In dit artikel wordt uitgelegd hoe je automatische bevestigingsmails instelt in Personio. Met deze functie ontvangen je kandidaten een automatische e-mail als ze een sollicitatie verzenden.

Je kunt voor elke wervingscategorie verschillende automatische bevestigingsmails instellen. Zo kun je je communicatie personaliseren. Je kunt bijvoorbeeld een categorie instellen voor vaste medewerkers en een andere voor werkstudenten. Vervolgens kun je voor elke categorie een specifieke automatische bevestigingsmail instellen.

Voordat je begint

Om automatische bevestigingsmails in te stellen, heb je toegangsrechten nodig voor de bedrijfsinstellingen voor Werving & selectie.

Je moet een e-mailsjabloon maken voordat je deze functie instelt. Geef je e-mailsjabloon een naam zoals 'Bevestiging van sollicitatie'. Zie hiervoor het voorbeeld van een e-mailsjabloon hieronder.

Voorbeeld:

Onderwerpregel: We hebben je sollicitatie ontvangen
Beste {{first_name}},
Bedankt voor je sollicitatie op de functie van {{position_name}}.
We waarderen je interesse in ons bedrijf en de tijd die je in deze sollicitatie hebt gestoken. We beoordelen de sollicitaties zorgvuldig en nemen binnenkort contact met je op.
Met vriendelijke groet,
Het HR-team

Een automatische bevestigingsmail instellen

Je kunt een automatische e-mail instellen op het moment dat je een nieuwe wervingscategorie aanmaakt.

Je kunt ook een automatische e-mail toevoegen aan een bestaande wervingscategorie. Een automatische bevestigingsmail instellen:

1. Ga in Instellingen naar Werving & selectie > Categorieën.
2. Selecteer een wervingscategorie uit de lijst aan de linkerkant.
3. Selecteer onder Autoresponder wanneer Personio een automatische e-mail moet verzenden. Selecteer een of beide van de volgende opties:
   ▶︎ Voor sollicitaties via de sollicitatiemodule
   ▶︎ Voor sollicitaties via e-mail
4. Selecteer een e-mailsjabloon.
5. Selecteer een medewerker die als afzender moet worden weergegeven.
6. Pas je wijzigingen toe.

Een automatische bevestigingsmail instellen in verschillende talen (optioneel)

Als je kandidaten in verschillende talen wilt mailen, kun je voor elke taal een apart e-mailsjabloon maken. In dit geval moet je ook overeenkomstige wervingscategorieën aanmaken.

Bijvoorbeeld:

Je bent op zoek naar Software Engineers voor jullie kantoren in Berlijn en Londen. Je wilt dat de kandidaten uit Berlijn een antwoord in het Duits krijgen en kandidaten uit Londen een antwoord in het Engels.

Je maakt een wervingscategorie met de naam 'Berlijn' aan en een andere met de naam 'Londen'. Je maakt voor elke taal een e-mailsjabloon aan met de namen 'Automatische ontvangstbevestiging (EN)' en 'Automatische ontvangstbevestiging (DE)'. Vervolgens selecteer je het juiste e-mailsjabloon in de betreffende categorie.