In Personio kun je de gegevens van kandidaten beschermen in overeenstemming met de Europese AVG. Door het automatisch anonimiseren van kandidaten in te schakelen, verwijder je alle persoonsgegevens zodra je die niet langer nodig hebt.
Opmerking
Het anonimiseren van kandidaatgegevens kan niet ongedaan worden gemaakt. De gegevens kunnen niet worden hersteld, maar worden wel in geanonimiseerde vorm bewaard voor je rapporten. Meer informatie over welke gegevens worden geanonimiseerd vind je hieronder.
Automatische anonimisering
Volg deze stappen om kandidaatgegevens automatisch te anonimiseren:
- Ga naar Instellingen > Werving & selectie > Werving & selectie > Algemeen.
- Klik naast Privacy-instellingen op Bewerken.
- Naast Gegevens automatisch anonimiseren? selecteer je Ja.
- Onder Anonimiseren na kun je kiezen hoeveel dagen nadat een kandidaat is afgewezen of zich heeft teruggetrokken uit het proces de gegevens moeten worden geanonimiseerd.
Let op: als je dit aantal instelt of wijzigt, wordt het systeem niet meteen bijgewerkt. Elke ochtend wordt er een update uitgevoerd en wordt het aantal dagen berekend dat is verstreken sinds de uitsluiting. Dit geldt dus ook voor kandidaatgegevens uit het verleden. - Naast Wil je de naam van de sollicitant in e-mailnotificaties opnemen? kun je aangeven of je wilt dat de naam van de kandidaat zichtbaar is in e-mailnotificaties die naar je worden verzonden. Als je Nee selecteert, zullen e-mailnotificaties geen gegevens bevatten waarmee de kandidaat kan worden geïdentificeerd.
- Klik vervolgens op Opslaan.
Handmatig anonimiseren van kandidaatgegevens
Anonimiseren (in bulk)
Je kunt de persoonsgegevens van je kandidaat ook handmatig anonimiseren. Je kunt dit doen voor één kandidaat of voor meerdere kandidaten tegelijk. Volg hiervoor deze stappen:
- Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties.
- Filter en selecteer de kandidaten van wie je de persoonsgegevens wilt verwijderen.
- Klik op Acties.
- Kies Sollicitatie anonimiseren uit het vervolgkeuzemenu.
- Klik op Anonimiseren om de anonimisering te bevestigen.
Anonimiseren in de sollicitatie
Je kunt de gegevens ook rechtstreeks in de betreffende sollicitatie anonimiseren. Dat doe je als volgt:
- Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties.
- Klik op de sollicitatie die je wilt anonimiseren.
- Klik op
en selecteer Sollicitatie anonimiseren.
Welke gegevens worden geanonimiseerd?
De volgende informatie wordt geanonimiseerd:
- de naam van de kandidaat
- het geslacht van de kandidaat
- alle sollicitatiedocumenten
- de berichtengeschiedenis, inclusief alle bijlagen
- e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum van de kandidaat
- aanbiedingen
- evaluaties; alle kwantitatieve evaluaties blijven echter behouden.
Als de kandidaat op meerdere functies heeft gesolliciteerd, worden de gegevens van de kandidaat voorlopig nog bewaard.
Opmerking
Het anonimiseren van kandidaatgegevens heeft geen invloed op rapporten. Voor rapportagedoeleinden worden de volgende gegevens bewaard:
▶︎ sollicitatie-ID
▶︎ sollicitatiedatum
▶︎ sollicitatiekanaal in de database
Geanonimiseerde sollicitaties worden dus nog steeds weergegeven in systeemrapporten, zoals het sollicitatierapport.
Verwijderen van kandidaatgegevens
Als je zeker weet dat je de gegevens niet alleen wilt anonimiseren, maar kandidaatprofielen volledig wilt verwijderen, kan dat op twee manieren.
Opmerking
Het verwijderen van kandidaten kan niet ongedaan worden gemaakt. De gegevens kunnen niet worden hersteld en zijn niet meer beschikbaar voor je rapporten.
Verwijderen (in bulk)
Volg deze stappen om de sollicitatie van een of meer kandidaten te verwijderen:
- Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties.
- Filter en selecteer de kandidaten van wie je de sollicitaties wilt verwijderen.
- Klik op Acties.
- Kies Sollicitatie verwijderen uit het vervolgkeuzemenu.
- Klik op Bevestigen om de verwijdering te bevestigen.
Verwijderen in de sollicitatie
Je kunt ook de sollicitatie verwijderen. Dat doe je als volgt:
- Ga naar Werving & Selectie > Sollicitaties.
- Klik op de sollicitatie die je wilt verwijderen.
- Klik op
