Dit is stap 1 van 2 van de implementatiemodule Medewerkersrollen en goedkeuringsworkflows.

In dit artikel wordt uitgelegd wat medewerkersrollen zijn in Personio, hoe ze gekoppeld zijn aan toegangsrechten en hoe je deze twee opties kunt combineren om de toegang van je medewerkers tot bedrijfsinformatie uit te breiden of te beperken.

Wat zijn de voordelen?

• Kom tegemoet aan de interne vereisten voor rechten en beperkingen binnen je organisatie. Met de combinatie van medewerkersrollen en toegangsrechten kun je de toegang van je medewerkers tot bepaalde delen van Personio beperken, zodat ze alleen kunnen zien en updaten wat voor hen bedoeld is.
• Configureer zeer specifieke sets toegangsrechten om tijdelijke behoeften te ondersteunen. Door de combinatie van medewerkersrollen en toegangsrechten kun je bepaalde medewerkers ook voor een beperkte tijd toegang verlenen tot een specifiek gedeelte (bijvoorbeeld door een tijdelijke goedkeurder aan te stellen om de goedkeuringsverzoeken van een specifiek team te behandelen tijdens de afwezigheid van een leidinggevende).

Stap 1: medewerkers toevoegen aan een medewerkersrol

Je Personio-account wordt standaard voorzien van twee soorten medewerkersrollen:

• Vooraf ingestelde medewerkersrollen: 
  
  ▶︎ De rol Alle medewerkers: Deze rol omvat al je actieve medewerkers. Elke nieuwe medewerker krijgt automatisch deze rol, dus je kunt medewerkers niet handmatig toevoegen aan of verwijderen uit de rol. Je kunt deze rol niet verwijderen of er een andere naam aan geven.
  
  ▶︎ De rol Beheerder (of elke rol met beheerdersrechten): Deze rol is de tegenhanger van de rol Alle medewerkers, en geen enkele medewerker krijgt de rol automatisch. Daarom kun je handmatig medewerkers toevoegen aan en verwijderen uit deze rol (we raden je aan om slechts een paar medewerkers toe te voegen). Je kunt een andere naam geven aan deze rol, maar je kunt hem niet verwijderen, omdat altijd minstens één medewerker deze rol moet hebben. 
  
  
• Aangepaste medewerkersrollen:
  
  ▶︎ Rollen zoals HR-manager, Management, Stagiair: Deze rollen zijn niet gekoppeld aan andere functionaliteiten in Personio, en kunnen dus vrij worden bewerkt. Je kunt ook zoveel extra medewerkersrollen aanmaken als je nodig hebt.

  Opmerking
  We raden je aan zo weinig mogelijk extra rollen aan te maken, om de toegangsrechten van je medewerkers goed bij te kunnen houden en om dubbele rollen te voorkomen.

Volg deze stappen om medewerkers toe te voegen aan een aangepaste medewerkersrol (of aan de vooraf ingestelde beheerdersrol):

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
2. Klik op een bestaande medewerkersrol onder Medewerkersrollen, of klik op Nieuwe rol maken om een nieuwe medewerkersrol aan te maken (voer in dat geval ook een naam in en klik op Rol maken).
3. De kolom Toegevoegde medewerkers laat alle medewerkers zien die op dit moment aan de rol zijn toegevoegd. Als je een nieuwe rol aanmaakt, zal deze kolom 0 medewerkers bevatten, omdat er nog geen medewerker is toegevoegd. 
4. Klik onder Beschikbare medewerkers op een medewerker om deze toe te voegen aan de medewerkersrol. De medewerker verandert van kolom en verschijnt nu onder Toegevoegde medewerkers met een blauwe omlijning. 
5. Klik op een medewerker onder Toegevoegde medewerkers om deze uit de rol te verwijderen. De medewerker verandert van kolom en verschijnt nu onder Beschikbare medewerkers met een rode omlijning.
6. Je kunt eventueel op het potloodpictogram naast de naam van de medewerkersrol klikken om deze te hernoemen.
7. Je kunt eventueel op het pictogram met de drie puntjes onder Nieuwe rol maken klikken om de medewerkersrol te kopiëren (een duplicaat aan te maken) of te verwijderen (alleen van toepassing op aangepaste medewerkersrollen). Om een aangepaste medewerkersrol te verwijderen, moet je eerst alle medewerkers uit de rol verwijderen.
8. Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren. 

Opmerking
Als je de status van een medewerker op Inactief zet, zal deze medewerker niet meer te zien zijn in de medewerkersrol (niet als Toegevoegde medewerker en ook niet als Beschikbare medewerker).

Stap 2: toegangsrechten instellen voor de medewerkersrol

Toegangsrechten zijn onderverdeeld in toegangsrechten (weergeven, voorstellen en bewerken) en toegangsgebieden (Eigen, Mijn ondergeschikten, Aangepast, Alle). 

Door de combinatie van toegangsrechten en toegangsgebieden kun je de toegangsrechten uitbreiden of beperken: Dit hangt ook af van het type medewerkersrol:

• Vooraf ingestelde medewerkersrollen: 
  
  ▶︎ De rol Alle medewerkers: deze rol wordt automatisch toegewezen aan alle nieuwe medewerkers, en moet daarom slechts een basispakket aan toegangsrechten bevatten.
  ▶︎ De rol Beheerder (of elke rol met beheerdersrechten): deze rol bevat volledige toegangsrechten die niet kunnen worden gewijzigd. 
  
  
• Aangepaste medewerkersrollen:
  
  ▶︎ De rollen HR-manager, management, stagiair enz.: aangezien deze rollen handmatig worden toegewezen aan bepaalde medewerkers, moeten ze zeer specifieke toegangsrechten bevatten.

Volg deze stappen om de toegangsrechten te configureren voor een specifieke medewerkersrol (of voor de rol Alle medewerkers):

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
2. Klik op de relevante medewerkersrol onder Medewerkersrollen en navigeer naar het tabblad Toegangsrechten.
3. Bepaal de toegangsrechten voor elke sectie en subsectie met de informatie uit de artikelen Toegangsrechten en Best practices: medewerkersrollen. 
4. Controleer de ingestelde toegangsrechten door in te loggen op het Personio-account van een medewerker. Ga hiervoor naar het profiel van de betreffende medewerker en klik rechtsboven op het pictogram Als deze medewerker aanmelden.
   
   

Stap 3: toegang tot de bedrijfskalender instellen voor de medewerkersrol

We raden je aan om voor elke specifieke medewerkersrol ook toegang tot de bedrijfskalender in te stellen. Anders past Personio automatisch de standaardtoegang tot de bedrijfskalender toe vanuit de rol Alle medewerkers.

Volg deze stappen om de toegang tot de bedrijfskalender in te stellen voor een specifieke medewerkersrol (of voor de rol Alle medewerkers):

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
2. Klik op de betreffende medewerkersrol onder Medewerkersrollen en navigeer naar het tabblad Kalenders.
3. Bepaal de toegang tot de bedrijfskalender en ook tot de verschillende afwezigheidstypes. Meer informatie vind je in het artikel Toegang tot de bedrijfskalender instellen.
4. Controleer de ingestelde toegang tot de bedrijfskalender door in te loggen op het Personio-account van een medewerker. Ga hiervoor naar het profiel van de betreffende medewerker en klik rechtsboven op het pictogram Als deze medewerker aanmelden.

Opmerking
Je kunt eventueel ook herinneringen instellen en tweefactorauthenticatie inschakelen voor elke rol. 

Volgende stappen

Gefeliciteerd🎉
Je bent klaar om verder te gaan met het instellen van goedkeuringsworkflows in Personio.