In dit artikel wordt uitgelegd hoe je kandidaat-e-mails kunt verzenden en ontvangen in Personio. Met Personio kun je alle wervingsmails op één plek beheren. Dit zorgt voor soepele communicatie met kandidaten.

Er zijn twee manieren om via Personio met kandidaten te communiceren. Je kunt:

1. de e-mailservice van Personio gebruiken: dit is de standaardoptie en hiervoor is geen actie vereist.
2. een verbinding instellen met behulp van onze directe integratie van Google en Microsoft, of SMTP. Het voordeel van deze optie is dat je een e-mailadres voor wervingsdoeleinden van je eigen bedrijf kunt gebruiken als afzender.

Om kandidaatcommunicatie via e-mail op te zetten, heb je toegangsrechten nodig tot de Werving en selectie-instellingen van het bedrijf.

Optie 1: de e-mailservice van Personio gebruiken (standaard)

Je kunt de e-mailservice van Personio gebruiken om met je kandidaten te communiceren. Dit is de standaardoptie. Personio maakt automatisch een e-mailadres voor wervingsdoeleinden aan voor je bedrijf. Dit wordt gehost op de ingebouwde mailservice van Mailjet. Alle communicatie met kandidaten via Personio verloopt via dit e-mailadres.

Als je deze instellingen wilt bekijken, ga je naar Instellingen, en vervolgens naar Werving > Algemeen. Naast Instellingen voor e-mailadres voor wervingsdoeleinden, klik je op de knop om te bewerken. Het e-mailadres voor wervingsdoeleinden van je bedrijf ziet er als volgt uit: jouwaccount-functies@m-personio.de.

Als je de e-mailservice van Personio gebruikt:

• Het e-mailadres van de afzender wordt weergegeven als jouwaccount-functies@m-personio.de. Je kunt selecteren wiens naam als afzender wordt weergegeven. Ga naar Naam afzender en selecteer het bedrijf of de medewerker.
• Antwoorden van kandidaten verschijnen op hun profiel op het tabblad Berichten. Als de kandidaat nog geen profiel heeft, verschijnen de antwoorden in Niet-toegewezen berichten. Lees meer over waarom sommige e-mails worden weergegeven als niet-toegewezen berichten.

Optie 2: Een verbinding instellen

Je kunt vanuit Personio e-mails naar kandidaten sturen met je eigen e-mailadres (d.w.z. met je gebruikelijke bedrijfsdomein). Je aangepaste e-mailadres wordt weergegeven als afzender. Als je dit niet instelt, worden je e-mails automatisch verzonden via de e-mailservice van Personio.

Volg de onderstaande stappen om een verbinding in te stellen.

Stap 1: een e-mailomleiding instellen

Om e-mails te ontvangen van kandidaten in Personio, moet je een e-mailomleiding instellen. Op deze manier worden alle e-mails en sollicitaties die naar je aangepaste e-mailadres worden gestuurd, overgebracht naar Personio. Neem contact op met je IT-afdeling als je hulp nodig hebt bij het instellen van e-mailomleiding.

Volg deze stappen om een e-mailomleiding in te stellen:

1. Ga in Instellingen naar Werving > Algemeen.
2. Naast Instellingen voor e-mailadres voor wervingsdoeleinden, klik je op de knop om te bewerken.
3. Kopieer het e-mailadres dat Personio voor je bedrijf heeft aangemaakt voor wervingsdoeleinden. Het ziet er als volgt uit: jouwaccount-functies@m-personio.de.
4. Stel op de e-mailserver van je bedrijf een e-mailomleiding in. We raden je aan een kopie van je e-mails op te slaan in de inbox van de e-mailserver van je bedrijf. Meer informatie over Best practices voor de instellingen om e-mail met Gmail door te sturen.
5. Ga in Personio naar Naam afzender en selecteer wie wordt weergegeven als de afzender van de e-mail. Je kunt kiezen voor het bedrijf of de medewerker. Voor Microsoft is de naam van de afzender hetzelfde als je Microsoft-weergavenaam. 

Stap 2: de verbinding instellen

Als je berichten wilt verzenden en ontvangen vanaf je aangepaste e-mailadres via Personio, moet je een verbinding instellen. Als je Google of Microsoft gebruikt, moet je onze directe integratie instellen. Stel anders een SMTP-verbinding in.

Stel onze directe integratie met Google of Microsoft in

Opmerkingen
▶︎ Als je Google gebruikt als je e-mailprovider, moet je deze integratie instellen. Binnenkort zal Google geen nieuwe SMTP-verbindingen meer ondersteunen. We raden aan om ook gebruik te maken van onze directe integratie met Microsoft. Het is echter nog wel mogelijk om een SMTP-verbinding met Microsoft.
▶︎ Deze integratie werkt alleen als je een volledig gelicentieerd e-mailadres voor werving gebruikt. Gedeelde postvakken worden niet ondersteund. Lees meer in onze Gids voor probleemoplossing.
▶︎ Als je in een later stadium wijzigingen wilt aanbrengen in de integratie, moet je de E-mailservice van Personio tijdelijk inschakelen.

Deze integratie maakt gebruik van moderne authenticatie (OAuth-protocol). Je moet een van de volgende e-mailproviders hebben:

• Microsoft (Office365, Exchange met Microsoft Entra-ID)
• Google

Volg deze stappen om de integratie met Google of Microsoft in te stellen:

1. Ga in Instellingen naar Werving > Algemeen.
2. Naast Instellingen voor e-mailadres voor wervingsdoeleinden, klik je op de knop om te bewerken.
3. In het veld Aangepast e-mailadres, voer je het e-mailadres in voor wervingsdoeleinden van je bedrijf.
4. Onder E-mails versturen, selecteer je Microsoft of Google.
5. Klik op de knop om de integratie in te schakelen.
6. Er wordt een nieuw browsertabblad geopend. Geef de inloggegevens van je aangepaste e-mailadres op (hetzelfde e-mailadres uit stap 3).
7. Geef Personio toestemming om namens jou e-mails te versturen. Je wordt doorgestuurd naar Personio. Als je niet over de juiste rechten beschikt, wordt er een machtigingsverzoek verzonden naar het Microsoft- of Google-account. De Microsoft- of Google-beheerder moet dit accepteren voordat je verder kunt gaan.
8. Klik op Integratie activeren. Als je momenteel een SMTP-configuratie hebt, wordt deze uitgeschakeld.
9. [Optioneel] Test de verbinding.

Een SMTP-verbinding instellen

Opmerkingen:
▶︎ je hebt ondersteuning van je interne IT-afdeling nodig om de SMTP-instellingen te configureren.
▶︎ Als je in een later stadium het momenteel geselecteerde e-mailcommunicatiekanaal wilt bewerken, moet je de E-mailservice van Personio tijdelijk inschakelen.

Als je e-mails wilt verzenden vanaf je aangepaste e-mailadres, moet je een SMTP-verbinding (Simple Mail Transfer Protocol) voor je e-mailserver instellen. Of je nu Microsoft Exchange Server of een andere intern gehoste optie gebruikt, de SMTP-instellingen variëren afhankelijk van de SMTP-server. Er zijn aanvullende vereisten voor Microsoft Office 365 en die staan hieronder beschreven.

Volg deze stappen:

1. Ga in Instellingen naar Werving > Algemeen.
2. Naast Instellingen voor e-mailadres voor wervingsdoeleinden, klik je op de knop om te bewerken.
3. In het veld Aangepast e-mailadres, voer je het e-mailadres in voor wervingsdoeleinden van je bedrijf.
4. Onder E-mails versturen, klik je op de SMTP-optie en start je vervolgens de installatie.
5. Voer de gegevens in de verplichte velden in. Zie de onderstaande tabel voor meer details.
6. Stel de verbinding in.

Een SMTP-verbinding instellen met Microsoft Office 365

We raden je aan om onze directe integratie met Microsoft te gebruiken. Je kunt ook een SMTP-verbinding instellen. Je moet aan de volgende vereisten voldoen:

• activeer geverifieerde SMTP in je Microsoft Office 365-account. Raadpleeg dit Microsoft Exchange-artikel voor meer informatie over het activeren van geverifieerde SMTP.
• zorg voor een gelicentieerd Microsoft Office 365-postvak om e-mails te verzenden. Voor meer informatie, lees je dit Microsoft Exchange-artikel.
• Gebruik de volgende poorten: Poort 587 met TLS (aanbevolen) of poort 25 met TLS. Zorg ervoor dat je netwerk de poorten niet blokkeert.
• SMTP-server: Als je Microsoft Office 365 via SMTP aan Personio wilt koppelen, gebruik je Client submission (smtp.office365.com). Deze optie ondersteunt de meeste gebruiksscenario's en is het makkelijkst om in te stellen.

Opmerkingen:
▶︎ Directe verzending: Aangezien Personio een applicatie is die e-mails verstuurt als een externe provider, wordt de verbinding met deze Microsoft Office-versie niet ondersteund.
▶︎ SMTP-relais: Aangezien Personio een applicatie is die e-mails verstuurt als een externe provider, wordt de verbinding met deze Microsoft Office 365-versie niet ondersteund.

De verbinding testen

Je kunt nu een test-e-mail sturen om de verbinding te testen. Onder Test-e-mail versturen, voer je je aangepaste e-mailadres in.

Standaard verschijnen e-mails van kandidaten op het tabblad Berichten in het betreffende kandidaatprofiel. Als er geen kandidatenprofiel bestaat, verschijnen de e-mails in je Niet-toegewezen berichten.

Als je SMTP-server geen verbinding tot stand kan brengen, verschijnt er een foutbericht. Je kunt het doorsturen naar je IT-afdeling om het probleem te vinden. Meer informatie over probleemoplossing.

Opmerking:
Wanneer de omleiding is ingesteld, worden e-mails niet langer verzonden via Mailjet, onze ingebouwde e-mailservice. Als je problemen hebt met het ontvangen van berichten, kan Personio hier geen onderzoek naar doen.

Stap 3: een verbinding instellen voor rechtspersonen (optioneel)

De e-mailinstellingen die je instelt voor het moederbedrijf worden automatisch toegepast op juridische entiteiten. De juridische entiteit gebruikt hetzelfde e-mailadres als het moederbedrijf.

Je kunt ervoor kiezen om een apart e-mailadres te gebruiken voor juridische entiteiten. Op deze manier verschijnt het e-mailadres van de juridische entiteit als afzender. Net als eerder moet je hier een verbinding voor instellen.

Volg deze stappen:

1. Ga in Instellingen naar Werving > Algemeen.
2. Naast Instellingen voor e-mailadres voor wervingsdoeleinden, klik je op de knop om te bewerken.
3. Onder Je domeinen, selecteer je de juridische entiteit.
4. In het veld Aangepast e-mailadres, voer je het aangepaste e-mailadres in van de juridische entiteit.
5. Ga verder met het instellen van de verbinding zoals eerder al beschreven.

Als je het aangepaste e-mailadres van een rechtspersoon leeg laat, worden de instellingen die voor het hoofdbedrijf zijn gemaakt, standaard toegepast.