In Personio kun je de gegevens van kandidaten beschermen in overeenstemming met de Europese AVG. Door het automatisch anonimiseren van kandidaten in te schakelen, verwijder je alle persoonsgegevens zodra je die niet langer nodig hebt.
Let op: Het anonimiseren van kandidaten kan niet ongedaan worden gemaakt. De gegevens kunnen niet worden hersteld, maar worden wel bewaard zodat je ze in geanonimiseerde vorm in rapporten kunt gebruiken.
Automatische anonimisering
Volg deze stappen om kandidaatgegevens automatisch te anonimiseren:
- Ga naar Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie > Algemeen > Privacy-instellingen.
- Klik op Bewerken.
- Naast Gegevens automatisch anonimiseren? selecteer je Ja.
- Onder Anonimiseren na kun je kiezen hoeveel dagen nadat een kandidaat is afgewezen of zich heeft teruggetrokken uit het proces de gegevens moeten worden geanonimiseerd.
Let op: Als je dit cijfer instelt of verandert, wordt het systeem niet meteen bijgewerkt. Elke ochtend wordt er een update uitgevoerd en wordt het aantal dagen berekend dat is verstreken sinds de uitsluiting. Dit geldt dus ook voor kandidaatgegevens uit het verleden. - Naast Wil je de naam van de sollicitant in e-mailnotificaties opnemen? kun je aangeven of je wilt dat de naam van de kandidaat zichtbaar is in e-mailnotificaties die naar je worden verzonden. Als je Nee kiest, worden er geen gegevens waarmee de kandidaat kan worden geïdentificeerd opgenomen in e-mailnotificaties.
- Kies vervolgens Opslaan.
Handmatig anonimiseren van kandidaatgegevens
Anonimiseren (in bulk)
Je kunt de persoonsgegevens van kandidaten ook handmatig anonimiseren. Dit kan voor één kandidaat of voor meerdere kandidaten tegelijk. Volg hiervoor de volgende stappen:
- Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties.
- Filter en selecteer de kandidaten van wie je de persoonsgegevens wilt verwijderen.
- Klik op Acties.
- Kies Sollicitatie anonimiseren uit het vervolgkeuzemenu.
- Er verschijnt een pop-up om je te vragen de actie te bevestigen. Klik op Anonimiseren.
Anonimisering in het kandidaatprofiel
Je kunt de gegevens ook rechtstreeks in het betreffende kandidaatprofiel anonimiseren. Klik hiervoor op de drie puntjes en selecteer Sollicitatie anonimiseren.
Welke gegevens worden geanonimiseerd?
De volgende informatie wordt geanonimiseerd:
- Naam van de kandidaat
- Alle sollicitatiedocumenten
- De berichtgeschiedenis inclusief alle bijlagen.
- E-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum van de kandidaat
- Aanbiedingen
- Evaluaties, maar alle kwantitatieve evaluaties blijven behouden
Als de kandidaat op meerdere functies heeft gesolliciteerd, worden de gegevens van de kandidaat voorlopig nog bewaard.
Verwijderen van kandidaatgegevens
Als je zeker weet dat je de gegevens niet alleen wilt anonimiseren, maar kandidaatprofielen volledig wilt verwijderen, kan dat op twee manieren.
Let op: Het verwijderen van kandidaten kan niet ongedaan worden gemaakt. De gegevens kunnen niet worden hersteld en zijn niet langer in geanonimiseerde vorm beschikbaar voor rapporten.
Verwijderen (in bulk)
Volg deze stappen om de sollicitatie van een of meer kandidaten te verwijderen:
- Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties.
- Filter en selecteer de kandidaten van wie je de sollicitaties wilt verwijderen.
- Klik op Acties.
- Kies Sollicitatie verwijderen uit het vervolgkeuzemenu.
- Er verschijnt een pop-up om je te vragen de actie te bevestigen. Klik op Bevestigen.
Verwijderen in het kandidaatprofiel
Je kunt de sollicitatie ook verwijderen in het Kandidaatprofiel. Klik hiervoor op de drie puntjes en selecteer Sollicitatie verwijderen.
