Stap 3: Salarissen importeren

 

 

Nadat je de gegevens van je medewerkers hebt geïmporteerd en de kantoren en afdelingen hebt geconfigureerd, kun je in de volgende stap de salarisgegevens importeren.

De toewijzing van salarissen aan zowel huidige als voormalige medewerkers kan in Personio worden uitgevoerd via een bulkimport vanuit een Excel-bestand. Bepaal eerst welke medewerkers uit je bedrijf per uur worden betaald en welke een vast salaris ontvangen.

Let op: Om salarissen te kunnen importeren, moet de taal van het importbestand overeenkomen met die van het Personio-account. Lees ons artikel Hoe wijzig ik de taal van mijn Personio-account? voor meer informatie over het wijzigen van de accounttaal.

 

Importbestanden voorbereiden

Salarissen

Volg deze stappen om je importbestand voor te bereiden:

  1. Download eerst het Excel-sjabloon NL Import van salarisgegevens in het downloadgedeelte, rechts onderaan de pagina. Let op: om te voorkomen dat je een verouderde versie van het Excel-sjabloon gebruikt, raden we je aan om voor elke import het sjabloon opnieuw rechtstreeks vanuit dit artikel te downloaden.
  2. Open het Excel-sjabloon en voer het e-mailadres van elke medewerker in.
  3. Vul in de kolom Vast salaris het bruto maand- of jaarsalaris in of gebruik de kolom Uurloon om het uurloon in te vullen.
  4. Gebruik de kolom Interval om de frequentie van de betreffende betaling aan te geven. Je hebt twee opties: maandelijks of jaarlijks. Opmerking: de kolom Interval is alleen van toepassing bij een vast salaris. Waarden in deze kolom worden genegeerd als je een uurloon invoert.
  5. Voeg voor elke medewerker de datum toe vanaf wanneer het huidige salaris van toepassing is (meestal de datum van indiensttreding of de datum waarop de laatste salarisverhoging werd ingevoerd).
  6. Vul voor elke medewerker het aantal uren per week in. Opmerking: als deze waarde leeg wordt gelaten, worden standaard de wekelijkse werkuren van de afdeling van de medewerker toegepast.
  7. Sla het ingevulde Excel-bestand op.

 

Salarissen uit het verleden en wekelijkse werkuren toevoegen (optioneel)

Als, naast het huidige salaris, ook vroegere salarissen en wekelijkse werkuren in Personio moeten worden ingevoerd, voeg dan gewoon in het Excel-sjabloon een extra rij toe voor de betreffende medewerker en voer een datum uit het verleden in. Dit kun je doen in het veld Geldig vanaf. Houd er rekening mee dat het huidige salaris onderaan de lijst moet staan. Zo kun je het salarisverleden van al je medewerkers opslaan en wijzigingen in salarissen eenvoudig bijhouden.

 

Waar moet je op letten bij het importeren van salarissen?

  • Het salaris van parttime medewerkers moet worden vermeld als het bedrag dat ze daadwerkelijk ontvangen (niet op basis van een fulltime salaris).
  • Je kunt een medewerker een uurloon of een vast salaris toewijzen.
  • Medewerkers van wie het salaris niet geïmporteerd hoeft te worden (voormalige medewerkers bijvoorbeeld) kunnen uit het Excel-sjabloon worden weggelaten.
  • Zorg er bij het opmaken van de cellen in het Excel-sjabloon voor dat salarissen maximaal twee decimalen hebben.
  • Prestatiegebonden bonussen kun je voor elke medewerker afzonderlijk instellen.

 

Terugkerende vergoedingen

Je kunt voor elke medewerker terugkerende, aanvullende salariscomponenten invoeren (bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding). Deze kunnen op dezelfde manier worden geüpload als de salarissen.

Volg deze stappen om je importbestand voor te bereiden:

  1. Download eerst het Excel-sjabloon NL Import van terugkerende vergoedingen in het downloadgedeelte, rechts onderaan de pagina.
  2. Open het Excel-sjabloon en voer het e-mailadres van elke medewerker in, evenals alle bestaande terugkerende vergoedingen.
  3. Voer het vergoedingstype in, stel de interval in waarop de vergoeding wordt uitbetaald en geef aan vanaf wanneer de vergoeding van toepassing is. Je kunt ook de datum invoeren waarop de vergoeding afloopt, maar dat is optioneel. Op de ingevoerde datum zal de betreffende vergoeding teruggezet worden naar nul. 
  4. Sla het ingevulde Excel-bestand op.

template_recurring_compensations_nl.png

Let op: Voordat je het Excel-bestand kunt importeren, moet de aanvullende salariscomponent eerst in Personio worden opgeslagen. Volg deze stappen om dit te doen:

  1. Ga naar Instellingen > Loonadministratie > Salaris & Loonadministratie.
  2. Open het tabblad Terugkerende vergoedingstypes.
  3. Klik in het veld Nieuw type creëren, voer de naam van je terugkerende vergoedingstype in en klik op het plusteken om het vergoedingstype aan te maken.

Raadpleeg ons artikel Terugkerende vergoedingen beheren voor meer informatie over terugkerende vergoedingen.

 

Aangepaste bonussen

Je kunt ook aangepaste bonussen importeren. Deze kunnen op dezelfde manier worden geüpload als de salarissen.

Volg deze stappen om je importbestand voor te bereiden:

  1. Download het Excel-sjabloon NL Import van aangepaste bonussen in het downloadgedeelte, rechts onderaan de pagina.
  2. Open het Excel-sjabloon en voer het e-mailadres van elke medewerker in.
  3. Voer de aangepaste bonus in en bepaal vanaf wanneer de vergoeding van toepassing is.
  4. Sla het ingevulde Excel-bestand op.

bonus-import_nl.png

Voordat je het Excel-bestand kunt importeren, moet de bonus zijn aangemaakt als een salariscomponent voor de betreffende medewerkers.

Volg deze stappen om de aangepaste bonus voor je medewerker aan te maken:

  1. Ga naar het tabblad Salaris van het Medewerkersprofiel.
  2. Klik onder Salariscomponenten op Bewerken.
  3. Klik op Bonus bewerken/toevoegen en selecteer Aangepaste bonus.
  4. Kies de Bonusperiode en vanaf wanneer de wijziging geldt.

employee-profile-salary-add-custom-bonus_nl.png

Lees ons artikel Bonusbetalingen beheren voor meer informatie over het toevoegen van bonusbetalingen.

 

Eenmalige vergoedingen

Je kunt ook eenmalige vergoedingen toewijzen. Deze kunnen op dezelfde manier worden geïmporteerd als salarissen. Selecteer hiervoor het bestandstype 'Eenmalige vergoedingen uploaden'.

Volg deze stappen om je importbestand voor te bereiden:

  1. Download het Excel-sjabloon NL Import van eenmalige vergoedingen in het downloadgedeelte, rechts onderaan de pagina.
  2. Open het Excel-sjabloon en voer het e-mailadres van elke medewerker in.
  3. Voer het type eenmalige vergoeding en het bedrag in, eventueel een opmerking, en de maand en het jaar van de betaling.
  4. Sla het ingevulde Excel-bestand op.

salaries-one-time-compensation-import_nl.png

Je hoeft de eenmalige vergoedingen niet eerst in Personio aan te maken. Deze worden automatisch aangemaakt tijdens het importeren. Zorg er daarom voor dat je alles correct spelt om dubbele vermeldingen te voorkomen.

Lees ons artikel Eenmalige vergoedingen voor meer informatie over eenmalige vergoedingen en gedetailleerde instructies voor het importeren.

 

Salarisberekeningen configureren

Voordat je begint met het importeren van salarissen moet je de pro rata berekening van salarissen configureren.

Volg hiervoor de onderstaande stappen:

  1. Ga naar Instellingen > Loonadministratie > Salaris & Loonadministratie.
  2. In het tabblad Algemeen onder Salaris & Loonadministratie kun je de Pro rata salarisberekening aanpassen.
  3. Kies tussen Gebaseerd op 30 dagen en Gebaseerd op aantal dagen van de maand.
  4. Klik op Opslaan.

salary-and-payroll-settings-general_nl.png

Lees ons artikel Pro rata salarisberekening voor meer informatie over de opties voor pro rata salarisberekening.

 

Importeren van salarisgegevens

Volg deze stappen om salarisgegevens en andere vergoedingstypes te importeren in Personio:

  1. Bestand uploaden: Ga naar de sectie Importen. Selecteer het bestandstype Salarissen uploaden voor salarissen, terugkerende vergoedingen en aangepaste bonussen. Kies het bestandstype 'Eenmalige vergoedingen uploaden' voor eenmalige vergoedingen. Klik op Bestand kiezen en upload je bestand. Klik op Volgende.

    import-salary_nl.png

  2. Kolommen configureren: Wijs de kolommen in je Excel-bestand indien nodig handmatig toe aan de bijbehorende attributen die zijn opgeslagen in Personio. Klik op Volgende.

    import-salary-action_nl.png

  3. Preview van import weergeven: Bekijk een preview van de import en controleer je gegevens. Als je fouten opmerkt, kun je de import eenvoudig annuleren en de problemen in het Excel-spreadsheet oplossen. Ga daarna terug naar stap 1. Als alle gegevens juist zijn, klik je op Importeren.

Lees ons artikel over het uitvoeren van een import voor meer informatie over het importeren van medewerkersgegevens.

Tip: we helpen je graag bij het importeren van je gegevens. Als je van plan bent om een import uit te voeren en onze hulp nodig hebt, ga dan naar de sectie Vind antwoorden in Personio via Help > Support en updates > Vind antwoorden en neem contact op met onze klantenservice.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.