Ontdek hoe je via Personio met kandidaten kunt communiceren, met gebruik van het e-mailadres van je bedrijf. 

Opmerking:
Je hebt de hulp van de interne IT-afdeling nodig om de SMTP-instellingen te configureren.

Communicatieproces met kandidaten

Wanneer je communicatie met kandidaten in Personio instelt, kun je het volgende doen: 

1. Je kunt alle sollicitaties die naar het e-mailadres van je bedrijf zijn gestuurd, overzetten naar Personio. Stel hiervoor de omleiding van e-mails in (stap één).

2. Je kunt e-mails verzenden vanuit Personio met het e-mailadres van je bedrijf als afzender. Stel hiervoor een aangepast e-mailadres in (stap twee). Je moet ook je SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) configureren (stap drie). Als je Microsoft of Google gebruikt, stel dan onze integratie in.  

Nadat je SMTP-instellingen hebt geconfigureerd, werkt de communicatie met kandidaten als volgt:

1. Een kandidaat stuurt een sollicitatie naar het e-mailadres voor Werving & selectie van je bedrijf.

2. Dankzij de omleiding komt de sollicitatie terecht in je niet-toegewezen berichten in Personio. Als het profiel van een kandidaat al bestaat, is de sollicitatie daar zichtbaar.

3. Je kunt nu de sollicitatie en alle communicatie beheren in Personio.

   Het onderstaande screenshot geeft een overzicht van het proces:

De volgende vijf stappen helpen je om e-mailcommunicatie vanuit Personio soepel te laten verlopen. 

Stap één: een omleiding instellen om e-mails van kandidaten direct in Personio te ontvangen

Personio maakt standaard gebruik van een geïntegreerde e-mailservice van Mailjet. Alle communicatie met kandidaten via Personio verloopt naar dit e-mailadres. Dat ziet er als zo uit: customersaccount-jobs@m-personio.de.

Door de omleiding worden alle sollicitaties die naar het e-mailadres van je bedrijf zijn gestuurd, overgezet naar Personio. Volg onderstaande stappen om dit in te stellen:

1. Ga naar Instellingen > Werving & selectie > Algemeen > E-mailinstellingen Werving & selectie.
2. Kopieer het e-mailadres voor Werving & selectie van het bedrijf.

3. Stel een omleiding van e-mails in op de e-mailserver van je bedrijf. Zorg ervoor dat de originele header van de e-mail ook wordt doorgestuurd. Je moet een kopie ook opslaan op de e-mailserver van je bedrijf. Als je niet zeker weet wat de vereiste instellingen zijn, neem dan contact op met je IT-afdeling.

4. Ga in Personio naar Naam afzender en geef aan wie de afzender van de e-mail is. Dit kan de medewerker zijn die de e-mail verstuurt of je bedrijfsnaam.

Stap twee: het aangepaste e-mailadres van de afzender instellen

Volg deze stappen als je wilt dat het e-mailadres voor Werving & selectie van je bedrijf als afzender wordt weergegeven:

1. Ga naar Instellingen > Werving & selectie.
2. Ga in het tabblad Algemeen naar E-mailinstellingen Werving & selectie en klik op Bewerken.
3. Onder Aangepast e-mailadres gebruiken? selecteer je Ja.
4. Voer in het veld Aangepast e-mailadres het e-mailadres voor Werving & selectie van je bedrijf in.
   
   

Stap drie: De verbinding met je e-mailprovider instellen

Om via Personio berichten te verzenden vanaf je zakelijke e-mailadres, moet je een verbinding instellen.  Configureer onze integratie als je Google of Microsoft gebruikt.

Als alternatief moet je SMTP configureren. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Ga naar Instellingen > Werving & selectie > Algemeen > E-mailinstellingen Werving & selectie en klik op Bewerken.
2. Onder Aangepast e-mailadres gebruiken? selecteer je Ja.
3. Open de SMTP-instellingen en klik op Configuratie starten.
4. Voer de vereiste informatie in (zie onderstaande tabel voor meer details). Klik op Configuratie. De gebruikersnaam die je invoert moet hetzelfde zijn als je aangepaste e-mailadres. Lees gedetailleerde technische informatie over SMTP-instellingen voor verschillende providers.

In onderstaande tabel vind je meer informatie over elk van de invoervelden:

Stap vier: de verbinding testen

Je kunt nu de verbinding testen. Klik hiervoor op Verbinding testen:

• Als de omleiding correct is ingesteld, verschijnt de e-mail in je niet-toegewezen berichten.

• Als je SMTP-server geen verbinding tot stand kan brengen, verschijnt er een foutmelding. Je kunt de foutmelding doorsturen naar je IT-afdeling om de fout te lokaliseren. Lees meer over probleemoplossing en specifieke instellingen voor veelgebruikte e-mailproviders.

Opmerkingen
▶︎ Als de omleiding is ingesteld, worden er geen e-mails meer via Mailjet verzonden. Als je leveringsproblemen ondervindt, kan Personio dit niet onderzoeken.
▶︎ Als je je huidige geselecteerde e-mailcommunicatiekanaal wilt bewerken of bijwerken, moet je eerst tijdelijk een andere optie activeren. Als je bijvoorbeeld je SMTP-instellingen wilt bewerken, dan raden we aan de e-mailservice van Personio tijdelijk in te schakelen totdat je de SMTP-wijzigingen hebt doorgevoerd.

Stap vijf: e-mailadressen voor juridische entiteiten instellen (optioneel)

Als je meerdere juridische entiteiten hebt, kun je afzonderlijke e-mailadressen gebruiken om met kandidaten te communiceren. Als je een functie aanmaakt of bijwerkt, moet je de juridische entiteit selecteren waar deze bij hoort. Kandidaten ontvangen dan de berichten van het e-mailadres van deze juridische entiteit.

Volg stap twee en drie om een e-mailadres voor een juridische entiteit op te slaan. Je moet deze stappen voor elke juridische entiteit herhalen. Als je het aangepaste e-mailadres voor een juridische entiteit leeg laat, worden standaard de instellingen voor het hoofdbedrijf toegepast.