer Belastingtarief Burgerlijke staat Religie Kinderbijslag Overige activiteiten Type zorgverzekering Opmerking Zorgverzekering Kinderbijslag Religie van partner Loonheffingskorting per jaar Ernstige invaliditeit Mate van invaliditeit Hoogste opleidingsniveau Hoogste opleidingsniveau Hoofd-/bijberoep |
Standaard Standaard Lijst met opties Lijst met opties Lijst met opties Lijst met opties Lijst met opties Standaard Lijst met opties Nummer Lijst met opties Standaard Lijst met opties Lijst met opties Standaard Standaard Lijst met opties |
12345678901 01.01.01-123.45 1 getrouwd protestant 0 Geen Wettelijke ziektekostenverzekering Voorbeeldverzekering 0 protestant 0 nee 0 Baccalaureaat Master of Science Primair dienstverband |
| Bankgegevens |
Naam rekeninghouder SWIFT-code Naam bank Betalingswijze IBAN |
Standaard Standaard Standaard Lijst met opties Tekstveld met meerdere regels |
Jan Jansen ABCDEFG123 Voorbeeldbank Overboeking IR12345678901234567 |
| Contactpersoon in noodgevallen |
Naam van contactpersoon Mobiel nummer contactpersoon Relatie met medewerker Vaste lijn contactpersoon |
Standaard Standaard Standaard Standaard |
Erika Peeters 0176 0987654321 Echtgenote 089 0987654321 |
| HR-contactpersoon |
Contactpersoon Toestelnummer |
Standaard Standaard Standaard |
Maria Maier maria.maier@personio.de 1234 |
| Bedrijfspensioenregeling |
Pensioentype Totaal maandelijks bedrag Werkgeversbijdrage in € Medewerkersbijdrage in € Begindatum Ontvangende instantie Contractnummer |
Standaard Standaard Standaard Standaard Datum Standaard Standaard |
Directe verzekering € 180 € 40 € 140 01-01-2017 Voorbeeldverzekering 1234567890-A |
|
Talentmanagement |
Programmeertalen Talen MS Office |
Tags Tags Tags |
JavaScript, PHP, C++ Duits, Engels Word, Excel, PowerPoint |
| Trainingen |
EHBO-cursus Veiligheidsbriefing Verkooptraining Producttraining Cursus spreken in het openbaar HR-management |
Datum Datum Datum Datum Datum Datum |
01-01-2017 23-06-2021 14-05-2020 28-08-2021 11-11-2021 01-03-2022 |
| Talen |
Nederlands Nederlands Frans Spaans Nederlands Italiaans Portugees Zweeds Fins |
Lijst met opties Lijst met opties Lijst met opties Lijst met opties Lijst met opties Lijst met opties Lijst met opties Lijst met opties Lijst met opties |
C2 C1 A2 A1 A2 B1 B2 A2 C1 |
|
Competentiemanagement |
Zelfcompetentie Sociale vaardigheden Methodologische vaardigheden Managementvaardigheden Expertise |
Lijst met opties Lijst met opties Lijst met opties Lijst met opties Lijst met opties |
Goed Gemiddeld Goed Gemiddeld Goed |
| Uitrusting van medewerkers |
Sleutel-ID Sleuteloverdracht Laptop-ID Levering laptop Identificatie smartphone Overdracht smartphone Overige hardware Datum van uitgifte |
Standaard Datum Standaard Datum Standaard Datum Standaard Datum |
11 01-01-2020 12345678 01-01-2020 0987654ABC 01-01-2020 Headset, muis, toetsenbord 01-01-2017 |
| Tools |
Tickets HRM Loonadministratie Webconferentie Workflow |
Tags Tags Tags Tags Tags |
Software X, Software Y Personio, Software Z Software 2 Software 1, Software 3 Software A, Software B |
| Kledingmaten |
T-shirt Schoenen Broek |
Lijst met opties Lijst met opties Lijst met opties |
XS; S; M; L; XL; XXL 36; 37; 38 XS; S; M; L; XL; XXL |
| Bedrijfsauto |
Merk Model Nummerplaat Datum van aankoop 1e onderhoudsbeurt na x km 2e onderhoudsbeurt na x km |
Standaard Standaard Standaard Datum Standaard Standaard |
Volkswagen Golf M-HR-1234 01-04-2020 2000 15000 |
| Vakantie/langdurige afwezigheden |
Einddatum ouderschapsverlof |
Datum |
31-08-2020 |
| Jubileum |
Eenjarig jubileum Vijfjarig jubileum Tienjarig jubileum |
Datum Datum Datum |
01-04-2021 01-04-2025 01-04-2030 |