Stap 8: Medewerkersrollen en toegangsrechten controleren

 

 

Nu al je gegevens en processen geïmporteerd zijn, is het belangrijk dat je specifieke toegangsrechten aan bepaalde medewerkersrollen toewijst. Zo zorg je ervoor dat medewerkers alleen de gedeelten en gegevens die voor hen bedoeld zijn, kunnen bekijken en bewerken in Personio.

 

Medewerkersrollen controleren

Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen om de bestaande medewerkersrollen te bekijken die voor jouw bedrijf zijn opgeslagen. De aantallen op de grijze achtergrond geven aan hoeveel actieve medewerkers deze rollen hebben. Je kunt medewerkers nu eenvoudig toevoegen aan één of meerdere medewerkersrollen.

settings-employee-roles-members-available_nl.png
Ook kun je herinneringen, toegang tot kalenders en beveiligingsinstellingen configureren.


1. Herinneringen toewijzen

Om herinneringen aan medewerkersrollen toe te wijzen, ga je naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen > Herinneringen. Hier stel je in dat alle medewerkers in deze rol automatisch een herinnering ontvangen. Je kunt deze functie bijvoorbeeld gebruiken om alle HR-medewerkers eraan te herinneren wanneer collega's jarig zijn.

settings-employee-roles-reminders_nl.png


2. Toegang tot kalenders

Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen > Kalenders om aan te geven tot welke kalenders de medewerkers in deze rol toegang zouden moeten hebben. Alle medewerkers hebben altijd toegang tot hun eigen kalender, met daarin herinneringen en vergaderingen. Klik hier voor meer informatie over hoe je toegang tot kalenders kunt configureren.
Voor meer informatie over het beheren van kalenders en hoe je ze kunt exporteren naar een externe toepassing zoals Outlook of Google Calendar, klik je hier.

settings-employee-roles-calendars_nl.png

 

3. Beveiliging

Als je authenticatie in twee stappen voor bepaalde medewerkersrollen wilt instellen, ga je naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen > Beveiliging. Hier kun je instellen dat medewerkers in deze rol zichzelf ook door middel van een token moeten identificeren als ze inloggen. Ze kunnen een dergelijke token genereren in de Google Authenticator-app, die ze moeten downloaden op een smartphone.

 

Toegangsrechten controleren

De toegangsrechten van individuele medewerkersrollen kunnen worden ingesteld onder Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen > Toegangsrechten.

settings-employee-roles-access-rights_nl.png

Beheerders kunnen inloggen op Personio als een bepaalde medewerker om te controleren welke toegangsrechten voor die medewerker zijn geconfigureerd. Ga hiervoor naar het profiel van de betreffende medewerker en klik rechtsboven op het pictogram Als deze medewerker aanmelden. 

 

Uitleg van de verschillende toegangsrechten

Afzonderlijke toelichting op het toegangsniveau van elk gedeelte kun je vinden in de info-tooltips. Deze kun je openen door met je muis over het info-symbooltje te gaan.

settings-employee-roles-access-rights-details_nl_.png

Houd er rekening mee dat de rol Alle medewerkers een systeemrol is. Dit betekent dat elke actieve medewerker de toegangsrechten heeft die aan deze rol zijn toegewezen. Je moet er daarom voor zorgen dat je de rechten van deze rol niet te ruim definieert. Je kunt bepaalde rollen op elk moment aanvullende toegangsrechten geven.

 

Algemene toegangsrechten

Bekijken Met dit toegangsrecht kun je de betreffende gegevens bekijken.
Voorstellen

Met dit toegangsrecht kun je wijzigingen aan de betreffende gegevens voorstellen.

Houd er rekening mee dat als je dit toegangsrecht selecteert, er ook een bijbehorend goedkeuringsproces wordt geactiveerd.

Bewerken Met dit toegangsrecht kun je de betreffende gegevens bewerken.

 

Toegangsgebieden

Eigen Dit toegangsgebied bevat alleen de gegevens van de betreffende medewerker.
Mijn team Dit toegangsgebied geldt alleen voor medewerkers die als leidinggevende zijn ingesteld. Zij hebben toegang tot de gegevens van alle medewerkers die direct of indirect aan hen rapporteren. Ze hebben echter geen toegang tot hun eigen gegevens als leidinggevende. Als de leidinggevende ook toegang moet hebben tot eigen gegevens, selecteer dan ook Eigen.
Aangepast Dit toegangsgebied bevat een specifieke selectie van medewerkers, die kan worden samengesteld met behulp van filters door te klikken op Aangepast.
Alle Dit toegangsgebied bevat alle actieve medewerkers, behalve de medewerker zelf. Als de medewerker ook toegang moet hebben tot eigen gegevens, selecteer dan ook Eigen.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel